Cadre de gestion de pôles - H/F

Description entreprise :

Avec plus de 2 100 lits et places, le CHU Grenoble Alpes est le 12e hôpital de France. Il emploie plus de 11 500 professionnels dont 1 700 médecins sur 3 sites : site Nord (hôpital Michallon et hôpital Couple-Enfant, site Sud, site de Voiron). Il dispose d’un plateau technique performant et dispense des soins hautement spécialisés.

Plus de 100 corps de métiers se côtoient chaque jour pour contribuer directement ou indirectement à sa vocation de soin, d’enseignement, de recherche et de prévention.

Les 3 missions essentielles du CHUGA sont :

• Soigner
• Former
• Chercher

Description du poste :

Le poste est affecté sur deux pôles :

- Le Pôle THORAX VAISSEAUX (PTV)

- Le Pôle BIOLOGIE et PATHOLOGIE (PBP)

Le pôle THORAX VAISSEAUX est un pôle médico-chirurgical, comprenant 7 services hospitalo-universitaires : cardiologie, pneumologie-physiologie, chirurgie cardiaque, chirurgie thoracique et endocrinienne, chirurgie vasculaire, médecine Vasculaire, rééducation cardio-vasculaire.

Il offre différentes modalités de prise en charge aux patients : consultation, hôpital de jour, hospitalisation conventionnelle, soins médicaux et de réadaptation (SMR). Environ 500 personnels non médicaux et 100 personnels médicaux exercent au sein du pôle. Le budget de fonctionnement du pôle était de 97 millions d’€ en 2024. 22 000 séjours ont lieu chaque année au sein du pôle. Le pôle comprend 175 lits d’hospitalisation conventionnelle et 40 places d’HDJ ; 89 lits de SMR/MPR ; 24 lits de soins critiques.

Le pôle BIOLOGIE et PATHOLOGIE réunit les disciplines biologiques et médicales qui se consacrent à la réalisation d’examens à des fins diagnostiques et théranostiques à partir de prélèvements humains. Il est constitué de 9 services: anatomo-Cyto-Pathologie; biochimie, Biologie Moléculaire et Toxicologie environnementale; hématologie biologique; immunologie Biologique; pharmacotoxicologie; parasitologie et mycologie; bactériologie et hygiène hospitalière; virologie; laboratoire de Voiron.

A l’exception du laboratoire de Voiron, ces services sont regroupés à dans un bâtiment unique, l’Institut de Biologie et Pathologie (IBP) sur le site de l’Hôpital Nord.

Missions générales

Le cadre de gestion de pôle fait partie de l’équipe de direction de pôle, avec le coordonnateur de pôle, le cadre supérieur de pôle et le directeur délégué. Sous l’autorité de ce dernier, il a pour principaux objectifs d’assister la direction de pôle dans la gestion du pôle en particulier dans l’élaboration, la mise en œuvre, le suivi et l’évaluation des projets du pôle et du budget de pôle.

A ce titre, le Cadre de gestion de pôle :

- Participe au suivi stratégique et opérationnel de la situation du pôle et des projets du pôle, et propose des actions en lien avec les évolutions constatées.

- Assure, en lien avec le contrôle de gestion, le suivi des indicateurs médico-économiques et administratifs du pôle (activité, dépenses, consommations des ressources, recettes du pôle) et propose des actions correctives.

- Fait le lien avec les professionnels médicaux et paramédicaux sur la mise en œuvre d’actions correctives au regard du suivi des indicateurs médico-économiques et administratifs du pôle.

- Répond aux sollicitations du pôle sur les sujets relevant du champ des directions fonctionnelles (Ressources Humaines, Logistique, Achats, Travaux, Facturation, Informatique, etc.)

Missions spécifiques :

1/ Appui au pôle dans la gestion de projet et la gestion courante :

- Participe à la préparation des échanges formalisés entre la direction de pôle et la gouvernance du CHUGA, notamment en ce qui concerne les projets : instruction puis suivi des projets validés avec les directions fonctionnelles.

- Assure en lien avec le cadre supérieur de pôle la gestion et le suivi des enveloppes déléguées (mensualités, autres dépenses d’exploitation et investissements, budget QVT, formation, etc.)

