Secrétaire médical

À propos de nous

L'Association Hospitalière de Bretagne (AHB), ce sont 1200 professionnels médicaux, soignants et non-médicaux.
Nos quatre domaines d'expertise sont : la santé mentale, l'addictologie, la personne âgée ou dépendante, le handicap.
Nos 25 sites sont répartis sur 3 départements bretons assurant des activités d'hospitalisation, d'urgences médicales, de soins ambulatoires, de médico-social et de social.
Résolument tournée vers le patient, les usagers et leurs familles et favorisant les partenariats continus internes (équipe pluridisciplinaires) et externes (usagers et familles), l'AHB poursuit son développement, ses innovations thérapeutiques et sociales autour de valeurs éthiques et humaines fortes.
Avec la synergie de ses différents métiers, l'AHB initie et favorise la montée en compétences de ses équipes pour créer et développer des parcours de santé logiques et pertinents en lien avec les choix de chaque personne accompagnée et toutes les parties prenantes.
Au coeur des territoires, l'AHB développe des dispositifs innovants avec ses partenaires, pour offrir un environnement professionnel équilibré et les meilleures conditions de soins et d'accompagnement.

Mission

Dans le cadre d'un remplacement, l'Association Hospitalière de Bretagne (AHB) recherche un Secrétaire médical (H/F) pour exercer dans le cadre d'un CDD à temps plein, selon la répartition suivante :

• à mi-temps au sein de l'Hôpital de Jour Enfants de Plouguernével / Centre d'Accueil Thérapeutique à Temps Partiel Enfants et Adolescents,

• à 40% au sein du Centre Médico-Psychologique Enfants et Adolescents de Gourin,

• à 10% au sein de l'Accueil de jour Alzheimer.

Missions principales HJE, CATTPEA, CMPEA :

Assurer le secrétariat médico-administratif pour 3 unités de soins, en garantissant la qualité de l'accueil, la gestion des dossiers et la coordination des informations entre les équipes et les familles.

• Accueil et communication :

  Accueil téléphonique et physique des patients, familles et partenaires,

  Gestion des appels, identification des demandes, orientation vers les professionnels,

  Lecture, tri, diffusion et réponse aux mails,

  Organisation des rendez-vous et des consultations.

• Gestion medico-administrative :

  Création et mise à jour des dossiers patients,

  Gestion des informations médico-administratives,

  Participation aux réunions de synthèse et comptes-rendus,

  Classement, archivage des dossiers.

• Suivi des activités et reporting :

  Suivi des venues, entrées/sorties sur le logiciel Hextant,

  Saisie de l'activité dans le logiciel CLIP,

  Mise à jour des tableaux de suivi (facturation, statistiques, listes d'attente),

  Transmission des informations au Service Comptabilité et autres interlocuteurs.

• Rédaction et diffusion :

  Rédaction et envoi de courriers, certificats, attestations,

  Compte-rendu des réunions de fonctionnement,

Missions Accueil de jour Alzheimer :

• Gestion médico-administrative :

  Ouverture/fermeture des dossiers sur Hextant - saisie des venues,

  Rédaction de courriers

• Suivi et reporting :

  Gestion des repas patients, gestion des kilomètres pour l'acheminement des patients,

  Suivi des tableaux de facturation,

  Mise à jour des tableaux entrées/sorties, données pour rapport d'activité,

  Relations avec le Service Comptabilité

• Archivage et organisation

Particularités du poste :

• Interventions sur plusieurs sites,

• Polyvalence et gestion des priorités

Rémunération selon CCN51

CDD à pourvoir dès que possible, et pour une durée d'un mois (renouvelable)

Profil

Compétences techniques

• Maîtrise des outils bureautiques et logiciels métiers (ORBIS, HEXTANT, CLIP, PLANIPSY, Cleemy…)

• Connaissance du fonctionnement hospitalier et des procédures administratives

• Savoir organiser et prioriser les tâches

Qualités personnelles

• Rigueur et organisation

• Discrétion et respect de la confidentialité

• Autonomie et réactivité

• Sens du relationnel et de l’écoute

• Capacité à travailler en équipe et en transversalité

• Soutien aux collègues : aptitude à assurer des suppléances et à partager les responsabilités dans un esprit d’entraide.

Formation / Expérience

• Diplôme de secrétaire médicale ou équivalent

• Expérience souhaitée en milieu hospitalier ou médico-social