Assistant de Direction - 100% - Jour - Direction Patrimoine Travaux Sécurité H/F

Secrétariat de la Direction du Patrimoine, des Travaux et de la Sécurité (DPTS)

• Accueil physique et téléphonique, prendre et transmettre les messages,
• Programmer les rendez-vous dans l'agenda du / de la Directeur / trice Adjoint / e,
• Planification des réunions, réservation des salles,
• Rédaction de courriers, notes, supports de présentation, comptes-rendus,
• Réceptionner, trier et répartir le courrier arrivé de la DPTS et des Services Techniques suivant les règles internes du service,
• Présenter à la signature et envoyer le courrier départ,
• Gestion de tableaux de suivi (type chrono « départs », chrono « arrivés »)
• Réceptionner et diffuser des messages reçus dans la messagerie du service : le volet courrier est dévolu essentiellement à l'agent chargé du secrétariat. Cependant, en cas de besoin, les courriers simples et / ou rattachés aux tâches d'exécution des marchés doivent être réalisés par tout agent du service administratif de la DPTS,
• Suivi administratif des congés des adjoints de la DPTS,
• Relations entreprises et services de l'établissement,
• Traiter les dossiers d'inventaire des bâtiments et des installations,
• Rédiger / mettre à jour les procédures.
• Classer, archiver, épurer, suivre les dossiers de travaux réalisés,

EXIGENCES DU POSTE

Niveau minimum souhaité : Bac Pro ou Général

Expérience en secrétariat de direction appréciée

Maîtrise des outils bureautiques : tableur, traitement de texte, messagerie et agenda électronique.

CARACTERISTIQUES D'EXERCICE DU POSTE

Poste à 100 %

Horaires : 5 jours du lundi au vendredi, de 8h45 à 16h45

Télétravail possible 1 jour par semaine

Ref : i41whihjbt