responsable des services administratifs des services techniques

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans. Temps de travail Temps complet Télétravail Oui Management Non Experience souhaitée Confirmé Rémunération indicative base indice + IFSE+CIA Descriptif de l'emploi Pour le service technique assurer la gestion administrative, budgétaire et comptable, et les marchés publics Missions / conditions d'exercice Assurer la gestion administrative du service
•Rédiger des documents administratifs (compte rendu, note de synthèse, …).
• Rédiger des courriers et répondre à ceux reçus par le service
• Assurer la veille juridique et règlementaire du service et veiller au respect de la règlementation
• Développer des outils d’aide à la décision (tableaux de bord) et mettre en place des outils de gestion (planification des travaux d’entretien récurrents, des contrôles annuels, suivi des matériels, des EPI et des véhicules, …)
• Mettre en place et animer un système de contrôle adapté aux services (procédures, documents, traçabilité)
• Optimiser la qualité, les coûts et les délais des processus administratifs (dématérialisation)
• Assurer le suivi des véhicules
• Assurer l’archivage du service
Assurer la gestion budgétaire et comptable du service :
• Préparer et suivre l’exécution du budget du service en rectifiant éventuellement les écarts entre prévisionnel et réalisé en lien avec le DST et les chefs d’équipe.
• Travailler à l’élaboration d’une programmation pluriannuelle des investissements relative au patrimoine bâti, aux espaces verts, à la voirie, à la propreté urbaine, aux parcs matériels et véhicules en lien avec le DST et le DST adjoint.
• Saisir et éditer les bons de commande avec imputation comptable.
• Valider les factures auprès des services techniques.
• Relancer les fournisseurs pour les facturations en attente
• Suivre et réaliser la gestion des achats de consommables
• Suivre et contrôler les lignes budgétaires en fonction des bons de commande à réaliser, des seuils minima des marchés.
• Faire des points réguliers avec le service Finances sur la consommation des crédits et la gestion des imprévus afin d’optimiser la qualité et les délais des processus comptables
• Travailler en concertation avec le service Finances pour la réalisation de la fin d’exercice (rattachement, reste à réaliser)

Assurer la gestion administrative des marchés publics :
• Conseiller les agents des services pour la passation et l’exécution des procédures des marchés publics en assurant notamment la veille juridique dans ce domaine
• Rédiger les pièces administratives des Dossiers de Consultation des Entreprises (Acte d’engagement, Règlement, CCAP) pour l’ensemble des procédures dans le respect de la réglementation et des procédures internes de la collectivité
• Vérifier et veiller à la cohérence de l’ensemble des pièces et documents techniques élaborées par le DST, le DST adjoint ou les chefs des autres services.
• Assurer le déroulement des procédures de passation des marchés (demande de devis, publicité sur plateforme de dématérialisation ou journaux, questions/réponses des entreprises, ouverture électronique des plis et vérification de la complétude des offres)
• Participer à l’analyse des offres jusqu’à la rédaction du PV
• Gérer le processus administratif lié à l’attribution des marchés : notifications aux attributaires des marchés, lettres de rejet pour les offres non retenues, envoi au contrôle de légalité, transmission du marché au service Finances…,
• Suivre l’exécution comptable des marchés : vérification des factures ou des états de dépenses, relance éventuelle auprès des entreprises ou des maitres d’œuvre, rédaction des avenants.
• Alerter sur les marchés venant à échéance et à relancer.
Réaliser des activités occasionnelles
• Assurer le remplacement du secrétariat du service
• Gérer les urgences (mails, appels téléphoniques, réception du public) en l’absence de la responsable du service festivités
• Aider ponctuellement la responsable du service des festivités sur certaines tâches Profils recherchés SAVOIR : Niveau de formation et expérience(s) professionnelle(s)
Concours externe ou interne avec conditions de diplôme et/ou examen
Promotion interne
Connaissance des principes de fonctionnement des collectivités territoriales
Expérience au sein des collectivités territoriales souhaitée
SAVOIR FAIRE : Capacités professionnelles liées à la fonction
Maîtrise rédactionnelle : savoir rédiger parfaitement tout document relatif au service technique (arrêtés, délibérations, courriers, …).
Maîtrise de l’outil informatique : savoir utiliser les logiciels bureautiques (Word, Excel, Outlook) et s’adapter à l’utilisation d’outils spécifiques.
Rapporter, animer, communiquer.
Savoir prendre des initiatives et être autonome.
SAVOIR ETRE : Aptitudes requises
Avoir le sens de l’accueil et du service public.
Avoir le sens du travail en équipe.
Faire preuve d’organisation et de rigueur.
Être force de proposition, réactif et anticiper les situations difficiles.
Être rigoureux et avoir la volonté d'informer systématiquement sa hiérarchie.
Savoir écouter et faire preuve de pédagogie avec l'ensemble de ses interlocuteurs.