Adjoint·e en gestion de la scolarité

Présentation de la structure

L’UFR LLASIC est composée de six départements : Lettres, Sciences du langage et FLE, Arts du spectacle, Sciences de l’information et de la communication, journalisme, Informatique pour lettres langues, langage. Elle accueille environ 3 000 étudiants en présentiel et à distance, sur 3 sites : Grenoble, Echirolles et Valence.

L’équipe administrative est composée d’une direction générale, d’un pôle ressource, d’une équipe audiovisuelle, d’une équipe au centre de documentation et d’un service de scolarité.

Missions principales

Sous la responsabilité de la responsable du pôle Master, vous serez intégré·e à une équipe de 20 agents au sein du service de scolarité de l’UFR .

Votre mission est d’assurer la gestion de scolarité de l’UFR LLASIC pour les formations suivantes : Master Journalisme, Master CCST, Licence Pro Métiers du Numérique (présentiel).

Activités principales

• Assurer l’accueil physique et téléphonique ainsi que l’orientation des interlocuteurs internes et externes (étudiants, enseignants…) ;
• Participer aux inscriptions administratives de l’UFR
• Participer aux opérations d’admission des candidats
• Assurer la remise des cartes d’étudiants et le contrôle des pièces justificatives.
• Gérer l’occupation des salles UFR
• Appliquer la réglementation imposée par la scolarité
• Participer à la saisie sur le logiciel de scolarité Apogée de la structure des enseignements, des modalités de contrôle des connaissances, de la mise en groupe sous l’assistance du correspondant Apogée.
• Conception et affichage des emplois du temps des formation
• Inscrire pédagogiquement les étudiants : Collecter, contrôler et suivre les choix d'UE auprès des étudiants.
• Préparer et organiser les examens.
• Assurer le recrutement des surveillants d’examens.
• Préparer et organiser les jurys.
• Collecter et saisir les notes, éditer les PV.
• Éditer et diffuser les résultats.
• Gestion des conventions de stage

Compétences attendues

• Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel) et la messagerie ;
• Connaissance souhaitée des logiciels spécifiques de scolarité (APOGEE, ADE, E-Candidat…) ;
• Connaissance souhaitée du milieu de l’enseignement supérieur et de la recherche et les missions d’un service de scolarité dans l’enseignement supérieur;
• Savoir prioriser et planifier ses activités ;
• Savoir alerter et rendre compte régulièrement ;
• Faire preuve de rigueur, d’organisation et de fiabilité ;
• Savoir travailler en autonomie et en équipe ;
• Savoir identifier et appliquer la réglementation et les procédures administratives relatives au domaine d'activité;
• Savoir organiser et planifier ses activités en tenant compte des priorités.

Périodes d’intense activité à la rentrée, il faut savoir être disponible et flexible en fonction des impératifs liés aux nécessités de service.

Contrainte travail sur 2 sites géographiques: Échirolles et campus de Saint Martin d'Hères

Conditions de diplômes

Sans diplôme

Rémunération

A partir de 1750€ mensuel brut et en fonction de l’expérience.
Vous percevrez en plus de votre salaire un régime indemnitaire d'un montant mensuel brut de 270€ pour les titulaires et pour les contractuels 229.50 €.