Agent administratif chargé de l'état-civil, de la dématérialisation des actes et des engagements financiers

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >

Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif

Adjoint adm. principal de 2ème classe

Adjoint adm. principal de 1ère classe

Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()

Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient.

Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans. Temps de travail Temps complet, 1607 heures annuelles Management Non Experience souhaitée Confirmé Descriptif de l'emploi Sous l'autorité de la directrice générale des services et au sein d'un service de 9 agents, cet agent administratif polyvalent sera référent des missions d'état-civil, des attestations d'accueil des étrangers, de la saisie des bons de commandes, des factures et de leur suivi, de la dématérialisation des actes.

Missions / conditions d'exercice MISSIONS PRINCIPALES

Etat-civil : missions accomplies en binôme

• Accueillir et renseigner le public.
• Réceptionner les déclarations, apprécier les demandes au regard des documents fournis et contrôler l'authenticité des attestations fournies.
• Etablir les actes d'état-civil.
• Délivrer les permis d'inhumer.
• Traiter les dossiers de changement de prénom.
• Préparer les dossiers de mariage.
• Enregistrer et publier les déclarations de Pacte Civil de Solidarité (PACS).
• Tenir les registres de l'état-civil.
• Etablir les arrêtés de délégation ponctuelle de fonction d'officier d'état-civil.
• Préparer les dossiers de baptême civil.
• Tenir à jour le planning de réservation de la salle des mariages et veiller à sa mise en place.

Attestation d'accueil des étrangers :

• Accueillir et renseigner le public.
• Réceptionner les documents et contrôler leur conformité et la complétude du dossier.
• Etablir l'attestation

Saisie dans le logiciel finances :

• Saisir dans le logiciel finances les bons de commande du service administratif, ressources humaines et écoles.
• Saisir les engagements annuels récurrents pour le service administratif, ressources humaines et écoles.
• Suivre la validation et l'envoi des bons de commande aux personnes concernées.
• Enregistrer informatiquement les factures dans la chaine comptable.
• Suivre le bon paiement desdites factures.

Dématérialisation des actes :

• Scanner et déposer sur la plateforme dématérialisée les actes transmissibles au contrôle de légalité pour la commune, le SIVU Arthès / Lescure et le CCAS
• Enregistrer les actes transmis dans le fichier informatique partagé du cloud mairie.
• Editer les actes transmis pour affichage.

MISSIONS SECONDAIRES

Cimetière : en l'absence de l'agent chargé de cette mission et dans le cadre de la continuité du service public :

• Accueillir et renseigner le public.
• Réceptionner les demandes d'autorisations de travaux, contrôler les documents et délivrer les autorisations.
• Vérifier la situation administrative du demandeur, vérifier le droit de propriété, le droit à l'inhumation et l'exhumation, procéder aux opérations d'attribution de concessions.

Courrier : en l'absence de l'agent chargé de cette mission

• Enregistrer le courrier arrivé papier et électronique.
• Communiquer le courrier et le distribuer dans le service.
• Affranchir et expédier le courrier départ.
• Gérer les consommables de la machine à affranchir.

MISSIONS TRES PONCTUELLES

Compte tenu de la taille de la collectivité, l'agent peut exceptionnellement être amené à exécuter d'autres missions en adéquation avec son cadre d'emplois.

• Accueil général : en cas d'absence des 2 agents assurant l'accueil et par roulement avec les autres agents du service Profils recherchés Savoirs généraux :
• Connaître les techniques rédactionnelles administratives.
• Avoir une bonne pratique des logiciels Word et Excel
• Connaître l'environnement des collectivités territoriales.
• Maitriser les techniques d'accueil et de régulation.

Savoirs Socioprofessionnels :

• Maitriser l'information générale relative à l'état-civil (l'IGREC).
• Connaître les règles communes à la rédaction des actes d'état-civil et à leur délivrance.
• Utiliser les logiciels métier : E-GR, Civil finances, plateforme S2Low.
• Suivre l'évolution réglementaire des différents domaines concernés.
• Connaître les règles générales en matière de comptabilité publique.

Le savoir-être :

• Respecter la confidentialité des informations délivrées et le devoir de discrétion.
• Travailler en équipe.
• Gérer les risques de tension avec le public.
• Prioriser un travail organisé, soigné et méthodique.
• Proposer des améliorations de fonctionnement afin de rendre le service plus qualitatif et plus efficient.
Il y a 19 jours