Assistant manager (H/F)

Missions

Assurer le secrétariat d’un ou plusieurs services et le traitement administratif de dossiers. Contribuer au bon fonctionnement de la structure, en apportant une assistance administrative, logistique et technique aux activités.

Activités

Activités principales :

• Assurer le secrétariat et intervenir en appui administratif et logistique auprès du responsable et/ou d’autres membres de l’encadrement, pour un ou plusieurs services.
• Gérer les agendas (prise de rendez-vous) et les plannings (absences, déplacements, réunions…). Effectuer un suivi et un contrôle des échéances.
• Recueillir, rassembler, traiter et diffuser de l’information (rédaction de notes et de comptes-rendus)
• Assurer le traitement du courrier postal et électronique (départ et arrivée) : réceptionner, trier, enregistrer pour assurer la traçabilité et diffuser ou transmettre (bordereaux d’envoi) les courriers et les courriels. Gérer le suivi des parapheurs.
• Assurer l’accueil physique et téléphonique (réceptionner, filtrer, traiter les appels) et orienter les interlocuteurs internes et externes (partenaires, prestataires, usagers extérieurs) du ou des services.
• Coordonner la circulation de l’information notamment au sein de la Direction Territoriale.
• Assurer la relecture, la vérification (mise en forme, rédaction, charte graphique...), la saisie, la diffusion, la valorisation, le classement et l’archivage de courriers et documents sur supports écrits physiques ou dématérialisés mis à la signature.
• Assurer l’organisation, la préparation et le suivi des réunions au sein du ou des services (convocation, ordres de mission des intervenants, transmission de dossiers, réservation de salles…). Le cas échéant prendre en charge les comptes-rendus des réunions.
• Créer des outils de suivis de l'activité de formation

Activités associées :

• Gérer les déplacements et assurer le suivi des congés et des absences des personnels du ou des services.
• Apporter un soutien logistique et un appui sur le plan administratif et technique aux activités du ou des services : gestion de bases de données, participation à des tâches ponctuelles.
• Le cas échéant coordonner l’activité d’une équipe.
• Participer au Pôle formation de la Direction territoriale. Dans ce cadre aider à l’accueil, préparation et suivi des formations.
• Accompagner les procédures Qualiopi en lien avec les ateliers Canopé de la Direction Territoriale.
• Participer à l'écriture de la Gazette de la formation

Conditions particulières

Disponibilité nécessaire
Contraintes horaires éventuelles en fonction de l’actualité de la structure.
Respect des règles de confidentialité.

Connaissances professionnelles

Connaissance du Statut général de la fonction publique
Connaissance de l’organisation du système éducatif et de l’enseignement supérieur
Connaissance de l’établissement, de son écosystème, de ses missions, de son organisation structurelle et de son fonctionnement
Connaissance du projet de l’établissement
Connaissance des techniques de secrétariat (traitement de l’information, classement, conservation des documents…)
Connaissance des principes, techniques et méthodes de communication écrite et orale
Connaissance des systèmes d’information (financier, budgétaire, RH…) utilisés dans la structure
Connaissance des principes et des outils de la culture numérique
Méthodologie de conduite de projet

Niveaux de qualification

BAC +2

Expérience professionnelle

Confirmé

Savoir-faire

Savoir évaluer, hiérarchiser et prioriser des besoins
Savoir organiser, planifier et structurer son travail ; gérer les délais et respecter les échéances ; faire face à une pluralité de tâches diversifiées
Maîtriser l’utilisation des outils bureautiques, de l’internet et des applications informatiques spécifiques à l’activité
Savoir mettre en œuvre, respecter et faire respecter des procédures et des règles
Avoir une capacité rédactionnelle dans la langue française (techniques de l’expression écrite sur support physique ou dématérialisé). Savoir rédiger et mettre en forme des documents ; réaliser des synthèses
Maîtriser la communication orale
Savoir s’adapter aux personnes, aux situations ; apporter une réponse personnalisée ; gérer les aléas, parer aux urgences
Savoir accueillir, prendre des messages, transmettre l’information. Prendre des notes
Savoir alerter sur les dysfonctionnements et les risques potentiels ; rendre compte
Savoir trouver, traiter et diffuser de l’information

Savoir-être

Posséder l’aptitude à porter les valeurs et à valoriser l’image de la structure.
Etre apte au travail en équipe.
Etre organisé et méthodique, rigoureux, fiable.
Avoir le sens des responsabilités, de la discrétion et de la confidentialité ; le goût de l’initiative. Etre autonome, capable d’initiative, tout en sachant rendre compte.
Posséder une capacité d’adaptation, une aptitude à travailler dans des délais contraints, de la réactivité et une disposition à la prospective
Faire preuve de curiosité intellectuelle, du sens de l’analyse et de l’esprit de synthèse.
Avoir le sens du relationnel : savoir écouter, communiquer, dialoguer, exposer des idées, argumenter en faisant preuve de la capacité de conviction, faire preuve de diplomatie et de maîtrise de soi.