Assistant Administratif H/F

Fort de 100 000 salariés, 462 bureaux dans le monde et plus de 1500 collaborateurs en France, le groupe CBRE est le leader mondial du conseil en immobilier d'entreprise.

Global Workplace Solutions (GWS), filiale CBRE, est l'un des acteurs majeurs du Facility Management au niveau international, mais aussi en France.

Nous travaillons pour des clients prestigieux et leur délivrons des prestations multi techniques et multi services afin d'assurer une gestion efficace et pérenne de leurs services généraux.

CBRE GWS France traite ainsi toutes les facettes de la gestion des installations, en utilisant un modèle mixte qui combine des services directs et des sous-traitants spécialisés.

L'assistante administrative soutient l'équipe managériale dans l'implémentation et le bon respect du contrat IFM pour le client dans toute la région relevant de sa responsabilité.

La personne joue un rôle clef dans la gestion des tâches quotidiennes en soutient à l'équipe opérationnelle, travaillant en étroite collaboration avec les équipes opérationnelles, les partenaires fournisseurs et l'équipe du client.

Le portefeuille de clients comprend plus de 340 sites en Europe et plus de 140 en France comprenant des activités de logistique, distribution, des sièges sociaux et de petites propriétés régionales polyvalentes.

Ces sites clients sont desservies par des techniciens CBRE mobiles et statiques, ainsi que par du personnel des fournisseurs, couvrant une gamme complète de services FM.

La portée de la responsabilité technique de CBRE s'étend des réparations et de la maintenance, de la gestion des actifs, de la gestion de l'énergie et de l'optimisation des systèmes de construction, aux réparations et à l'entretien des tissus et des toits et aux inspections techniques.

Principales activités et tâches : L'assistante administrative a la charge de coordonner et gérer les activités administratives liées aux prestations de service et de gestion des intervenants et sous-traitants, y compris le soutien administratif aux équipes qui gèrent et dirigent les services.

La personne a les responsabilités de base suivantes : Généralités- Assurer le suivi administratif pour les prestations de services sur les sites dans le secteur géré.

Les services comprennent, sans toutefois s'y limiter : les réparations et l'entretien, le nettoyage, la restauration, la vente automatique, la gestion des déchets, la lutte antiparasitaire, les services hivernaux, l'entretien des tissus, l'entretien du terrain, les services de réception, les services de navette et autres.

• Accueillir physiquement les visiteurs, collaborateurs et partenaires (prestataires).- Coordonner la gestion des conférences, des réunions et des événements, y compris la réservation de salles, la coordination et la planification au besoin, organiser des événements internes et externes (team-building, convivialités, forum / séminaires).
• Faciliter les programmes clients et CBRE, y compris le développement de services, l'innovation, la durabilité et les initiatives d'amélioration continue- Aider l'équipe de direction avec le soutien administratif général, y compris le traitement les arrangements de voyage, les rapports de dépenses, la présence des fournisseurs, les projets sur site, etc.
• Gérer l'exactitude, la production, la qualité et la conservation des documents du programme, ce qui peuvent inclure l'administration de sites SharePoint ou similaires.
• Réaliser les achats de consommables de bureaux et des pièces de vie commune (cuisine par exemple).- Prendre en charge l'organisation des déplacements internes (logistique, réservations).
• Effectuer l'archivage numérique et papier des dossiers d'interventions prestataires- clients - opérationnels Gérer la flotte automobile.
• Assister aux réunions de l'équipes, des prestataires ou avec le client pour en faire les comptes rendus- Gérer la tenue des dossiers du personnel, visite médicale à jour, habilitations a jour, permis, surveiller les dates d'expirations et lancer les renouvellements des documents, habilitations, badges, permis etc.
• Tenir à jour le planning du personnel, le planning des congés en s'assurant qu'un remplacement est toujours en place- Concevoir et mettre à jour des tableaux de bord, les reportings et les présentations.
• Gérer la réservation des salles de réunion pour les événements de l'équipe et de leurs clientsSanté et sécurité- Participer à la gestion des incidents et à la planification, à la formation et à l'exécution de la continuité des activités- Maintenir une bonne connaissance pratique de la législation pertinente en matière de santé et de sécuritéNiveau d'expérience : Minimum de 2 ans d'expérience dans un rôle similaireCompétences requises : - Être capable de comprendre et d'interpréter les instructions, la correspondance et les notes de service et de poser des questions de clarification pour assurer la compréhension.
• Être capable de rédiger des rapports de routine et de correspondance- Être en mesure de répondre aux demandes de renseignements ou aux plaintes courantes des clients, des collègues et / ou des superviseurs- Être capable de présenter efficacement l'information à un service interne et / ou à de grands groupes d'employés- Être cohérent en rencontrant et en s'engageant avec de nouvelles personnes.

Attitude chaleureuse et engageante. Capacité d'évaluer les circonstances, de faire preuve d'empathie et d'offrir de l'aide- Être capable de comprendre et d'exécuter les instructions générales- Avoir des compétences intermédiaires avec les produits de la suite Microsoft Office tels que Teams, Excel, Word, PowerPoint, Outlook, etc.

• Être capable et adopter les nouvelles technologies et les outils numériques ; tels que les applications, les bases de données, la gestion financière, la gestion des ordres de travail, les technologies cloud, les technologies et applications mobiles portables et les communications- Avoir un réel intérêt à anticiper les besoins des clients et à contribuer positivement aux efforts de l'équipe pour fournir des services de haute qualité et conformes aux obligations contractuelles.
• Anglais courant parlé, lu, écrit
Il y a 4 jours