Assistante administrative de la Direction

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans. Temps de travail Temps complet Management Non Experience souhaitée Confirmé Descriptif de l'emploi Sous l'autorité du Directeur adjoint du Développement Economique, Touristique et Enseignement Supérieur et de la pépinière d'entreprises, l'assistant(e) administratif(ve) assure pour partie, le secrétariat de la direction, le suivi administratif et financier des aides économiques portées par la direction ainsi que des opérations de locations en lien avec la gestion comptable de la direction de la Direction générale adjointe des services.
L'agent apporte un soutien opérationnel et administratif aux chargés de mission dans le cadre du dispositif Pépinière d'entreprises de Bourges Plus ainsi que dans l'organisation d'évènements. Missions / conditions d'exercice * Organisationnelles :
- Accueil du public de la Direction du développement économique, touristique et enseignement supérieur et de la Pépinière d'entreprises de Bourges Plus (accueil physique, téléphonique, mail)
- Accueil des nouveaux entrants en pépinière d'entreprises et visite aux porteurs de projets /entreprises (renseignements de 1er niveau sur l'offre de service de Bourges Plus)
- Relation avec les locataires de la pépinière et relayer leurs demandes
- Programmation des permanences d'experts présents au sein de la pépinière
* Administratives :
- Gestion du courrier, des courriels et documents à disposition du public et usagers de la pépinière
- Traitement des demandes administratives et organisationnelles de prêt ou location de salles de réunions et bureaux
- Suivi administratif et financier des aides économiques de Bourges Plus (subventions aux associations du secteur économique, aide à l'immobilier économique et touristique et aide à l'implantation commerciale) en lien avec les chargés de mission.
- Secrétariat de direction en partie en transversalité avec l'assistante de direction et suppléance du poste en cas d'absence de celle-ci
- Gestion et suivi du service de domiciliation d'entreprises et des commandes de fournitures
- Classement, archivage et programmation des interventions techniques en cas de besoin

* Financières :
- Transmission des délibérations, conventions et toutes autres pièces comptables au secteur Gestion financière
- Suivi des versements réalisés aux bénéficiaires
- Demande de devis de fournitures, matériel, prestation de service à la demande des collaborateurs puis transmission au secteur gestion financière

* Logistiques :
- Organisation logistique des évènements (devis, relations avec les prestataires, préparation de salles, invitations, fléchage, accueil) et présence aux évènements
- Gestion des modes d'accès et réservations de véhicules de la Direction

* Gestion :
- Contrats avec les locataires et transmission des pièces comptables pour les titres de recette
- Gestion du planning des salles de réunion et des bureaux de passage de la pépinière d'entreprises de Bourges Plus et de l'hôtel d'entreprises " AMAGAT " de Bourges Plus (devis, contrats, états des lieux et moyens d'accès) ;
- Affichage des documents mis à disposition du public, et des usagers de la pépinière d'entreprises
- Gestion technique de la pépinière d'entreprises et de l'hôtel d'entreprises " AMAGAT " en lien avec le référent bâtiments et les services supports (informatiques, techniques...) Profils recherchés * Être issu(e) d'une formation en secrétariat et justifier idéalement d'une expérience dans le domaine du secrétariat
* Pratique des logiciels et des outils bureautiques
* Qualités rédactionnelles, sens du relationnel et du service public
* Rigueur, méthode et gestion des priorités