Gestionnaire administratif

Description du poste

Missions

Placé(e) sous l’autorité du Directeur de la DMI et de l’Assistante de direction, le gestionnaire a pour mission d’assurer la préparation et le suivi des ordres de mission nécessaires aux déplacements des agents de la DMI ainsi qu’à ceux des experts extérieurs participant aux réunions de travail, comités et projets portés par la direction.

Activités

Les principales activités sont les suivantes :

• Gestion des ordres de mission et des états de frais des agents de la DMI et des experts extérieursSaisir les ordres de mission dans l’outils GFDAssurer le suivi des validations hiérarchiques et fonctionnelles et relancer si nécessaire pour assurer le respect des délais Contrôler la conformité et l’exhaustivité des pièces justificativesSaisir les états de frais dans GFD et suivre leur mise en paiementFaire un reporting sur le suivi de ces activités, notamment en complétant et/ou élaborant des tableaux de bordIdentifier et signaler les difficultés rencontrées dans les processusRelayer les informations importantes aux agents concernés
• Soutien administratif et secrétariat :Appuyer l’assistante de direction dans les tâches de secrétariat et administratives courantes ou ponctuelles (notamment liées à l’organisation de réunions et séminaires)

Le gestionnaire effectuera également toute autre tâche administrative à la demande de la direction, dans les limites de ses compétences.