Assistant de direction H/F

À propos du Groupe Maritime Kuhn

Reconnu comme un acteur incontournable du monde portuaire français depuis plus de 80 ans, le Groupe Maritime Kuhn s’appuie sur un réseau d’agences locales et près de 800 collaborateurs.
Le Groupe propose l’ensemble des services aux navires : consignation, manutention, transit, douane, stockage, organisation de transport et exploitation de terminaux.

Description du poste

Dans le cadre du développement de son activité, l’Agence Maritime Malouine recherche une Assistante de direction dynamique, polyvalente et dotée d’une forte capacité d’adaptation, pour un poste à pourvoir au plus tôt.

Véritable bras droit du Directeur de site, vous intervenez sur un périmètre large, mêlant gestion administrative, suivi opérationnel et proximité terrain.
Vous êtes également le premier point de contact de l’agence et contribuez activement à la valorisation de son image, tant en interne qu’en externe.

Vous travaillez en lien étroit avec l’ensemble des services internes (exploitation, transit, douane, logistique, comptabilité, RH, QSE, Présidence) ainsi qu’avec les interlocuteurs externes (clients, coursiers, services postaux, institutions).

Vos missions

Vous assistez le Directeur dans la gestion quotidienne et le pilotage de l’agence, et contribuez activement à son organisation, à son efficacité et à son développement.

Missions principales :

• Accueil physique et téléphonique, gestion du courrier et des emails
• Traitement et transmission des informations internes et externes
• Réalisation d’opérations administratives (prises de notes, comptes rendus, démarches auprès d’institutions et du concessionnaire)
• Gestion des fichiers clients : collecte d’informations, constitution des dossiers, transmission des cotations, suivi de la facturation
• Ouverture, suivi, rapprochement et clôture des dossiers navires
• Suivi, mise à jour et amélioration des tableaux de bord, élaboration de statistiques mensuelles
• Mise en place et suivi d’indicateurs de performance, avec analyses et propositions soumises au Directeur
• Suivi des badges d’accès au port, du parc matériel et des dossiers d’assurance
• Mise à jour et suivi des procédures qualité et QSE (extincteurs, contrôles et nettoyage des engins, EPI, magasins, certifications…)
• Rôle de relais RH sur site : suivi des heures, absences, formations, visites médicales
• Archivage et classement des documents

Grâce à votre vision globale de l’activité de l’agence, vous identifiez les problématiques et opportunités et êtes force de proposition auprès de la Direction.

Profil recherché

Pré-requis

• Diplôme Bac +2 (BTS, DUT…) en assistanat de direction, gestion ou équivalent
• Expérience professionnelle de 3 à 5 ans sur un poste similaire
• Maîtrise indispensable de l’anglais

Compétences indispensables

• Excellente maîtrise de la gestion administrative, avec une compréhension des enjeux comptables, commerciaux et humains
• Solides capacités d’organisation, de priorisation et d’anticipation des besoins
• Capacité à accompagner le développement de l’agence
• Aptitude à participer au pilotage et au contrôle de l’activité via des indicateurs pertinents

Compétences constituant un plus

• Expérience en facturation
• Connaissances en gestion de contentieux et en négociation
• Sensibilité ou maîtrise des procédures qualité / QSE

Qualités attendues

• Discrétion et proactivité
• Rigueur, ouverture d’esprit et sens de l’initiative
• Excellentes capacités rédactionnelles et relationnelles
• Sang-froid et adaptabilité en toutes circonstances

Conditions de travail

Horaires de travail : 39 heures par semaine, rémunérées sur la base de 35 heures avec récupération des heures supplémentaires