Secrétaire polyvalente

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un poste avec un temps non complet et quotité de temps de travail inférieure à 50%. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans. Temps de travail Temps non complet, 7h00 hebdomadaire Télétravail Non Experience souhaitée Expert Rémunération indicative selon grille indiciare Descriptif de l'emploi Mettre en œuvre les politiques déclinées par l’équipe syndicale, gérer les locations des salles avec les particuliers et les associations, élaborer le budget, assurer la gestion financière et comptable du syndicat, préparer les réunions du comité syndical, rédiger les délibérations et en assurer le suivi, gérer les ressources humaines...
Travail en collaboration avec les élus, sous la direction du Président du syndicat. Missions / conditions d'exercice Organiser les activités des élus (comité syndical, les réunions…) : Connaitre et appliquer les techniques de secrétariat, les règles relatives à la préparation et au fonctionnement d’un conseil syndical (préparation de la séance et information préalable, tenue de la séance).
Préparer et mettre en œuvre les décisions du comité syndical : Connaitre les règles de convocation à l’assemblée, les formalités d’adoption des délibérations au contrôle de légalité, la tenue des registres.
Conseiller les élus et alerter sur les risques techniques et juridiques : Connaitre la nature des actes produits par les syndicats, la hiérarchie des normes, les conditions de la mise en jeu de la responsabilité pénale.
Assister le Président : Connaitre les repères fondamentaux sur le rôle et la position de la secrétaire, savoir identifier la fonction d’élus et le rôle des fonctionnaires, connaitre les circuits et les instances de décision.
Élaborer les documents administratifs et budgétaires.
Assurer la gestion financière et comptable (réaliser, vérifier et classer des documents comptables, préparer et suivre la procédure comptable, préparer le budget), procéder à l’exécution comptable : connaitre et appliquer les nomenclatures M57, les règles d’élaboration d’un budget, la procédure de l’engagement, de la vérification des services faits, de l’approbation, du mandatement, les repères fondamentaux du mode de gestion de d’une régie, d’une délégation de service public, d’une association, de syndicats… ; savoir émettre un titre de recettes.
Assurer la gestion des ressources humaines : connaitre et maîtriser l’exécution de la paie, la gestion de la masse salariale, la carrière des agents…
Gérer l’inventaire : identifier les enjeux budgétaires et les problématiques organisationnelles liées au suivi du patrimoine.
Gérer le planning de location de la salle polyvalente.
Renseigner le public sur la location et la disponibilité de la salle, sur les modalités de location
Établir les contrats de location aux particuliers, planifier les réservations des associations sportives, culturelles.
Établir le suivi des réservations avec les agents techniques de la salle. Profils recherchés Être autonome et polyvalent;
Savoir organiser son temps, son poste de travail et respecter les horaires et les règles de fonctionnement du service;
Connaitre et appliquer le règlement intérieur et les règles de fonctionnement définies en interne;
Travailler, partager et échanger avec l’équipe sur l’activité;
Savoir transmettre ses connaissances théoriques, pratiques et relationnelles;
Savoir écouter et laisser s’exprimer les autres;
Savoir prendre la parole pour exprimer ses observations, rendre compte des activités effectuées;
Rechercher des solutions aux difficultés récurrentes de son activité;
Être discret et respecter la confidentialité des informations;
Connaitre et identifier les informations sensibles, les règles de transmission des informations à l’écrit et à l’oral, les règles de déontologie;
Informer les élus et les usagers, accueillir et orienter;
Connaitre et appliquer les techniques de communication;
Connaitre et utiliser les procédures de transmission d’informations;
Connaitre les techniques de gestion du courrier, de classement et d’archivage de documents...