ASSISTANT-E DE DIRECTION

Description du poste

Définition du poste : Apporter son appui dans l'organisation quotidienne du travail et contribuer au suivi des dossiers en assurant des fonctions d'assistance technique et de sécurisation des remontées au sein de la direction déléguée aux professionnels de santé et à la prospective. Activités essentielles : • Assurer l'organisation de l'agenda du directeur délégué, • Organiser les différentes réunions des équipes de direction (préparation des fonds de dossiers, rédaction de messages, de supports, de présentations, de comptes rendus ou de notes, du suivi des décisions prises), • Gérer les listes de contacts de la direction déléguée, • Gérer les déplacements du directeur et des agents de la direction déléguée, • Assurer la constitution des fonds de dossiers et les tenir à disposition en temps utile pour les équipes de direction, • Evaluer, signaler et orienter les urgences, • Gérer la boite de messagerie fonctionnelle de la direction déléguée ainsi que la messagerie commune à la DOS concernant les déplacements des agents, • Elaborer des tableaux de bord de suivi des dossiers, des échéanciers et des statistiques et en assurer le suivi en lien avec les autres directions, • Assurer l'accueil téléphonique et physique et prendre les rendez-vous, • Assurer la gestion et le suivi du courrier (dont les courriers élus en lien avec le cabinet) impliquant l'utilisation notamment de l'outil ELISE, • Mettre en œuvre et assister les équipes dans l'archivage des documents numériques et physiques de la direction déléguée, • Participer à l'organisation des évènements internes et externes de la direction déléguée, • Assurer les interfaces avec les autres directions et la direction générale. Activités annexes : • Appui ponctuel au pôle RHS, • Appui ponctuel au pôle études et statistiques, • Suppléer de façon régulière le secrétariat de direction de la Direction déléguée à l'efficience et à la transformation numérique du système de santé pendant les congés de l'assistante, • Suppléer de façon ponctuelle le secrétariat de la DOS et des autres directions métiers. Relations internes : Ensemble des directions de l'agence. Relations externes : Services de l'Etat, administrations centrales, organismes d'assurance maladie, élus de Nouvelle-Aquitaine (parlementaires, conseillers départementaux et régionaux, maires, présidents de communautés d'agglomérations), établissements de santé, établissements médico-sociaux, facultés et université, instituts de formation…etc. Spécificités du poste / Contraintes : • Poste exposé et exigeant, notamment en termes de disponibilité, réactivité, rigueur, capacités relationnelles et discrétion professionnelle, • Variété et complexité des sujets et des dossiers traités. Rattachement hiérarchique : Directeur délégué aux professionnels de santé et de la prospective.

Profil recherché

Vos compétences

Connaissances : BUREAUTIQUE ET OUTILS COLLABORATIFS, ENVIRONNEMENT ADMINISTRATIF, INSTITUTIONNEL, GESTION DE L'INFORMATION, ORGANISATION, MÉTHODE ET PROCESSUS, TECHNIQUES DE RÉDACTION. Savoir-faire : COMMUNIQUER, CONCEVOIR UN SUPPORT, UN DOCUMENT, PRIORISER, PLANIFIER, ARCHIVER. Savoir-être : ÊTRE AUTONOME, ESPRIT D'INITIATIVE, FACULTÉ D'ADAPTATION, FAIRE PREUVE DE DISCRÉTION, SENS DE L'ORGANISATION, AISANCE RELATIONNELLE, AVOIR L'ESPRIT D'ÉQUIPE, RÉACTIVITÉ, ÊTRE RIGOUREUX, DISPONIBILITE. Le jury est soucieux du respect du principe de non-discrimination et s'engage pour la diversité et l'égalité professionnelle. Tous les postes de l'ARS sont ouverts aux personnes en situation de handicap.

Informations complémentaires

Le poste peut convenir à un premier poste dans le domaine ou à une nouvelle orientation professionnelle.