Coordinateur administratif de cours de langue et de l'auditorium H/F
Versailles est une ville dynamique et attractive où il y fait bon vivre, se divertir, se cultiver, étudier et travailler.
Fière de son histoire et de son patrimoine, Versailles s’inscrit néanmoins dans l’avenir avec de nombreux projets orienté
s vers le progrès et la modernité.
- Avec près de 140 métiers, la collectivité recrute environ 200 personnes par an par voie statutaire ou contractuelle, dans des domaines d’
- activités variés ( urbanisme-architecture, espaces verts, affaires culturelles, éducation-petite enfance, sé
curité, services techniques … ).
- Rejoindre les services de la Ville, c’est travailler pour une population de 86 000 habitants sur un territoire de 2618 hectares dont 1275 d'
- espaces verts : un mariage harmonieux entre ville et nature. Ce cadre privilégié s’articule en 8 quartiers et un maillage de services publics de proximité
où 1800 agents travaillent quotidiennement à rendre un service public de qualité au plus proche des citoyens.
Rejoignez-nous !
Direction des Affaires Culturelles
Université Ouverte
Missions principales
Coordination des cours de FLE :
- Accueil et informations du public (public international adultes, jeunes étudiants étrangers et leur famille d’accueil)
- Préparation et suivi des plannings des cours et des salles
- Organisation et gestion des tests de niveaux
- Suivi du dossier de l’étudiant (inscription, paiement, certificat de fin de session…)
- Préparation des feuilles de présence et suivi de l’assiduité des étudiants
- Organisation des réunions pédagogiques avec la direction et les enseignants FLE (préparation, ré
daction des compte-rendus…)
- Mise en place des activités culturelles (déjeuner d’accueil, sorties de fin de semestre etc.)
- Référent privilégié des étudiants et enseignants FLE
Gestion administrative de l’auditorium :
- Gestion de l’occupation de l’auditorium : renseignements, planning, envoi des devis, conventions, factures, …
- Référent pour les demandes d’occupation : internes Ville / VGP / Elus et Cabinet du Maire / Mois Molière et externes
- Gestion des dossiers administratifs
- Gestion de la mise à disposition des techniciens (planning, déclaration d’heures etc…)
Participation à l’activité globale du pôle accueil :
- Accueil et informations aux usagers (par téléphone, en présentiel, courriel)
- Gestion des inscriptions pour l’ensemble des activités de l’UOV
- Traitement des paiements et des encaissements (inscription en ligne et présentiel)
- Envoi ponctuel d’informations aux étudiants (mail + SMS)
Missions ponctuelles :
- Accompagnement de groupes en visite culturelle
- Soutien ponctuel des activités du service (rentrée universitaire, présence lors du Forum des Associations, é
vènements culturels…)
Formation : Bac, BTS Secrétariat
Expérience : Expérience sur un poste similaire avec accueil du public
Savoir-faire :
- Maîtrise de l’anglais indispensable + autre langue étrangère souhaitée
- Maitrise de l’outil informatique (Pack office + logiciels métiers)
- Bonne connaissance du Cadre européen de référence pour les langues (CECRL)
- Bonne connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales
Savoir-être :
- Organisation, efficacité et rigueur
- Sens du service public
- Qualités relationnelles et esprit d’équipe
- Capacité à s’adapter à différents interlocuteurs
- Adaptabilité et sens de la diplomatie
- Bonnes qualités rédactionnelles
- Prise d’initiative
- Disponibilité ponctuelle en soirée
Contrainte(s) liée(s) au poste : Poste à 39h / semaine (permanence en soirée une fois par semaine et une fois par mois le samedi matin)
Nombre de jours de congés : 25 jours de congés, 23 RTT et 2 jours de fractionnement sous condition
Avantages :
- Participation de la Ville à la mutuelle et au contrat collectif Prévoyance
- Remboursement des frais de transport en commun à hauteur de 75%
- Possibilité d’adhérer à la Caisse d’Entraide (prestations sociales et loisirs)