Assistant de Service H/F

L'assistant de service assure la responsabilité du secrétariat du service et celui du chef du service y compris pour la correspondance à caractère confidentiel et assiste le chef de service pour la gestion administrative des dossiers.

• Conçoit l'organisation du secrétariat et assure son fonctionnement
• Reçoit et filtre les communications téléphoniques
• Rédige des courriers et documents administratifs, y compris pour le secrétariat du chef de service
• Traite et exploite une partie des informations du service (courrier, affaires spécifiques)
• Classe et met à jour les procédures, gère l'archivage des documents produits par le service
• Formations réglementaires liées à la prévention du risque incendie
• Disponibilité pour des déplacements ou en cas d'horaires exceptionnels

Technique :

• Maîtriser les techniques de la bureautique (suite Office, outils collaboratifs Teams, Klaxoon, Adobe Acrobat)
• Savoir rédiger des courriers et des documents administratifs
• Posséder une bonne capacité rédactionnelle et orthographique
• Bien connaître les missions et les dossiers en cours du service
• Planifier et organiser son travail et proposer si nécessaire, des procédures nouvelles.

Relationnel :

• Savoir proposer des solutions et anticiper les demandes
• Être réactif
• Faire preuve de discrétion et respecter les règles de confidentialité
• Posséder le sens du contact
• Mettre en place des outils pour garder la mémoire des évènements et des personnes relatives à l'activité du service

Connaissances :

• Avoir une bonne connaissance du fonctionnement de l'Institution et des relations avec les partenaires externes

Niveau de formation générale ou titre professionnel requis : Niveau III - Baccalauréat à Bac +2 (BTS Secrétariat de direction ou équivalent)