Assistant administratif (H/F)

Rattaché(e) aux équipes projets et au département ingénierie, vous intervenez en tant qu’assistant(e) administratif(ve) pour un bureau d’études dans le ferroviaire. Missions principales 1️⃣ Support administratif et gestion documentaire Gérer la réception, l’enregistrement et la diffusion des courriers, e‑mails et documents projet en respectant les règles de confidentialité et les procédures internes. Assurer la mise à jour et l’organisation de la GED (gestion électronique des documents) : nommage, indexation, archivage et gestion des versions des documents techniques et contractuels. Préparer et suivre les envois et réceptions de dossiers (physiques et dématérialisés) auprès des clients, des sous‑traitants et des autorités. 2️⃣ Suivi administratif des projets Assister les chefs de projet et les ingénieur(e)s dans le suivi administratif des dossiers : constitution des dossiers, suivi des échéances, préparation des réunions et comptes rendus. Rédiger, mettre en forme et relire les documents courants (compte‑rendu, courriers, tableaux de bord, supports de présentation) et garantir leur conformité aux standards internes. Suivre les plannings administratifs, relancer les interlocuteurs et tenir à jour les indicateurs de suivi (actions, points d’alerte, jalons administratifs). 3️⃣ Gestion des commandes et facturation Enregistrer et suivre les commandes fournisseurs et sous‑traitants : saisie des bons de commande, suivi des livraisons et relance des prestataires. Préparer les éléments pour la facturation client et la saisie comptable : contrôle des pièces justificatives, transmission au service comptable et suivi des paiements. Participer à la gestion des notes de frais et des éléments administratifs liés aux déplacements des équipes projet. 4️⃣ Organisation logistique et support aux équipes Organiser les réunions, réservations de salles, vidéoconférences et rendez‑vous, assurer la préparation matérielle et diffuser les invitations et documents associés. Gérer les approvisionnements de bureau et le matériel documentaire (copies, impressions, reliures) nécessaires aux activités du bureau d’études. Être le point de contact administratif pour les équipes terrain et participer à la coordination des interventions en lien avec les plannings projets. Profil recherché Formation Formation administrative de type BTS/DUT (gestion, assistanat, secrétariat) ou équivalent, ou expérience professionnelle significative sur un poste similaire. Expérience Expérience souhaitée de 2 à 5 ans dans un rôle d’assistant(e) administratif(ve), idéalement en bureau d’études, milieu technique, industriel ou ferroviaire. Une expérience chez SNCF Réseau est un atout majeur Compétences Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) et aisance avec les outils de gestion documentaire (GED). Bonne expression écrite et orale en français, capacité à rédiger des comptes‑rendus et des documents structurés. Organisation, rigueur, respect des procédures et capacité à gérer des priorités multiples dans un environnement projet. Esprit d’équipe, sens du service et bonnes capacités de communication avec des interlocuteurs techniques et opérationnels. Anglais technique souhaité pour la lecture de documents et échanges occasionnels. Conditions d’emploi Type de contrat : CDI, CDIC selon profil. Localisation : Marseille Processus de recrutement : étude du dossier, entretien RH et entretien opérationnel. Prise de poste : dès que possible. Si vous souhaitez contribuer au bon déroulement des projets ferroviaires en apportant votre soutien administratif et organisationnel, rejoignez nos équipes pour participer à des missions techniques et structurantes.