Assistant(e) Secrétariat - contrat court H/F

Description du poste

L'assistant(e) du chef de service assure le secrétariat du chef de service en lien étroit avec la coordinatrice structurelle du service. En coopération avec les autres assistants, vous jouez un rôle clé dans l'organisation et l'optimisation des opérations quotidiennes du service. Votre objectif principal sera de faciliter la communication, la gestion de projets et le suivi des activités pour contribuer au bon fonctionnement du service. Pour ce faire, vous assurerez des tâches d'organisation, de coordination, de secrétariat et de gestion liées à l'activité du chef de service et du service, en particulier :
- assistance et chefferie de cabinet: planification des agendas, prise de rendez-vous, accueil visiteurs, organisation des événements et réunions en présentiel et à distance (visioconférence), appui logistique à la planification et l'organisation des événements et interventions en lien avec la chargée de communication, pilotage de certaines actions transverses (préparation de réunion etc.)
- responsable des ordres de mission du service (coordination et suivi) et de la dotation générale de fonctionnement (suivi, reporting des demandes et des dépenses, réalisation des commandes de matériel, de fourniture et de consommable
- gestion et suivi des courriers et des questions parlementaires
- appui pour les communications internes et externes du service en lien avec la chargée de communication du service
- aide à la gestion des ressources humaines notamment en contribuant à la bonne intégration des agents.

Contrat de 6 mois

Conditions d'exercice particulières

Possibilité de télétravail jusqu'à 2 jours par semaine dans le respect des règles permettant le bon fonctionnement du service.

Description du profil recherché

Expérience au sein de l'administration. Maîtrise du fonctionnement d'un secrétariat et des outils informatiques. Sens du service public.

Temps Plein

Oui

Autres

Poste ouvrant droit à la NBI

Non

Compétences candidat

Compétences

• CONNAISSANCES - Bureautique et outils collaboratifs
• CONNAISSANCES - Environnement administratif, institutionnel et politique
• SAVOIR-FAIRE - Accueillir une personne, un groupe, du public
• SAVOIR-FAIRE - Maîtriser les délais
• SAVOIR-ÊTRE - Aisance relationnelle
• SAVOIR-ÊTRE - Aptitude à l'écoute
• SAVOIR-ÊTRE - Faculté d'adaptation
• SAVOIR-ÊTRE - Faire preuve de discrétion
• SAVOIR-ÊTRE - Sens de l'organisation

Niveau d'études min. souhaité

Niveau 4 Baccalauréat

Spécialisation

• Formations générales
• Secrétariat, bureautique

Niveau d'expérience min. requis

Confirmé

Langues

Anglais (Seuil)