Assistant du Directeur général des services et la de Directrice générale adjointe des Ressources, des Élus et du Conseil Municipal (h / f)

Avec sa position stratégique aux portes de Paris, la ville de Vincennes (Val-de-Marne, 49 908 habitants, 759 agents) ne manque pas d'atouts : elle bénéficie d'un environnement unique avec le château, la proximité du bois, son patrimoine architectural exceptionnel, des équipements publics de qualité et des commerces de proximité nombreux et réputés. La ville est desservie par la ligne 1 du métro et le RER A.

La ville recrute pour sa Direction Générale des services,

Un Assistant du Directeur général des services et la de Directrice générale adjointe des Ressources, des Élus et du Conseil Municipal (h / f)

(Cadre d’emploi - Catégorie C de la filière technique)

Rattaché au DGS, vous êtes en charge de la gestion du secrétariat des Élus, du DGS, de la DGA Ressources et de celui du Maire (en cas d’absence de son assistante). Vous assurez les missions liées au Conseil Municipal, l’accueil du public et veillez au bon fonctionnement administratif de la direction.

Secrétariat du DGS et DGA Ressources :

Préparer, gérer et assurer le suivi des assemblées délibérantes, d’actes administratifs et ses recueils

Traitement des mails, appels et gestion du courrier internes et externes

Gestion des agendas et accueil du public ayant RDV auprès du DGS, DGA Ressources et élus

Préparation des dossiers pour les réunions et suivi des affaires en cours

Assurer un lien avec les Directeurs de la DGAR

Constituer des dossiers d’archives de la direction générale

Suppléer en cas d’absences l’assistante de Mme Le Maire  : reprise des lignes téléphoniques, gestion du courrier et affaires courantes.

Organisation du Conseil Municipal  :

Gérer le secrétariat courant du Conseil municipal :

Préparation des séances, des relectures et des calendriers de commissions

Élaboration des projets d’ordre du jour avec les DGS-DGA, réception des notes et projets de délibération, préparation et transmission des dossiers (Élus, Directions, Cabinet)

Affichage public (Voûte-Ville-Web)

Participation aux séances, traitement et diffusion des délibérations, décisions et compte-rendu (Élus, Préfecture et services concernés)

Enregistrement et télétransmission des actes et arrêtés, élaboration des recueils et des registres des actes administratifs.

Secrétariat des Élus  :

Assurer l’accueil du public

Gérer le secrétariat courant des Élus : gestion des appels, des agendas, des plannings de congés et réception du courrier

Organiser les astreintes des Élus, les célébrations des mariages et remplacements

Gestion des déplacements et les formations des Élus en collaboration avec le Cabinet.

Vous maîtrisez les techniques de secrétariat et avez des qualités rédactionnelles (prise de notes, compte-rendu, etc.). Connaissances de la Fonction Publique Territoriale. Maîtrise du Pack Office (Word, Excel, Powerpoint, etc.) et aisance informatique (vous serez l’administrateur du logiciel des assemblées et des actes administratifs – délibérations, décisions, arrêtés). Organisé, vous savez prioriser les urgences à transmettre. Disponible et autonome, vous faites preuve de diplomatie et d’adaptation. Respect des obligations de discrétion et de confidentialité.

Spécificités  : Travail en soirée lors des séances des Conseils Municipaux. Gestion de l’ensemble des commandes et missions d’intendance.

Poste à pourvoir dans les meilleurs délais.

Rémunération statutaire + régime indemnitaire + 13ème mois + accès à une restauration collective avec participation employeur + participation mutuelle et maintien de salaire + Amicale du personnel (chèques vacances, bon à la consommation, …) + RTT.

Vincennes, bien plus qu'une ville.