Chief of staff - F/H

Raison d’être et enjeux :

Dans un contexte de développement et d’ambition affirmée pour atteindre le milliard d’euros de chiffre d’affaires à horizon 2030, la société Extime Duty Free Paris poursuit son évolution au service de sa trajectoire de croissance en structurant son pilotage stratégique et en renforçant la coordination de ses initiatives de transformation.

Rattaché(e) directement au Président Exécutif, et dans le cadre d’une création de fonction, le/la Chief of Staff jouera un rôle clé d’interface, de coordination et de pilotage transversal au sein du Comex et des instances de gouvernance.

Missions et responsabilités principales :

1. Préparation et suivi du pilotage des instances de gouvernance

• Préparer et organiser les réunions du Conseil d’Administration, du Comité de Direction des Actionnaires et du Comex :
• Élaboration des ordres du jour en assurant la coordination des différents contributeurs internes,
• Rédaction et synthèse des executive summaries, notes de cadrage et préparation des support de présentation,
• Production et diffusion des comptes rendus et suivi opérationnel des décisions,
• Garantie de la qualité, de la clarté et de la cohérence des documents transmis aux parties prenantes.

• Contribuer à la fluidité de la communication entre les différentes instances de gouvernance et les équipes opérationnelles.

2. Coordination des projets stratégiques d’entreprise

• Assister le Président Exécutif et les membres du Comex dans la mise en œuvre, le suivi et l’évaluation des projets stratégiques inscrits au plan stratégique de l’entreprise
• Assurer la cohérence et la priorisation des initiatives stratégiques en lien le plan stratégique
• Mettre en place et animer les revues de projets et les reportings d’avancement auprès du Président Exécutif et du Comex.
• Identifier les risques, opportunités et synergies entre projets, proposer des plans d’action correctifs si nécessaire.
• Garantir la circulation fluide de l’information et la mise en cohérence des messages stratégiques auprès des différentes directions.

3. Coordination de la communication interne

• En lien avec le Comex et la responsable de la Communication interne, contribuer à la stratégie de communication interne du Président Exécutif : messages clés, discours, présentations, supports internes.
• Préparer les interventions internes du Président (séminaires, plénières, annonces internes, vidéos, etc.).
• Assurer la cohérence des messages diffusés en interne avec la vision stratégique de la société
• Assurer le pilotage et la cohérence entre les différents acteurs clés de la communication interne (Communication corporate, business, évènementielle, sociale et RH) via les différents outils et messages clés
• Participer à la valorisation des initiatives et succès portés par le Comex et les équipes.

Profil recherché

Formation

• Diplôme de niveau Bac +5 (ex : École de commerce, …).

Expérience

• 5 à 10 ans d’expérience minimum, idéalement acquis dans un environnement combinant :
• Conseil en stratégie, cabinet de direction générale, ou cabinet du président/direction de la transformation,
• Secteurs du retail, travel retail, apprécié
• Forte exposition à la direction générale et à la gouvernance d’entreprise.

Compétences clés

• Excellentes capacités d’analyse, de synthèse et de structuration de l’information,
• Rigueur, discrétion, fiabilité et sens aigu de la confidentialité,
• Capacité à gérer plusieurs priorités simultanément dans un environnement exigeant,
• Qualités de leadership transversal et aptitude à mobiliser sans lien hiérarchique,
• Excellentes compétences en communication écrite et orale, en français et en anglais,
• Maîtrise avancée des outils de pilotage de projet et de présentation exécutive (PowerPoint, Excel, etc.).

Qualités personnelles attendues

• Solide maturité relationnelle et capacité à travailler au plus haut niveau de l’organisation,
• Proactivité, agilité intellectuelle et diplomatie,
• Orientation résultats et sens du service auprès de la Présidence,
• Sens du collectif, travail en équipe, travail d’influence
• Goût pour la transversalité et l’amélioration continue,

Positionnement dans l’organisation

• Rattachement hiérarchique : Président Exécutif
• Interactions clés : Comex, Comité de Direction des Actionnaires, Conseil d’Administration, Directions opérationnelles et fonctionnelles.
• Type de contrat : CDI