- Formalise et recense les priorités du pôle en matière d’achat et d’équipement mobilier, en lien avec le Cadre supérieur de santé, dans le respect du plan d’équipement

- En lien avec le contrôle de gestion (appui méthodologique), réalise des études médico-économiques afin d’aider à la décision.

- Assiste le directeur délégué dans le suivi de missions spécifiques au pôle

- Travaille avec le trio de pôle à l’optimisation des organisations du pôle (circuits patients ou des prélèvements notamment) pour renforcer l’attractivité des services du pôle, l’efficacité et la qualité des prestations réalisées par le pôle (accueil téléphonique et physique, par exemple).

2/ Analyse, suivi et reporting des tableaux de bord (DATA) :

- Contribue au pilotage médico-économique du pôle : suivi des tableaux de bord transmis par les Directions fonctionnelles (dépenses, recettes des Titres 1-2-3, activités, données RH…) recherche la cause des écarts aux objectifs chiffrés, assure le reporting au pôle et met en œuvre le cas échéant les mesures correctives décidées par la direction du pôle en lien avec les directions des finances et du contrôle de gestion.

- Suit les tableaux des emplois médicaux et non médicaux par pôle et par unité de gestion en lien avec la DRH et la Directions des Affaires Médicales. Fiabilise à chaque campagne de mise à jour les tableaux des emplois

- Participe à la définition, la mise en place et au suivi des mesures de transformation dans le pôle

- Réalise en lien avec le contrôle de gestion le remplissage de diverses enquêtes concernant le pôle

- Participe à l’organisation et l’animation des instances de pôle et des réunions au sein du pôle

3/ Gestion des secrétariats et du (des) gestionnaire(s) des ressources humaines de pôle

- Encadre et coordonne les secrétaires référentes des secrétariats du PTV et du PTB,

- Met en place et suit des indicateurs sur l’activité des secrétariats

- Met en place et suit des actions d’amélioration de la fonction de secrétariat et d’optimisation des organisations

- Etablit des procédures et process Qualité

- Supervise le recrutement des personnels de secrétariat et d’accueil du PTV et du PTB

- Œuvre au reclassement en lien avec le Cadre supérieur de santé des personnels soignants sur poste adapté

- Encadre le (ou les) gestionnaire(s) des Ressources Humaines du PTV et du PTB.

4/ Suivi des procédures de facturation et des coopérations et de contrats de sous-traitance des actions de biologie et de pathologie

- Participe à la finalisation des contrats et conventions en soutien du Directeur Délégué

- Veille la bonne mise en œuvre de ces contrats et conventions notamment en matière de facturation

- Pilote les processus de facturation et de sous-traitance vers des laboratoires extérieurs dans le cadre de la démarche de gestion de la qualité propre au laboratoire médical (Certification COFRAC).

Profil recherché :

Connaissances et compétences à maitriser

En matière de gestion :

- Connaître les mécanismes de la gestion financière à l’hôpital : l’EPRD, réalisation des recettes et des dépenses hospitalières, mécanismes d’imputation et de suivi analytique

- Maîtriser les ressources du système d’information ;

- Savoir piloter une démarche projet ;

- Connaître les fondamentaux des règles de facturation et les règles relatives aux recettes hospitalières ;

- Maitriser la méthodologie des études médico-économiques ;

En matière de ressources humaines :

- Connaître les procédures de recrutements des personnels médicaux et non-médicaux et les principales règles de gestion statutaires.

En matière d’affaires générales :

- Savoir maîtriser et coordonner les différentes sources d’informations.

Qualités requises

- Esprit d’analyse et de synthèse

- Capacité d’organisation et d’initiative

- Capacité à rendre compte avec pédagogie

- Capacité à mener des projets

- Capacité à promouvoir et à conduire le changement

- Diplomatie, qualités relationnelles et persévérance

- Autonomie et ouverture d’esprit

- Réactivité et capacités d’adaptation

- Qualités rédactionnelles

- Maitrise des présentations orales devant des professionnels

Formation requise

- Management, gestion, contrôle de gestion

- Master 2 ou Licence avec expérience professionnelle