Secrétaire médico-administrative H/F - EFC et Foyer Relais

Mission

L’espace Famille et Couple accompagne des couples et des familles pour soigner leurs relations et leur communication. La mission prioritaire de l’EFC est de recevoir en consultation ambulatoire des familles ou des couples dont l’un des membres souffre d’une pathologie psychiatrique. La demande peut émaner de professionnels de santé, ou directement de familles ou de couples. Les consultations de thérapie familiale sont assurées par un binôme de thérapeutes formés à la thérapie familiale d’orientation systémique.

L’EFC est composé d’une équipe pluridisciplinaire de 5 professionnels (médecin, psychomotricien, psychologues et secrétaire médico-administrative).

Le Foyer Relais est un établissement de postcure de 17 places, non sectorisé qui offre un hébergement hôtelier et un accompagnement soignant en milieu ouvert à des personnes souffrant de troubles psychiques et ce, pour un temps limité de 6 mois renouvelable.

Sous la responsabilité hiérarchique du médecin responsable de l’Espace famille et couple, le/la secrétaire médico-administrative assure en lien fonctionnel avec les équipes soignantes le secrétariat médical de l’Espace famille et couple et du Foyer Relais.

Le/la secrétaire médico-administrative est également responsable du suivi administratif des admissions, de la déclaration de l’activité mensuelle et de la facturation via trois logiciels métiers : Séjour, GAP First et le Dossier Patient Informatisé (CORTEXTE).

Principales fonctions

Assurer l’accueil physique et téléphonique des patients et partenaires :

• Accueillir et renseigner les patients et les familles sur les horaires de réception, les possibilités de rendez-vous…
• Informer les partenaires extérieurs

Gérer le dossier administratif du patient :

• Assurer la prise de rendez-vous, rédiger les courriers aux divers correspondants et patients
• Gérer des demandes d’admission et mettre à jour la liste d’attente
• Tenir à jour les dossiers médico-administratifs des patients
• Préparer et diffuser la correspondance, les convocations, les mémos et les formulaires, traçabilité des envois
• Archiver et mettre à jour les coordonnées des patients
• Alimenter de manière mensuelle le RIM-P (Recueil d’Information médicalisée en Psychiatrie), en entrant les mouvements au fur et à mesure

Suivre la facturation et l’activité mensuelle du service :

• Tenue de la facturation, relance, suivi des règlements des patients et des différents payeurs
• Faire le lien avec le service administratif de la Direction de Paris sur le suivi de l’activité, suivi de facturation/des relances, suivi planning mensuel des équipes.

Participer à la vie institutionnelle des unités :

• Participer aux synthèses cliniques et formations d’équipe
• Participer au projet de service, rapports d’activités...

Divers :

• Organiser des temps de réunion et des temps de synthèses avec les partenaires extérieurs
• Gérer l’organisation logistiques des locaux
• Contrôler l’approvisionnement des fournitures de bureau, les produits d’entretiens… passer les commandes appropriées selon les lignes budgétaires

Profil recherché

Formation – Expérience :

- Diplôme de secrétaire médicale

- Expérience de 3 ans minimum.

- Expérience en établissement de santé obligatoire et en psychiatrie souhaitée.

Savoir-Faire :

- Capacité rédactionnelle

- Maitrise du Pack Office

- Qualité relationnelle

- Aptitude pour le travail en équipe

Savoir-Etre :

- Capacité d’écoute

- Discrétion

- Organisation