ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE)

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >

Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif

Adjoint adm. principal de 2ème classe

Adjoint adm. principal de 1ère classe

Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()

Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient.

Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail Temps non complet, 17h30 hebdomadaire Management Non Descriptif de l'emploi L'École européenne supérieure d'art de Bretagne (EESAB) est un établissement public de coopération culturelle présent sur les sites de Brest, Lorient, Quimper et Rennes.

Elle propose des formations de 3 à 5 ans, sanctionnées par deux diplômes : DNA (valant grade de licence) et DNSEP (valant grade de master) en art, communication / design graphique et design.

Plus de 850 étudiants fréquentent chaque année l'EESAB.

L'EESAB-Site de Rennes dispense des formations dans les trois options Art, Design et Design graphique. Elle favorise les relations entre les options et renforce sa pédagogie par de nombreux partenariats dans le monde culturel, académique et socio-économique.

Elle réunit 300 étudiants en enseignement supérieur répartis dans les trois options.

Effectifs personnel pédagogique-Site de Rennes : 43 (34 ETP)

Effectifs personnel administratif et technique-Site de Rennes : 14

Plus de précisions sur site de l'école :

L’EESAB lutte avec détermination contre toutes les formes de discriminations et s’engage au quotidien pour la prévention et la lutte contre les violences sexuelles et sexistes.

Missions / conditions d'exercice Sous la responsabilité du responsable d’administration du site, vous intervenez en appui administratif sur des fonctions de secrétariat, de traitement comptable au sein du service administratif du site.

Plus précisément, l'agent assurera les missions suivantes :

Ressources Humaines

Appui dans les procédures de recrutement et le suivi de carrière des agents ou le suivi des contrats

Gestion administrative des invité dans le cadre des workshops et conférences, (Réception des fiches , Rédaction et suivi des circuits des contrats (sur salaire ou sur facture), Réservation d'hôtel et de billets de train, Récupération des pièces et élaboration des dossiers administratifs, Suivi des états de frais déplacements (récupération des documents nécessaires pour le remboursement, réservations éventuelles des titres de transport et hébergement))

Suivi des vacataires (Établissement des contrats, Compilation mensuelle et vérification des relevés d'heures)

Suivi de divers dossiers RH (arrêts maladie, télétravail, éléments de paie, entretiens professionnels annuels )

Traiter les demandes de prise en charge partielle des transports en commun par l'employeur et les demandes de forfait mobilité

Gestion administrative des commandes de chèques déjeuners et tickets cantine

Comptabilité / finances

Remboursement des frais des extérieur·es

Traitement des ordres de missions et états de frais

Appui au traitement des actes financiers en cas de besoin (bons de commande, bons d’engagement, mandatements des factures, ordres de mission)

Versement des bourses de production et diverses bourses aux étudiant·es (remboursement des droits d’inscription...)

Mandataire suppléant de la régie (soutien pour la vente de matériaux, la formation continue et remplacement en cas d’absence de la régisseuse titulaire)

Accueil-Secrétariat-Pédagogie

Appui ponctuel des collègues de l’administration

Aide au classement et à l’archivage des dossiers administratifs et pédagogiques

CONTRAINTES

Congés selon vacances de l’établissement Profils recherchés Connaissances générales (savoir)

Connaissance indispensable du statut de la Fonction publique territoriale

Connaissance des règles de la comptabilité publique

Connaissance du statut des artistes appréciée

Compétences pratiques (savoir-faire)

Formation et expérience en secrétariat (CAP / BAC Pro souhaité).

Maîtrise des logiciels de bureautique, Office 365

Connaissance appréciée des logiciels métiers (comptabilité : JVS, pédagogie : I-Muse)

Capacité d'adaptation à des progiciels (pédagogie, comptabilité, ) et l'utilisation des plateformes en ligne (logiciel de réservations de transport, etc)

Connaissances basiques en anglais appréciées

Qualités professionnelles (savoir-être)

Avoir le sens du contact (avec les publics de l'Ecole : étudiants, enseignants, collègues de l'administration, des ateliers techniques et public extérieur (notamment conférenciers extérieurs)

Rigueur dans la gestion et le suivi de dossiers administratifs et financiers.

Sens de l'organisation

Qualités rédactionnelles

Discrétion

Souplesse

Sensibilisation aux violences sexuelles et sexistes (VSS)