Régisseur suppléant - assistant de la Direction des régies H/F

Détails de l'offre

Famille de métiers Finances > Gestion et ingénierie financière Grade(s) recherché(s) Adjoint adm. principal de 2ème classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans. Temps de travail Temps complet Descriptif de l'emploi Sur un territoire donné, comprenant plusieurs communes, le/la régisseur suppléant doit sur l’activité assainissement, eau potable et, s’il y a lieu, réseaux secs :
-Assurer la bonne transmission des informations émises par les agents de la Direction des régies
- Renseigner les abonnés sur les différentes démarches administratives.
- Enoncer les principales activités permettant de se faire une idée précise des responsabilités liées à la fonction. Missions / conditions d'exercice 1) Régisseur suppléant de la Régie Eau Potable Sud Essonne

Gestion et suivi administratif des abonnés
- Permanences téléphoniques (3h/jour)
- Permanences d’accueil physique en mairie :
MAISSE le 1er mardi après-midi de chaque mois
BOUTIGNY le 3eme mardi après-midi de chaque mois
GIRONVILLE le 2eme jeudi après-midi de chaque mois
Les permanences physiques sont doublées pendant la période de facturation.
- Traitement des demandes des abonnés par courrier / mail / depuis OMEGA
- Gestion et changement des modes de paiement : prélèvement, mensualisation
- Contrats : création et résiliation de contrat dans OMEGA et suivi avec le prestataire VEOLIA
- Gestion des urgences (fuites) en relation avec VEOLIA
- Gestion des demandes de dégrèvements
- Suivi des demandes de devis de des branchements d’eau et des changements de compteur
- Relèves des compteurs 2 fois/an : téléphone, mail en relation avec VEOLIA

Les missions suivantes sont réalisées en collaboration avec le régisseur :
- Facturation des abonnés 2 fois/an : conjointement
- Relances des factures avant envoi des rôles d’impayés à la trésorerie : 2 fois/an
- Envoi des rôles d’impayés à la trésorerie via le service finance du Siarce : 2 fois/an :
- Gestion des demandes de créations de branchements et dossiers d’individualisation de compteurs
- Encaissement des factures et suivi à l’aide de l’outil OMEGA : logiciel de gestion et de facturation

Suivi administratif
- Traitement des courriers administrés, gestion des réponses aux courriers, des réclamations
- Suivi des analyses de production et de distribution d’eau potable (classement, affichage et diffusion sur le site internet en collaboration avec le responsable de la communication du SIARCE)
- Préparation des projets de délibérations relatifs à la régie
- Secrétariat du Conseil d’exploitation : convocations, délibérations, suivi des délibérations une fois adoptées ; ainsi que tout le secrétariat du Directeur de la Régie : courriers, décisions, CR
- Appui au montage des dossiers de demande de subventions éventuelles avec le(a) directeur(rice) de régie et pour la récupération des subventions après attribution (rédaction de courriers de demandes de subventions à l’attention des financeurs, rassembler les éléments constitutifs des dossiers de subventions, relancer les dossiers, assurer le lien avec le service financier le cas échéant…)
- Rédaction des procédures des gestion des abonnés de la régie
- Effectuer un reporting régulier auprès du Directeur de la Régie, le cas échéant auprès du Directeur du Petit Cycle de l’eau

Suivi financier (en collaboration avec le régisseur)
- Facturation et relance des impayés (Transmettre les factures impayées au service financier de la collectivité pour émission de titres de recettes)
- Signaler les anomalies de paiement au comptable assignataire
- Suivi du reversement (en cas de trop payé par exemple)
- Encaissement des recettes (Encaisser les recettes prévues dans l'acte de création de la régie selon les moyens de paiement prévus dans cet acte, gérer les procédures d'encaissement et/ou de paiement dans les limites autorisées, gérer les moyens de paiement (gestion des commissions bancaires, etc.), encourager l'utilisation par les usagers des moyens dématérialisés de paiement, remettre obligatoirement un justificatif de paiement à la partie versante en cas de paiement en espèces), suivi des redevances des services publics d’eau et d’assainissement.

- Tenue comptable de la régie de recettes (Consigner toutes les opérations et encaissements effectués, mettre à jour en continu le solde de la caisse et des valeurs, tenir la comptabilité selon la méthode de la partie double, apurer périodiquement la régie par le versement des disponibilités et des justifications de recettes au comptable public assignataire, établir quotidiennement la balance comptable de la régie, produire périodiquement des arrêtés journaliers et annuels des écritures).

- Tenue des documents réglementaires nécessaires au suivi de la régie (Renseigner le registre comptable, utiliser le logiciel OMEGA pour consigner les recettes perçues pour établir une quittance).

- Suivre quotidiennement le compte DFT au travers de l'application DFT-Net.

- Assistance pour la passation des marchés notamment : assistance pour la réalisation de délibération, notifications, ordres de services, passation de bons de commande (avec suivi ; création, transmission…).

- Validation des factures en lien étroit avec le Directeur des régies, la garde et la conservation des fonds et valeurs recueillis (dans la limite du montant défini par l'acte de création de la régie), la conservation des pièces justificatives, la tenue de la comptabilité (produire les pièces justificatives auprès de l'ordonnateur ou l'ordonnatrice, ou du comptable, et effectuer le versement de l'encaisse selon la périodicité établie).

2) Autres missions occasionnelles
a. Secrétariat de la Direction Régies (y compris ponctuellement sur la Régie REDEUM) :

- mise en forme et suivi des courriers simples et en RAR, courriers en publipostage, bordereaux d’envoi…
- mise en forme et suivi des documents numériques préalables aux instances syndicales et conseils d’exploitation
- relation téléphonique avec les interlocuteurs extérieurs
- organisation de réunions
- rédaction des comptes rendus des réunions de service
- tenue de l’accueil du SIARCE de manière occasionnelle

b. Secrétariat des autres pôles de la direction eau et assainissement :
- Suppléance en cas d’absence ou de besoin auprès des secrétariats du pôle Etudes, travaux et innovation prioritairement ; secondairement auprès du pôle Exploitation, lors de congés/absences. Profils recherchés FORMATION ET EXPÉRIENCE PROFESSIONNELLE ADAPTÉES AU POSTE
• Diplôme/formation : BUT, BTS (ATI, AM, secrétariat, gestion, comptabilité…), Bac pro AGOrA
• Connaissance des logiciels utilisés pour la frappe et la mise en forme des documents informatiques émis par les agents des deux Directions (courriers, points de bureau et comité…)
• Aisance relationnelle pour l’accueil téléphonique
• Goût pour le domaine technique des deux directions (assainissement et eau potable)

APTITUDES REQUISES POUR OCCUPER LE POSTE
• Rigueur, sens de l’organisation
• Autonomie
• Bon relationnel/Diplomatie
• Travail en équipe
• Sens du service public
• Patience