ASSISTANT(E) DE DIRECTION - FINANCES, CONTROLE GESTION, TRVX, PATRIMOINE - H/F

Description entreprise :

Situé à Bordeaux, le Centre Hospitalier Charles Perrens est un hôpital de recours et de référence à l’échelle de la Nouvelle Aquitaine dans le domaine de la psychiatrie et de la santé mentale. Il assume une triple mission de soins, d’enseignement et de recherche, en collaboration avec l’Université de Bordeaux et le CHU de Bordeaux avec lesquels il forme l’un des plus importants pôles hospitalo-universitaires de France.

Sa zone d’attraction s’étend sur la ville de Bordeaux, les communes de Bordeaux Métropole situées sur la rive gauche de la Garonne, et l'Ouest du département, de Lesparre à Arcachon. Il rayonne par ailleurs sur toute la région Nouvelle Aquitaine pour certaines activités dont il est le référent.

L'établissement est un acteur économique majeur de la métropole et de la région : 2 400 agents, un budget de 150 millions d'euros, une file active de près de 28 000 patients en croissance constante, et une capacité de 434 lits sur le secteur sanitaire, de 102 lits sur le secteur médico-social (EHPAD et MAS), 272 places d’hôpital de jour et 46 places d’HAD.

Description du poste :

Le CH charles perrens recrute dès que possible un/e Assistant/e de Direction à temps plein en CDI pour la Direction des finances, du contrôle de gestion, des travaux et du patrimoine

Mission générale du poste :

Assurer un soutien administratif, organisationnel et de suivi des dossiers stratégiques de la Direction des Finances, du Contrôle de Gestion, des Travaux et du Patrimoine, en contribuant à la structuration et à la sécurisation des processus administratifs, notamment sur les périmètres travaux, patrimoine immobilier et financements.

Activités principales :

1/ Secrétariat de direction

Assistance administrative et organisationnelle

· Gestion de l’agenda du directeur (réunions internes/externes, instances) et des responsables de la direction

· Organisation logistique des réunions (convocations, ordre du jour, supports, comptes rendus) et des instances « observatoire de la violence » et « F3SCT ».

· Accueil téléphonique et orientation des interlocuteurs

· Gestion du courrier (entrant/sortant), des parapheurs et des circuits de signature

· Classement, archivage et structuration documentaire (papier et numérique)

· Suivi des fournitures de bureaux

Interface et coordination

· Interface entre la Direction, les services internes et les partenaires externes

· Suivi des demandes adressées à la Direction et relances si nécessaire

· Appui à la préparation des dossiers présentés en instances

2/ Gestion administrative

Suivi administratif des dossiers travaux

· Suivi des dossiers sinistres (dommages aux biens, dommage ouvrage) : déclaration et suivi des échanges avec les assureurs, suivi des indemnisations obtenues (demande de titres de recettes), mise à jour de tableaux de suivi

· Appui au service Travaux pour la traçabilité administrative des opérations de travaux : contribution à la structuration des outils de suivi des opérations (tableaux, échéanciers, archivage), gestion des courriers, conventions et actes liés aux opérations travaux, suivi des dossiers d’autorisation, suivi des obligations déclaratives en ligne et échéances fiscales liées aux procédures travaux, interface administrative avec les partenaires externes (architectes, AMO, GHT)

· Gestion administrative des dossiers patrimoine immobilier : structuration d’un suivi du parc immobilier extra-muros, suivi des dossiers achats et ventes de biens immobiliers en lien avec les partenaires extérieures, suivi des conventions d’occupations (AOT, mises à disposition de locaux par l’établissement ou au bénéfice de l’établissement), suivi des baux locatifs (échéances, renouvellement, avenants) en lien avec les équipes travaux (spécificités techniques), la direction des achats (en charge du mandatement des loyers et charges locatives) et le service des finances (suivi budgétaire), suivi des échanges avec les syndicats de copropriété

Suivi administratif des dossiers finances / contrôle de gestion

· Appui au suivi des financements FIR sur la plateforme STAR FIR en lien avec le service des finances, suivi des conventions et avenants CPOM, préparation des circuits de signature, appui au suivi des échéances de transmission des bilans financiers et bilans d’activité (coordination service des finances et directeurs référents de pôle)

· Appui au suivi des demandes de financement et de subventions : centralisation des pièces, suivi administratif des dossiers, mise à jour de tableaux de bord

· Appui à la formalisation des contrats de pôles dans le cadre du dialogue de gestion interne

· Traitement des demandes de remises gracieuses (construction du dossier pour étude par la direction et rédaction de courrier/décision pour suite à donner)

3/ Régie d’avance fonds de solidarité

· Traiter et délivrer des avances pour les dépenses urgentes relevant du fonds de solidarité

· Assurer le suivi comptable de la régie : disponibilité des fonds, mise à jour du registre des paiements effectués, élaboration d’une synthèse mensuelle

Profil recherché :

Diplome ou expérience :

Expérience souhaitée sur un poste d’assistanat de direction ou de gestion administrative / Grade : adjoint administratif

Savoir faire :

· Accueillir, accompagner et orienter des personnes

· Organiser, classer, archiver des documents et des dossiers

· Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel

· Rédiger un compte-rendu, une note, un courrier de façon autonome

· Elaborer, adapter, optimiser un agenda

· Utiliser et rédiger une procédure, une réglementation spécifique à son domaine

· Capacité à structurer des outils de suivi (tableaux, échéanciers, procédures)

Savoir être :

· Être rigoureux et méthodique

· Être disponible et à l’écoute

· Être autonome et capable de prendre des initiatives

· Respecter la confidentialité, la discrétion et le secret professionnel

· Avoir le sens du travail en équipe et avoir la capacité à travailler dans la transdisciplinarité

Connaissances :

· Connaissance des techniques de secrétariat

· Gestion administrative

· Maitrise des logiciels de bureautique

· Communication / relations interpersonnelles

· Techniques de classement et archivage

· Connaissance de l’organisation et du fonctionnement interne de l'établissement

Spécificité du poste :

· Journées de 7h45 (horaires types 8h45-16h30, adaptables) / Temps de travail 100 %

· 25 jours de congés, 20 jours de RTT, et jusqu’à 3 jours supplémentaires (jours hiver et fractionnement)