[LVMH GAÏA] ASSISTANT(E) ADMINISTRATIVE & COORDINATION / ADMINISTRATIVE & COORDINATION ASSISTANT

Position

LVMH Gaïa, société créée par LVMH en 2023, est l’organisation de recherche scientifique transdisciplinaire et ouverte du Groupe, dédiée aux enjeux environnementaux et d'innovation technologique du luxe.

Construite sur une forte culture de la collaboration et ouverte sur les écosystèmes mondiaux de la recherche et de l’innovation, LVMH Gaïa bâtit ses programmes de recherche autour de partenariats avec de nombreux acteurs privés et publics.

LVMH Gaïa a vocation à explorer les domaines de recherche couvrant tous les secteurs d’activité du groupe LVMH, notamment Mode et Maroquinerie, Vins et Spiritueux, Parfums et Cosmétiques et Montres et Joaillerie, afin de mettre au point, avec ses partenaires, des innovations de rupture au service des Maisons du Groupe.

Description :

Intégré(e) au sein de la société nouvellement créée de LVMH Gaïa, vous participez à la construction de l’organisation et êtes le support des directeurs et de l’équipe LVMH Gaïa.

Vous aurez la mission d’assurer le bon fonctionnement et la coordination de l’équipe en facilitant la gestion administrative et le support logistique.

Le poste est situé à Paris.

Le poste est rattaché hiérarchiquement au directeur général et fonctionnellement aux 3 Directeurs / Directrices de la société.

Missions :

• Gère l’agenda des autres Directeurs / Directrices de l’équipe
• Gère les déplacements des Directeurs / Directrices et collabore avec la Business Support Manager pour l’organisation des déplacements qui impliquent le Président et le DG
• Gère l’organisation complète de réunions
• Est le relais services généraux sur notre site bureaux en lien avec la COO
• Est le point d’entrée pour l’accueil et l’orientation des nouveaux entrants (20 en 2024)
• Est un support administratif pour l’équipe & coordonne la création de fournisseurs, le suivi des commandes et des factures (dont interface avec la plateforme comptable)
• Est garant de l’archivage de la documentation juridique (force de proposition pour la mise en place d’un outil)
• Coordonne, récupère, contrôle et archive les feuilles de temps
• Met en place un système de classification et archive les documents clés des projets de recherche (veille, avancement des projets)
• Suit la logistique des évènements et commandes liés à la communication LVMH Gaïa, en lien avec la CBO
• Suit la logistique des évènements internes LVMH Gaïa et des évènements liés à l’animation de la communauté R&D, en lien avec la Business Support Manager
• Guide et forme le reste de l’équipe LVMH Gaïa pour les notes de frais et autres procédures Nautilus champion
• Saisit les notes de frais du DG et des autres Directeurs / Directrices
• Assiste l’équipe dans la préparation de présentations (notamment PowerPoint)
• Gère la papeterie et les fournitures
• Travaille sur tout type de projets ad hoc

Profile

• Diplôme BAC +3
• Plus de 5 années d'expérience en gestion de projets
• Maîtrise du français et de l'anglais, l’italien est un plus
• Capacité à travailler avec différents logiciels : Zoom, Office 365, bonne maîtrise d’Excel et Powerpoint

Aptitudes personnelles :

• Bon relationnel, aimant travailler en mode projet / start up
• Extrêmement organisé(e) et soucieux(se) du détail. Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément dans différents domaines (administratif, juridique, services généraux, communication )
• Disponibilité, flexibilité et agilité pour s'adapter aux changements dans le contexte d'une organisation en mode projet
• Expérience dans la planification de tous les aspects de voyages d'affaires nationaux et internationaux complexes
• Capacité à gérer des informations et des questions sensibles et hautement confidentielles de manière fiable et responsable
• Excellentes compétences en communication écrite (structure, rapidité et précision), verbale et interpersonnelle
• Capacité à respecter les délais

Additional information

LVMH reconnaît et recrute tous les talents.