Assistant de gestion H/F

Description du poste

En tant qu’assistant·e de gestion, vous aurez un rôle clé dans l’organisation et l’efficacité du service d’aide à domicile. Véritable pilier administratif et opérationnel, vous contribuez à la qualité de nos interventions auprès des clients.

Vos principales missions

Accueil et support administratif

• Assurer un accueil professionnel, bienveillant et efficace.

• Réaliser les opérations administratives du quotidien et veiller à la bonne organisation des espaces d’accueil.

• Participer aux permanences de la plateforme départementale si nécessaire.

Gestion administrative du personnel

• Constituer les dossiers d’embauche (DPAE, contrats, documents administratifs, visites médicales).

• Suivre les dossiers salariés tout au long du contrat.

• Mettre à jour le registre unique du personnel.

• Préparer le planning des congés et accompagner les responsables dans le suivi RH.

Gestion et optimisation des plannings

Cœur du poste : vous êtes l’architecte de l’organisation des interventions.

• Élaborer, ajuster et optimiser les plannings des intervenant·e·s, dans le respect du droit du travail.

• Garantir la continuité de service et anticiper les imprévus.

• Optimiser les tournées en tenant compte de la géographie, des compétences, des disponibilités et des besoins clients.

• Contribuer à l’équilibrage des ratios de gestion (heures planifiées / heures réalisées, équilibre des contrats, cohérence des charges de travail).

• Suivre l’activité grâce aux outils de planification et à la télégestion.

Suivi qualité & relation clients

• Répondre aux demandes et observations des clients.

• Assurer le suivi des prestations tout au long du contrat.

• Réaliser des visites à domicile et accompagnements terrain.

Gestion financière

• Participer au recouvrement des factures.

• Effectuer les enregistrements comptables courants.

Une mission riche, polyvalente et essentielle au bon fonctionnement de l’association.

Travail en lien avec les bénévoles et les présidents d’association

• Collaborer quotidiennement avec les bénévoles et les présidents des associations locales.

• Adapter sa communication à des interlocuteurs non salariés mais employeurs des aides à domicile.

• Faciliter la prise de décisions et fluidifier les échanges entre salariés, bénévoles et responsables associatifs.

• Représenter la Fédération tout en respectant le fonctionnement de l’association locale.

Profil recherché

Vous êtes la personne idéale si :

• Vous aimez organiser, planifier, anticiper et optimiser.

• Les chiffres, indicateurs et ratios de gestion ne vous font pas peur.

• Vous avez un excellent sens du service et une grande capacité d’adaptation.

Compétences attendues

• Aisance à l’écrit comme à l’oral.

• Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels de planification.

• Rigueur, autonomie, sens de l’organisation et des priorités.

• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.

• Qualités relationnelles : écoute, communication adaptée, diplomatie, travail en équipe.

Savoir-être

• Professionnalisme, discrétion, respect de la confidentialité.

• Polyvalence et adaptabilité.

• Capacité à prendre du recul, analyser les situations et proposer des solutions.

  Qualités indispensables pour tenir ce poste

  • Proactivité

  • Patient(e) + ferme (face aux clients et salariés)

  • Réactif·ve

  • Capable de décisions rapides

  • Très autonome

  
  

Compétences relationnelles spécifiques ADMR

• Savoir travailler en partenariat étroit avec les bénévoles et présidents d’associations, qui sont les employeurs des intervenants.

• Être capable d’adapter sa posture entre collaborateurs salariés (Fédération) et responsables élus (associations locales).

• Faire preuve de diplomatie, de pédagogie et de respect du fonctionnement associatif.

• Avoir une attitude constructive, ni trop rigide, ni trop passive.

Nous apprécierons particulièrement les candidats capables de s’adapter rapidement et de prendre leurs fonctions sans délai.”