Secrétaire de mairie

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint adm. principal de 2ème classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire Temps de travail Temps complet Télétravail Non Management Oui Experience souhaitée Expert Descriptif de l'emploi Accompagner et mettre en œuvre les décisions municipales
Assurer l’organisation et la coordination des services municipaux en faisant le lien entre les différents acteurs
Assurer l’assistance et le conseil aux élus
Assurer l’animation et le pilotage des services
Elaborer des documents administratifs et budgétaires
Préparer les budgets et garantir la gestion financière de la commune
Assurer la gestion du personnel et garantir le suivi des carrières
Assurer la gestion des équipements municipaux
Assurer le suivi des assurances, des contentieux, des contrats de maintenance
Assurer le bon déroulement des élections
Coordonner les services municipaux Missions / conditions d'exercice Elus :
Conseiller les élus et alerter sur les risques techniques et juridiques
Préparer, suivre et mettre en forme les décisions du conseil municipal et les actes administratifs du maire
Préparer le budget avec les élus
Préparer et suivre les réunions et commissions
Préparer et suivre des dossiers de subventions
Monter des dossiers complexes incluant une dimension juridique
Vérifier la cohérence et le respect du cadre réglementaire des dossiers administratifs
Tableaux de préparation des scrutins
Tenue des listes : inscriptions / radiations
Permanence lors des scrutins et secrétariat lors du dépouillement
Personnel :
Suivre les carrières du personnel (du recrutement à la retraite)
Réaliser les paies et l’établissement des états annuels
Assurer le suivi des temps pour l’ensemble des agents (congés, gestion des absences et récupérations)
Réguler les dysfonctionnements et les conflits
Piloter, suivre et contrôler les activités des services
Réaliser les entretiens professionnels annuels
Elaborer le plan de formation et en assurer le suivi
Actualisation et suivi des assurances pour le personnel et la commune
Planifier la gestion des locaux et des équipements
Assurer une démarche de prévention des risques professionnels pour l’ensemble des agents communaux (élaboration et suivi du document unique, suivi des équipements de protection individuelle, suivi des formations obligatoires…)
Comptabilité :
Assurer le suivi de la trésorerie, rôle d’anticipation et d’alerte
Garantir le respect des prévisions budgétaires
Rédiger, gérer et suivre les marchés publics
Assurer le suivi des emprunts
Préparer et rédiger les documents administratifs et budgétaires
Actualisation et suivi des contrats de maintenance
Suivi des contentieux
Rédaction des actes d’état civil
Tenue des actes (décès, mariage, divorce, nationalité, notoriété, pacs etc.) et établissement ou mise à jour de livrets de famille Profils recherchés Connaître les techniques de communication et négociation
Connaître le fonctionnement des assemblées délibérantes
Connaître les fondements de l'action publique et logique des libertés publique
Connaître les enjeux, évolutions et cadre réglementaire des politiques publiques.
Connaître les principes et modes d'animation du management public territorial. Connaître le cadre réglementaire du fonctionnement des collectivités et établissements publics
Connaître le management opérationnel et participatif
Connaître les règles budgétaires et comptables de la comptabilité publique
Connaître les modalités d'application du code des marchés publics
Connaître la réglementation fiscale (subventions, délégations)
Connaître les procédures d'attribution et d’arbitrage budgétaire
Savoir accompagner et structurer les processus décisionnels
Savoir conduire, sous l'autorité territoriale, une stratégie visant à l'efficacité des actions et à l'efficience des services au bénéfice de la collectivité
Savoir conduire un diagnostic externe et interne et formuler des recommandations visant à traduire en projets, les attentes et les orientations politiques des élus
Savoir mettre en place et faire appliquer les options et les procédures d'organisation des services et des actions de la collectivité
Savoir mettre en place et faire appliquer des procédures administratives
Savoir impulser et piloter des dispositifs de veille et d'observation
Savoir adapter et moderniser les services
Savoir identifier les sources d'informations stratégiques
Savoir arbitrer et opérer les choix stratégiques concernant le système d'information de la collectivité (e-administration)
Savoir identifier et mobiliser les partenaires stratégiques
Savoir conseiller les services dans la sécurisation des actes administratifs
Savoir négocier avec les partenaires de la collectivité
Savoir traduire les orientations de la collectivité en projets de services
Savoir concevoir une organisation interne
Savoir contrôler la légalité des actes administratifs et juridiques produits par la collectivité
Savoir superviser les conditions de la mise en œuvre d'un projet
Savoir apprécier la conformité des réalisations au regard du cahier des charges
Savoir faire adhérer les services internes à un projet global
Savoir élaborer une stratégie financière
Savoir donner les orientations pour l'élaboration et l'exécution du budget.
Savoir proposer les arbitrages sur les financements les mieux adaptés
Savoir évaluer la qualité des services rendus aux usagers
Savoir développer et entretenir des réseaux professionnels
Être énergique
Être disponible
Avoir le goût du travail en équipe
Avoir le sens du service public
Être capable de résister à la pression
Qualité rédactionnelle et de synthèse