Assistant de direction - H/F

À propos de nous

Le Puy du Fou est devenu un phénomène dans le monde du spectacle. Il a brisé les codes et inventé une nouvelle génération de parc avec un concept artistique unique, cinq fois récompensé dans le monde depuis 2012.

6 000 hommes et femmes le font vivre et grandir avec passion.

Quel que soit leur poste, ils n’ont qu’un seul objectif : rechercher l’excellence pour créer l’émotion et faire rêver des millions de visiteurs chaque année.

Dans plus de 100 métiers, chacune de nos équipes, chacun de nos talents est encouragé à repousser ses propres limites, à se dépasser et devenir une référence dans son domaine. Viser plus haut pour rendre possible ce qui paraît impossible, c’est notre ambition car les rêves sont faits pour être réalisés !

Chaque jour, nous réalisons des rêves ! Et vous ?

Mission

1. Gestion de l’assistanat du Directeur des Opérations

· Gestion de l’agenda du Directeur des Opérations

· Organisation des déplacements

· Planification des REX

· Gestion des invités (évènements, pass, billetterie, séjour, vœux, pass entreprises, etc.)

· Être l’interlocuteur des responsables d’équipes

· Suivi des évènements se déroulant au Puy du Fou

· Etablissement du planning annuel et préparation des plannings retro d’ouverture

· Organisation d’évènements divers (séminaires, soirée DOP, etc..) et des visites officielles

2. Organisation et pilotage des équipes

· Concevoir et mettre à jour les outils de suivi d'activité, de tableaux de bords et reporting

· Suivi des CA et KPI hebdomadaires, mensuels et annuels

3. Gestion des dossiers en lien avec les autorités

· Suivi des dossiers administratifs en lien avec les autorités tels que le SDIS, le CNAPS, la Gendarmerie, la Préfecture, la mairie…

4. Suivi financier :

· Du budget du Directeur des Opérations :

· Suivi et vérification des factures, gestion des notes de frais, devis, commandes…

· Être le lien avec le service comptabilité

· Des budgets de la direction des opérations :

· Préparation des budgets annuels et des atterrissages en lien avec le contrôleur de gestion et le directeur des Opérations

· Accompagnement des équipes dans leur suivi de budget

· Contrôle des budgets mensualisés en lien avec le contrôle de gestion

5. Gestion RH :

· Etablir les plannings des médecins et veiller à ce que les logiciels de planification soient complets pour l’établissement de la paie

· Être le lien avec le service RH

· Suivi et Reporting mensuel de la masse salariale

· Suivi des CDI de la Direction des Opérations

· Suivi des bons de commandes intragroupe

6. Gestion Opérationnelle :

· Rédaction de courriers / Comptes rendus

· Préparation de dossiers et des réunions pour le directeur des opérations

· Transmission des informations entre la Direction et les différents interlocuteurs

· Centraliser les besoins des équipes de la Direction des Opérations

· Suivi de projets divers

7. Accompagnement des assistantes administratives des équipes :

· Organiser et superviser le travail de l’assistanat administratif

· Organisation et animation des réunions avec les supports administratifs de la DOP

Profil

Formation et diplômes : issu(e) d’une formation bac+2 à bac+3 type BTS Assistant de Manager, BTS Gestion PME-PMI

Expérience nécessaire :

· Entre 3 à 5 ans d’expérience sur un poste similaire

Compétences requises :

· Excellente maitrise de l’outil informatique (pack office, outlook, ect..)

· Excellente qualité rédactionnelle et relationnelle

· Capacité à gérer des agendas, réunions, déplacements, ect.

· Maitrise de la gestion de budget

· Connaissance en RH et en comptabilité

· Savoir faire de la veille d’information

Qualités requises :

· Être à l’écoute, disponible et savoir s’adapter

· Sens de la confidentialité, discrétion

· Polyvalence, sens du service

· Autonomie, rigueur, esprit d’analyse et de synthèse

· Capacité à travailler en équipe, et bon communiquant