Assistant-e de gestion administrative

La Ville de Grenoble c’est plus d’un millier de recrutements par an, tous dispositifs confondus (postes permanents, remplacements, emplois saisonniers, apprentissage, emplois aidés, etc.). Le processus recrutement est marqué par les valeurs portées par la collectivité : éthique, égalité, diversité et transparence. Le service recrutement s’inscrit dans une démarche de modernisation en ayant à cœur de toujours faire évoluer ses pratiques (portail recrutement, exercices techniques, bureautique, mises en situations professionnelles, etc.), en lien avec les services recruteurs. Le secrétariat commun apporte une compétence administrative commune, support de l’ensemble des services de la direction.L’assistante administrative recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif des services de la direction. Elle assiste un ou plusieurs agents dans l'organisation du travail de la DUA. Traitement des dossiers et saisie de documents - Prendre des notes et mettre en forme tous types de documents : courriers ; comptes rendus ; procès-verbaux de réunions- Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques- Gestion des courriers (enregistrement, ventilation et suivi de traitement)- Tenir à jour les documents ou les déclarations imposées par les dispositions légales et réglementaires,- Enregistrer ou saisir des données informatiques,- Réponses aux notaires et aux professionnels de l’immobilier.Gestion de l'information, classement et archivage de documents- Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers,- Photocopier et assembler des documents  : Trier, classer et archiver des documents, - Préparer les dossiers pour les instances, - Identifier les sources de documentation,- Demande de reprographie – PRINEO –Commande des impressions auprès du services repro, (via logiciel priméo)- Gestion des abonnements revues et quotidiens de la Direction,- Gestion des envois de la revue de presse + archivage,- Classement et archivage des courriers- Contribution à la mise en œuvre de l’arborescence informatique,- Recollement des ODJ prévisionnel des réunions et instances de coordination dans le tableau de suivi d'activité du service.Planification et suivi- Gérer les agendas de l'équipe, prendre et organiser les rendez-vous,- Renseigner des tableaux de suivi des activités du service,- Assurer l'organisation logistique des réunions et des missions, (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, tenir des listings officiels, etc.)- Montage de réunion et / ou visio nécessitant la mise en relation de plusieurs agendas complexes- Réservation des salles - Gestion des déplacements des cadres de la DUA - Gestion des réservations du véhicule CITIZ, (abonnement existant pour le service)- Commande de fournitures diverses, Suivi de la consommation et commande anticipée des consommables.Accueil physique et téléphonique (occasionnel)- Recevoir et orienter les demandes,- Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages,- Orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent,- Conseiller les usagers et agents sur les procédures,- Surveiller les accès et restreindre les accès aux lieux et aux informations.1. Connaissances du métier- Techniques de secrétariat, (dactylographie, sténotypie, prise de notes, etc.)- Règles de l'expression orale et écrite de qualité,- Techniques de bureautique numérique, ( maîtrise LIBRE OFFICE, PACK OFFICE...) - Règles d'orthographe, syntaxe et grammaire,- Fonctionnement de l'internet et de l'intranet,- Tableaux de bord et outils de planification et suivi,- Standard téléphonique, annuaire internet, 2. Compétences relationnelles- Sens relationnel - Sens du travail en équipe et partage d’informations, polyvalence de tâches. - Rigueur, sens de l’organisation, efficacité- Vigilance et goût pour la réglementation- Travail en équipe de 5 secrétaires- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité- Temps de travail hebdomadaire : - 35h35, ouvrant droit à 4 jours de repos, avec possibilité d’organiser la semaine sur 5 ou 4,5 jours, sous réserve des nécessités de service- et 25 jours de congés annuels et 2 jours de congés dit de fractionnement- Possibilité de congés familiaux notamment : le congé proche aidant, le congé de présence parentale et le congé de solidarité familiale,- Possibilité d'autorisation spéciale d'absence pour examens médicaux dans le cas de pathologie lourdes ou de règles douloureuses, - Télétravail, 1 ou 2 jours par semaine en fonction de l'organisation du service, éligible à la prime télétravail dans la limite de 110 € par an- Possibilité participation employeur à la mutuelle santé et prévoyance,- Participation financière employeur aux espaces de restauration collectifs conventionnés- Forfait mobilité : participation financière de la Ville à hauteur de 75% (dans la limite de 99€ / mois) sur vos abonnements MTAG, Transisère, SNCF et Métrovélo...; cumul possible avec le Forfait Mobilités Durables montant maximum de 300 € / an, - Pour les contrats supérieurs à 6 mois : - Prime fin d’année (13ème mois proratisé au nombre de mois du contrat)- Comité des Œuvres Sociales (chèques vacances, tarifs réduits voyages et spectacles)