Coordinateur des secrétariats médicaux - H/F

Le poste

Le (la) coordinateur(trice) des secrétariats médicaux est en charge de la planification, de l’organisation et du pilotage des activités des secrétariats médicaux. Il (elle) accompagne à ce titre l’application de la politique ressources humaines dans ce domaine, assure le suivi médico-administratif et organisationnel des effectifs des secrétariats et veille à la qualité, à la continuité et à l’harmonisation des pratiques d’accueil, de saisie et de gestion des dossiers patients. Interlocuteur(trice) privilégié(e) des professionnels des secrétariats médicaux et des responsables des équipes médicales, paramédicales et administratives, il (elle) garant(e) du respect des procédures et de la confidentialité, et contribue à l’efficacité et à la fluidité du parcours patient au sein de l’établissement. Il (elle) est par ailleurs positionné(e) comme responsable du standard de l’établissement.

Définition statutaire

Statut : Titulaire, CDI, CDD

Grade : Adjoint des cadres hospitaliers ou Attaché d’administration hospitalière Catégorie : A ou B

Organisation du travail :

- Poste à temps plein

- Horaires : Forfait jour. 25 CA et 13 RTT

- Repos fixe

- Organisation du temps de travail : cycle forfaitaire en fonction de l’organisation du service.

Lieu de travail : Châteauroux Déplacements liés à la fonction : oui þ non q

Suppléance (le cas échéant) :

Position dans la structure - Relations hiérarchiques

Rattachement au (à la) directeur(trice) des ressources humaines non médicales et des relations sociales.

Encadre hiérarchiquement les secrétaires médicaux(ales).

Position dans la structure - Relations fonctionnelles

· Médecins pour l’évaluation des besoins et le recueil des attentes

· Directions fonctionnelles pour la gestion des ressources humaines et matérielles

· Bureau des admissions, Direction des systèmes d’information, Département d’information médicale pour le traitement des données médico-administratives

· Archivistes

Missions du service

Les missions ci-dessous correspondent au périmètre d’intervention des secrétariats médicaux encadrés par le (la) coordinateur(trice).

· Accueillir et informer les patients, les familles et les correspondants médicaux, en présentiel ou par téléphone

· Assurer la gestion administrative des dossiers patients : création, mise à jour, classement et archivage

· Saisir et mettre en forme les comptes rendus médicaux, courriers, certificats et autres documents cliniques

· Planifier les rendez-vous, consultations, examens ou interventions, en lien avec les équipes médicales et paramédicales

· Coordonner la transmission des informations entre les différents services de soins, le plateau technique et les structures externes

· Gérer la facturation et la codification des actes en lien avec le service administratif et le PMSI

· Veiller au respect des règles de confidentialité, de traçabilité et des procédures institutionnelles

· Contribuer à l’amélioration continue de l’organisation du secrétariat et à la qualité de la prise en charge des patients

Missions spécifiques du poste

· Missions principales

o Organiser, planifier et superviser l’activité des secrétariats médicaux du ou des services concernés

o Veiller à la qualité, la fiabilité et la continuité du traitement administratif des dossiers patients

o Harmoniser les pratiques professionnelles et les outils utilisés par les secrétariats

o Assurer l’interface entre les équipes médicales, paramédicales, administratives et les usagers

o Contribuer à l’optimisation des circuits de communication et à la fluidité du parcours patient

· Missions spécifiques en lien avec la qualité

o Participer à la mise en œuvre et au suivi des procédures qualité relatives à la gestion des dossiers patients

o Contrôler la conformité et la traçabilité des documents produits par les secrétariats

o Identifier les dysfonctionnements, proposer et mettre en œuvre des actions correctives

o Participer aux audits internes, à l’évaluation des pratiques professionnelles et à la rédaction de protocoles

o Promouvoir la culture qualité et la confidentialité au sein des équipes administratives

· Autres missions spécifiques

o Contribuer à la formation et à l’intégration des nouveaux secrétaires médicaux

o Participer à la mise en œuvre de projets de modernisation des systèmes d’information et de dématérialisation

o Collaborer à la gestion des ressources matérielles et logicielles nécessaires à l’activité des secrétariats

o Représenter le service dans les réunions institutionnelles ou interservices.

· Fonction d’encadrement

o Encadrer, animer et accompagner l’équipe des secrétaires médicaux dans leurs missions quotidiennes

o Évaluer les besoins en effectifs et participer à la répartition des ressources humaines selon l’activité

o Assurer l’évaluation annuelle, le suivi des compétences et la montée en qualification des agents

o Favoriser la cohésion d’équipe, la communication et la gestion constructive des situations conflictuelles

o Participer au pilotage de l’activité et à la déclinaison des objectifs du service au niveau des secrétariats

Activités

Management :

· Assure le management de son secteur en cohérence avec les orientations stratégiques définies : management participatif, politique de communication, démarche qualité. Est ainsi le (la) garant(e) de l’organisation du travail, de la qualité des prestations fournies, de la participation et de l’information des agents

· Détermine avec son équipe, en cohérence avec le projet d’établissement et les orientations stratégiques, les axes de développement de son secteur

· Évalue annuellement chaque agent de son secteur, détermine les objectifs opérationnels et promeut l’auto-évaluation

· Garantit l’adéquation entre le besoin en compétences de son secteur et les compétences existantes. Propose des actions de développement, de maintien ou d’acquisition de compétences, au niveau individuel ou collectif. Détecte les potentiels, accompagne les projets personnels, participe au développement des compétences de la structure

· Assure la circulation de l’information dans son secteur et la communication interne

Gestion des secrétaires médicaux(ales) :

Il (elle) gère sur le plan administratif les effectifs et les affectations, tous statuts confondus. Pour cela, il (elle) :

· Encadre des référents, répartis par pôle, chargés de la gestion des plannings de travail et du management de proximité des secrétaires médicaux(ales)

· Participe aux opérations administratives liées aux recrutements (examens, sélection des candidatures internes et externes, avis de vacance de postes, etc.)

