Assistant de Direction CDD H/F

La Clinique des Mines, centre de Soins Médicaux et de Réadaptation accueil des patients adultes et ayant pour objectif de soigner suite à un épisode aigu, de réhabiliter dans le cadre d'une pathologie chronique et / ou de préparer une intervention chirurgicale, est à la recherche d'un(e) Assistant(e) de Direction CDD à temps plein.

Rattaché(e) directement à la Direction de l'établissement, l'assistant(e) de direction travaillera en lien avec l'ensemble des services et assurera une fonction polyvalente.

Vous assisterez le Directeur général et la Directrice adjointe dans leurs tâches quotidiennes et assurez leur secrétariat.

Vos missions principales sur la partie Direction seront les suivantes :

• Gérer l'agenda et l'emploi du temps quotidien du Directeur et de l'Adjoint (prise de RDV, Réunions, courriers, e-mails, congés)
• Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques.
• Accueillir physiquement les rendez-vous.
• Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, salons professionnels, conférences téléphoniques).
• Préparer et contrôler les dossiers nécessaires aux missions de la Direction (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions).
• Assurer le lien entre les équipes opérationnelles et administratives
• Assurer la mise en oeuvre des besoins liés à la logistique
• Assister aux réunions et en rédiger les comptes rendus.
• Organiser le tri et l'archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l'information).
• Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting).
• Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons.
• Déployer, mettre en oeuvre et suivre les actions de communication
• Rédiger des supports de communication (notes, correspondances, reporting, rapports, comptes rendus).
• Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe (documents provenant des différents services de l'établissement ou de l'extérieur aux services concernés à partir des consignes de son dirigeant).

Les horaires sont fixes, du lundi au vendredi de 09h00 à 17h00,

La convention collective appliquée au sein de l'établissement est la CCN51 FEHAP : Convention collective nationale des établissements privés d'hospitalisation à but non lucratif du 31 octobre 1951.

Poste en CDD à pourvoir à compter du .

Ce poste est ouvert à tout candidat en situation de handicap.

Vous êtes fait(e) pour ce poste si :

• Vous avez une formation Bac +2 en assistanat de direction, gestion des ressources humaines, gestion administrative, gestion PME-PMI ou dans un domaine connexe
• Vous possédez une première expérience sur un poste similaire
• Vous avez d'excellentes compétences en communication écrite et orale
• Vous faites preuve d'organisation, d'autonomie et d'une bonne capacité à gérer plusieurs projets simultanément
• Vous avez une connaissance dans l'utilisation des outils de bureautique (Word, excel, Powerpoint, canva,)

Ce poste est ouvert à tout candidat en situation de handicap.