Gestionnaire des affaires médicales et secrétariat de direction - H/F

Le poste

Le Centre Hospitalier des Quatre Villes recherche un(e) Gestionnaire en charge des Affaires Médicales et du secrétariat de la direction générale située sur le site de Saint-Cloud.

Missions principales :

L’agent est en charge des missions permanentes suivantes :

Gestion et suivi de la paie des personnels médicaux :

De façon générale, l’agent est en charge de la préparation et de l’enregistrement des éléments de paie des personnels médicaux à l’exception des gardes, des astreintes, des plages additionnelles, des internes et des stagiaires associés qui sont générés par l’autre agent en charge du secrétariat de la direction générale et des affaires médicales.

Suivi du temps de travail des praticiens :

CET : suivi, gestion et enregistrement sur le logiciel de paie- en lien avec la responsable des Affaires Médicales

Gestion de l’intérim médicale et des vacataires :

• Relai des demandes d’intérim des services auprès du Directeur et de l’Attaché en charge des Affaires Médicales.
• Transmissions des demandes auprès des agences d’intérim partenaires et information en retour des chefs de service (appels téléphoniquement).
• Suivi des factures liées à l’intérim médical et mandatement.
• Saisi des éléments variables de paie liés aux intérimaires et vacataires.

Gestion administrative des dossiers des agents :

• Recrutement : constitution des dossiers administratifs, fiche d’intégration, déclaration URSSAF, demande de casiers judiciaires et enregistrement dans le logiciel de paie.
• Dossier de retraite : constitution du dossier et enregistrement sur le logiciel de paie, gestion et remplissage des dossiers Ircantec, en lien avec l’attachée en charge des affaires médicales.
• Dossier Médicaux : enregistrement des arrêts de travail sur le logiciel de paie.
• Suivi des modifications de statut : classement des contrats dans le dossier administratif, vérification et enregistrement sur le logiciel de paie.
• Suivi des changements d’échelon : suivi et enregistrement sur le logiciel de paie en lien avec l’attachée en charge des affaires médicales.
• Suivi des primes d’engagement de service public exclusif : vérification et enregistrement sur le logiciel de paie en lien avec l’attachée en charge des affaires médicales
• Dépôt sur le logiciel de la paie de l’ensemble des pièces justificatives.

Secrétariat de la Direction générale :

• Accueil physique et téléphonique
• Organisation, préparation, suivi de réunions
• Gestion du planning du directeur
• Planification des instances et des gardes administratives
• Rédaction de courriers, notes à la demande du directeur

Autres missions :

• Grèves : suivi et gestion.
• Elections des représentants médicaux à la CME : soutien à la préparation.
• Aide au remplissage d’enquêtes / études en lien avec l’Attaché et le Directeur.
• Veille législative et réglementaire en collaboration avec le Directeur et l’Attaché.
• Accueil et renseignement des praticiens : situations administratives, explications de fiche de paie
• Rédaction d’attestations sur demande des praticiens
• Relations avec la mairie, la préfecture notamment pour les titres de séjour, les demandes de logement .

Il sera demandé à l’agent de s’organiser avec sa collègue pour assurer la continuité des présences et des activités.

Site : Saint-Cloud

Horaires de travail : Du lundi au vendredi, 8h45 17h15 ou 9h15 17h45 (30 min temps de repas non inclus dans le temps de travail)

Les plus du CH4V : Accès à une crèche, l'amicale du personnel, le CGOS, une conciergerie, parking et transports en commun, séances de massages assis minute gratuites et d'ostéopathie à tarif réduit, restaurants du personnel, deux rooftops.

Le CH4V s’engage pour une politique inclusive, tous les postes sont ouverts aux candidats en situation de handicap.