Assistant de Direction Présidence et Direction Générale (H/F)

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Rédacteur
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans. Temps de travail Temps complet Télétravail Oui Management Non Experience souhaitée Confirmé Rémunération indicative Régime indemnitaire : IFSE + CIA + CNAS + Participation Mutuelle et Prévoyance santé Descriptif de l'emploi Description générale du service :
La Direction Générale des Services contribue à la définition des orientations de la collectivité et à l’élaboration, sous la responsabilité de l’équipe politique, d’un projet partagé par toutes les parties prenantes de l’action publique. Elle dirige les services et pilote l’organisation territoriale en cohérence avec les orientations préalablement définies.

Description générale du poste :
L’assistante de direction a pour mission de participer au bon fonctionnement de l’ensemble des services et d’assurer une aide permanente en termes d’organisation, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement et de suivi des dossiers.

Rattachement à : la Directrice Générale des Services Missions / conditions d'exercice Activités régulières :
- Secrétariat du Président et de la Directrice Générale des Services,
- Tenue de leurs agendas,
- Organisation de réunions,
- Gestion administrative des Conseils et Bureaux communautaires (élaboration des ordres du jour, préparation des notes de synthèse, des délibérations et des annexes, montage des dossiers, respect des délais dans la transmission des documents, mis à jour et suivi du dossier dans les Communs, PV, gestion de la logistique des réunions en lien avec la Vie associative),
- Gestion des actes administratifs et des recueils (transmission des actes communautaires au contrôle de légalité, tenue des registres, archivages),
- Gestion des informations des élus communautaires,
- Suivi de certains dossiers de la direction générale,
- Rédaction, mise en forme et envoi de tous types de courriers et documents,
- Diffusion d’informations diverses (dates importantes, délais à respecter, outils à disposition...) auprès des élus, des communes, des services de la CCPH et autres interlocuteurs,
- Mise à jour d’informations diverses sur le site internet de la CCPH,
- Suivi de l’archivage de la CCPH en lien avec l’archiviste du CIG,
- Suivi et mise à jour des bases de données et des statuts de la CCPH,
- Gestion de la boîte mail de la CCPH.

Activités occasionnelles
- Gestion de l’accueil physique et téléphonique et du courrier en l’absence de l’agent d’accueil. Profils recherchés CONNAISSANCES et SAVOIR :
- Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et des assemblées délibérantes,
- Connaissances des procédures administratives,
- Notions d’organisation et de gestion du temps de travail,
- Maîtrise des principes rédactionnels du PV, de la note de synthèse et de tout autre document administratif,
- Maîtrise de l’outil informatique,
- Tableaux de bord et outils de planification et suivi.

SAVOIR-FAIRE / SAVOIR-ETRE :
- Bonnes qualités relationnelles et rédactionnelles,
- Bon niveau d’orthographe,
- Qualités organisationnelles,
- Capacité d’analyse et de synthèse,
- Rigueur et réactivité,
- Esprit d’initiative,
- Autonomie dans la gestion des priorités,
- Sens des responsabilités et de l’organisation,
- Discrétion professionnelle, secret professionnel et devoir de réserve,
- Grand sens du service public.

CONTRAINTES DU POSTE
- Permis B obligatoire, quelques déplacements sur le territoire de la CCPH,
- Devoir de discrétion et confidentialité,
- Polyvalence des tâches,
- Grande disponibilité, pics d’activité liés aux échéances de la collectivité, à l’agenda des élus, aux imprévus,
- Réunions en soirée ou évènements le week-end.