· Participe à la gestion des décisions, contrats et renouvellements

· Élabore et met à jour les tableaux des effectifs des secrétariats du Centre hospitalier

· Établit les différentes statistiques, études enquêtes demandées par la Direction

· Contribue dans son domaine à la constitution du bilan social

Encadrement de l’équipe du standard :

Il (elle) gère sur le plan organisationnel et administratif l’activité du standard téléphonique. À ce titre, il (elle) :

· Encadre l’équipe des agents du standard et organise la répartition des activités quotidiennes

· Élabore, met en œuvre et ajuste les plannings de travail, en veillant à la continuité de service

· Veille à la qualité de l’accueil téléphonique et au respect des procédures d’orientation des appels

· Participe aux opérations administratives liées aux recrutements, à l’intégration et au suivi des agents du standard

· Identifie les besoins en effectifs et en compétences et propose les ajustements nécessaires

· Contribue à la formation et au développement des compétences des agents du standard

· Analyse l’activité du standard (flux d’appels, indicateurs de qualité) et propose des actions d’amélioration

· Participe à l’évolution des outils et des organisations liés à l’activité du standard

Communication :

Il (elle) représente comme interlocuteur(trice) privilégié(e), la Direction des ressources humaines, dans son champ de compétence, notamment auprès du personnel médical et de l’encadrement soignant.

Il (elle) participe aux réunions organisées par le Directeur des ressources humaines, notamment celles qui ont pour objet la restructuration des secrétariats médicaux. À ce titre, il (elle) :

· Est garant(e) de la bonne application des orientations RH au sein des secrétariats médicaux (emploi, valorisation, participation)

· Veille à la mise en œuvre des actions décidées et à leur suivi

· Participe à l’évolution de l’organisation du service afin qu’elle réponde aux besoins des professionnels, des usagers et de l’institution

· Fait circuler et partage l’information entre les différents acteurs concernés

· Contribue à l’élaboration et au suivi des axes de progrès et des plans de formation

· Participe à la valorisation de l’image de la Direction des ressources humaines, en veillant à la qualité de l’accueil et du service rendu aux interlocuteurs internes et externes

Risques professionnels

· Exposition possible aux risques psychosociaux liés à la charge mentale, à la multiplicité des sollicitations et à la gestion d’équipes

· Confrontation à des situations émotionnellement difficiles dans le cadre hospitalier

· Environnement de travail pouvant présenter un bruit ambiant ou un confort matériel variable selon les locaux

· Risques de fatigue visuelle et troubles musculosquelettiques liés au travail prolongé sur écran et à la posture assise

· Risques organisationnels liés aux interruptions fréquentes, aux priorités changeantes ou aux outils informatiques

· Vigilance constante sur la confidentialité des données patients et le respect du cadre réglementaire

Compétences

(Issues du répertoire des métiers de la FPH)

- Savoir-faire

· Analyser et optimiser un / des processus

· Arbitrer et/ou décider entre différentes propositions, dans un environnement donné

· Concevoir et mettre en œuvre des changements organisationnels

· Concevoir, piloter et évaluer un projet / un processus relevant de son domaine de compétence

· Fixer des objectifs, mesurer les résultats et évaluer les performances collectives et/ou individuelles

· Identifier et analyser les évolutions et leurs impacts sur les activités, les systèmes relatifs à son domaine de compétence

· Piloter, animer / communiquer, motiver une ou plusieurs équipes

· Planifier, organiser, répartir la charge de travail et allouer les ressources pour sa réalisation

· Traduire les orientations, plans d’actions et moyens de réalisation en activités quotidiennes

- Savoir-être

· Rigueur et sens de l’organisation dans la gestion des priorités et des procédures

· Discrétion professionnelle et respect absolu de la confidentialité des informations médicales

· Esprit d’équipe et capacité à fédérer autour d’objectifs communs

· Sens de la communication et aptitude à dialoguer avec des interlocuteurs variés (médecins, soignants, administratifs, usagers)

· Leadership bienveillant et capacité à motiver, accompagner et recadrer les agents

· Réactivité et adaptabilité face aux imprévus et aux évolutions du service

· Capacité d’analyse et de recul pour anticiper les besoins et résoudre les situations complexes

· Diplomatie et maîtrise de soi dans la gestion des tensions ou des situations sensibles

· Esprit d’initiative et force de proposition dans l’amélioration continue des pratiques

Profil recherché

Diplôme requis de niveau 6 (Licence) ou 7 (Master) dans les domaines de la gestion, des ressources humaines ou de l’administration publique.

Formation / expérience professionnelle exigée en management de services hospitaliers.

Très bonne connaissance requise du fonctionnement des secrétariats médicaux.