Chargé d'accueil et de secrétariat général H/F
Détails de l'offre
Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui ()
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé.
Temps de travail Temps complet, 1607 heures annuelles Télétravail Non Management Non Experience souhaitée Confirmé Rémunération indicative Grille des adjoints administratifs territoriaux Descriptif de l'emploi Dans le cadre d'un remplacement de congé maternité, nous recherchons un Chargé d'accueil et de secrétariat général H / F en CDD du 15 juin 2024 au 28 février 2025.
Sous l'autorité de la Directrice Générale des Services, vous assurez l’accueil physique et téléphonique des usagers, ainsi que la gestion administrative du secrétariat général.
Vous êtes le référent de la logistique culturelle et êtes à ce titre chargé de la billetterie spectacles et de la coordination logistique des évènements culturels.
Vous assurez en parallèle un renfort au service des Ressources Humaines. Missions / conditions d'exercice Accueil physique et téléphonique du public :
- Accueillir le public de manière qualitative en valorisant l’image de la collectivité
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
- Réguler l’entrée des visiteurs et groupes et surveiller les accès
- Faire respecter et appliquer les consignes de sécurité liées au lieu et à l’équipement
Renseignements et orientation du public :
- Renseigner le public sur l’organisation et le fonctionnement de la collectivité
- Orienter le public vers les services ou organismes compétents, accompagner et présenter les visiteurs
- Gérer les demandes des usagers et délivrer les informations demandées
Gestion et affichage d'informations :
- Diffuser des informations ou des documents par voie d’affichage ou au sein des services
- Rechercher, sélectionner, synthétiser et diffuser les informations
Gestion du secrétariat général et des moyens généraux :
- Gérer le courrier du syndicat
- Assurer la gestion des stocks / commandes de restauration évènementielle
- Assurer la télétransmission, la diffusion, le classement et l’archivage des documents administratifs de l’organe délibérant
Gestion de la régie et de la billetterie spectacles :
- Assurer la gestion des encaissements liés à la billetterie
- Mettre en place la saison sur le logiciel de billetterie : assurer le paramétrage, le suivi des ventes en ligne et le suivi général de la billetterie
- Établir des bilans et des statistiques sur la fréquentation
- Assurer la facturation des réservations de salles
Coordination logistique transversale des opérations culturelles :
- Coordonner la préparation, le suivi et le bon fonctionnement des évènements en coordonnant les intervenants internes et externes
- Assurer la gestion des réservations liées à l’accueil des artistes
- Assurer la supervision de la préparation des loges
- Assurer le suivi de l’accueil de la compagnie de la signature du contrat au départ des artistes après le spectacle
Appui au service des Ressources Humaines :
Assurer un renfort une journée par semaine auprès de la responsable ressources humaines : aide administrative sur la gestion des dossiers en cours, classement
Conditions d'exercice :
Remplacement de congé maternité : CDD du 15 juin 2024 au 28 février 2025
Temps de travail : 35 heures hebdomadaires 5 semaines de congés annuels Fermeture des bâtiments du SIPA en août et à Noël
Contraintes spécifiques : Présence appréciée les soirs et week-ends lors des évènements culturels Profils recherchés Vous êtes diplômé d’un Bac +2 dans les domaines de la gestion administrative, du secrétariat de direction ou des ressources humaines, et avez idéalement une expérience significative réussie sur un poste similaire
Vous maîtrisez les techniques d’accueil et de secrétariat et êtes à l’aise avec les outils bureautiques
Vous connaissez l’environnement territorial
Vous êtes reconnu pour vos qualités relationnelles. Vous avez le sens de l’organisation et de la discrétion, et êtes autonome dans l’exécution de vos missions tout en sachant rendre compte à votre hiérarchie.
ChargÉ De Qualification Produits Et ProcÉdÉs(f/h)
Au cœur de la performance et de l'efficacité des méthodes d'un établissement en pleine expansion, cette fonction permet de jouer un rôle essentiel dans le développement de nouveaux produits et procédés. Suivre de près les processus fournisseurs, de l'évolution des équipements à l'implémentation de m...
Chargé(e) de consolidation et reporting
S’assurer du respect des délais fixés, du téléchargement correct des données dans les différents outils, de la qualité des données dans les packages des sites, de la réconciliation entre sociétés (déclarations intercos entre les sites) et du maintien/mise à jour des packages de reporting/consolidati...
ALTERNANCE - Assistant Chargé de recrutement et projets RH Siège (F/H)
Planifier et réaliser les points de suivi des stagiaires et alternants ;. Vous avez envie d’évoluer dans un environnement dynamique en travaillant sur des sujets multiples, vous aimez proposer des idées innovantes et avez un esprit orienté solution, ce stage est fait pour vous !. ALTERNANCE - Assist...
Chargé de communication et marketing en alternance H/F
Bac +3 au Bac +5 recherche, pour un de ses partenaires situé en station de ski, un chargé de communication et marketing H/F en Isère. Remontée et analyses retours clients et contribution à la mise à jour de l’enquête de satisfaction client (été / hiver). Communication grand public : rédaction de con...
ChargÉ De Qualification Produits Et ProcÉdÉs(f/h)
Au cœur de la performance et de l'efficacité des méthodes d'un établissement en pleine expansion, cette fonction permet de jouer un rôle essentiel dans le développement de nouveaux produits et procédés. Suivre de près les processus fournisseurs, de l'évolution des équipements à l'implémentation de m...
ChargÉ De Mission DÉveloppement Durable Et Rse En Alternance - (h/f)
Construire des éléments de reporting afin de coanimer des groupes de travail sur des thématiques environnementales (ex : carbone, RSE). Participer à l'accompagnement des entreprises cosmétiques dans leur transition écologique en réalisant des diagnostics sur les impacts environnementaux des produits...
Chargé de gestion des flux, de contrôles et de missions transverses - F/H
Au sein de la Direction des Opérations de Commerce International, nous recherchons un(e) Chargé(e) de gestion des flux, de contrôles et de missions transverses. Produire et suivre les indicateurs clés de performance du département (statistiques, reportings, délais, baromètres, suivi des présentation...
Chargé de Communication et Marketing Digital en alternance (H/F)
Dans le cadre de notre 3ème année de ou de notre , recrute pour un de ses partenaires du secteur de vente de produits alimentaires locaux une personne en charge de la communication, événementiel et du marketing digital. Participation à l’élaboration d’outils de communication et marketing ( Site in...
Agent d'Accueil et de Services Hôteliers
Gérer l'accueil physique et téléphonique des résidents et des familles ;. Chez Les Jardins d'Arcadie, les Agents d'Accueil et de Services Hôteliers assurent la continuité de nos services durant le week-end. Assurer l'entretien des parties communes de la résidence ;. Apporter un premier niveau de rép...
Agent Accueil Et Secretariat H/f
Profil recherché : Nous recherchons un(e) magicien(ne) de l'organisation pour le poste d'Agent(e) Accueil et Secrétariat, capable de jongler avec les appels téléphoniques, les emails et les plannings tout en gardant le sourire. Vous savez accueillir le public, les bénévoles et gérer les dema...