Chargé(e) de mission - Suivi des projets internationaux

À propos de nous

ENSEA, Grande Ecole d’ingénieurs généraliste dans le domaine du numérique qui délivre le diplôme d’ingénieur depuis 1952. L’ENSEA héberge également 9 équipes de recherche regroupées dans deux laboratoires de renommée internationale : LEA laboratoire d’électronique et d’automatique, et ETIS, UMR CNRS spécialisé dans le traitement de l’information et des systèmes.

Le laboratoire ETIS, UMR 8051 CNRS, CY Cergy Paris Université, ENSEA mène des activités de recherche à forte dimension internationale (Horizon Europe, ANR PRCI, IPAL Singapour, Campus France, partenariats industriels internationaux). Dans ce cadre, le laboratoire souhaite renforcer le suivi administratif et opérationnel de ses projets internationaux et l’accueil de partenaires et chercheurs étrangers.

Mission

Assurer le suivi administratif, financier et organisationnel des projets internationaux du laboratoire ETIS, en appui à la Direction et aux équipes scientifiques, depuis le montage jusqu’au reporting et à la clôture des projets. Assurer également la gestion et le suivi des missions (conférences, congrès, réunions de projet) et des achats associés pour les participants impliqués dans les projets internationaux, en lien avec les règles des tutelles et des financeurs.

Activités :

- Assurer le suivi administratif de l’exécution des contrats et projets internationaux (Horizon Europe, projets bilatéraux, Projets avec A*STAR, NUS, CNRS&CREATE Singapour, etc.).

- Contribuer au montage des projets (collecte des pièces, structuration des dossiers, coordination interne, appui à la rédaction des annexes non scientifiques).

- Suivre les calendriers contractuels (jalons, livrables, amendements) et alerter les porteurs en cas de risque.

- Participer au suivi budgétaire et à la justification financière : collecte des pièces, rapprochements, préparation des éléments de reporting, interface avec les tutelles/financeurs.

- Tenir à jour une base de données/outil de pilotage des projets (tableaux de bord, état d’avancement, engagements/dépenses).

- Coordonner les aspects logistiques liés aux réunions de projets, revues, audits et visites (réservations, déplacements, convocations, supports).

- Organiser l’accueil des partenaires internationaux (chercheurs invités, doctorants, délégations), en lien avec la DRV/RI et les services supports des 3 tutelles.

- Assurer l’interface avec les services de la COMUE/CYU, CNRS, ENSEA, CY Transfer, et les financeurs (Commission européenne, agences, partenaires).

- Contribuer à la veille sur les opportunités de financement international, en lien avec la Direction et les porteurs (diffusion d’appels, pré‑calendrier).

- Participer aux actions de sensibilisation/formation des équipes sur les règles de gestion des projets internationaux (bonnes pratiques, checklists, modèles).

- Gérer les missions des participants (conférences, congrès, workshops, réunions consortium) et les achats associés (inscriptions, titres de transport, hébergements, prestations) à ces projets internationaux, en conformité avec les procédures des tutelles et les règles d’éligibilité des financeurs.

Profil

Compétences attendues :

■ Savoirs / connaissances :

- Connaissance de l’environnement de la recherche publique (unités mixtes, tutelles, financeurs).

- Règles et procédures de gestion de projets/contrats de recherche, idéalement internationaux (Horizon Europe et/ou autres).

- Notions de droit des contrats, droit public et règles d’éligibilité des dépenses.

- Techniques de suivi budgétaire et de justification financière.

- Organisation administrative et logistique d’événements scientifiques.

- Anglais professionnel (niveau B1/B2 souhaité).

■ Savoir-faire :

- Suivre et organiser plusieurs dossiers en parallèle (priorisation, respect des délais).

- Rédiger des documents de suivi (notes, comptes rendus, tableaux de bord, procédures).

- Collecter, vérifier et archiver des pièces justificatives et documents contractuels.

- Construire et maintenir des indicateurs et tableaux de bord (Excel / outils collaboratifs).

- Interagir avec de nombreux interlocuteurs internes et externes, en contexte multiculturel.

■ Savoirs-être :

- Rigueur, sens de l’organisation et fiabilité.

- Autonomie et proactivité (capacité à anticiper les besoins).

- Discrétion et respect de la confidentialité.

- Aisance relationnelle, sens du service et esprit d’équipe.

- Capacité d’adaptation, notamment en période de pics d’activité (dépôts, reporting).