Office Manager à temps partagé (secteur Restauration)

PEP'S ADVISORY, cabinet de conseil opérationnel et financier, s'associe à RUFF & ASSOCIES, société indépendante d'expertise comptable pour accompagner ensemble les dirigeants, les décideurs de sociétés innovantes, PME & ETI en France et à l'étranger. Notre offre 360 au service des entrepreneurs et des investisseurs permet de répondre aux défis de développement et de transformation de nos clients. PEP'S ADVISORY, développe son offre d'Office Management externalisé auprès des entreprises du secteur de la restauration (restaurants indépendants, groupes multi-établissements, dark kitchens, traiteurs, hôtellerie-restauration) dans la transformation de leurs processus organisationnels et digitaux. Dans le cadre de ce développement ainsi que de la réforme de la facturation électronique (entrée en vigueur progressive à partir de 2026), Pep's Advisory recrute des Offices Managers expérimentés dans le secteur de la Restauration, appelé(e)s à intervenir en véritable partenaire opérationnel de confiance, garant.e de la fluidité administrative, comptable et organisationnelle de ses clients.

Description du poste :

La mission se déroule en deux temps : une première phase d'audit, suivie d'une phase de running opérationnel au sein des établissements clients. Garant.e d'une structuration et d'une optimisation du quotidien et amélioration continue des procédures, vous serez en charge des missions suivantes : PHASE 1 — Audit & Conformité (Facturation Électronique & Organisation) Dans un premier temps, vous réalisez un audit approfondi de l'organisation administrative et financière des établissements clients, avec un focus sur la conformité à la réforme de la facturation électronique et un diagnostic des outils en place. Vous participez à la planification des missions d'audit, réalisez les diagnostics via un questionnaire de conformité RFE, puis assurez la restitution auprès des clients (préparation des supports, logistique des rendez-vous et comptes rendus). PHASE 2 — Running Opérationnel chez le Client Restauration À l'issue de l'audit, vous intervenez directement au sein de l'établissement client pour assurer la gestion des cycles clés avec les outils adaptés (Pennylane, logiciel de caisse, plateformes de livraison, GED) : - Cycle Ventes : Émission et suivi des factures clients (séminaires, banquets, groupes, livraison) en conformité avec la réforme, réconciliation des encaissements (TPE, espèces, Uber Eats, Deliveroo, Just Eat…), suivi du CA par point de vente et canal de distribution, gestion des avoirs, litiges et reporting régulier. - Cycle Achats : Réception, contrôle et affectation analytique des factures fournisseurs (alimentaires, boissons, consommables…), suivi des marges matières et des coûts d'achat, gestion des échéances de paiement, mise à jour du fichier fournisseurs (Métro, Pomona, Transgourmet, producteurs locaux…) et gestion des litiges et non-conformités. - Cycle Trésorerie : Rapprochements bancaires réguliers (multi-comptes si multi-établissements), suivi des flux de trésorerie, alimentation des tableaux de bord financiers et anticipation des besoins à court terme selon la saisonnalité et les événements. - RH & Paie Restauration : Gestion des plannings, pointages et modulation des heures (convention collective HCR), suivi des congés, heures supplémentaires et repos compensateurs, gestion des extras et CDDU, entrées/sorties du personnel (DPAE, contrats), suivi des formations obligatoires (HACCP, permis d'exploitation) et appui au recrutement. - Conformité & Logistique : Suivi des obligations réglementaires (licences III et IV, affichages obligatoires, autorisations terrasses), gestion des contrôles sanitaires et du plan de maîtrise sanitaire (PMS/HACCP), maintenance des équipements en lien avec les prestataires et organisation des événements privatifs, séminaires et banquets. Véritable point de contact unique et stratégique, vous assurez l'interface entre l'établissement client et l'ensemble de ses partenaires externes (Expert-comptable, Avocat, URSSAF, Caisse de retraite, DIRECCTE, organismes de contrôle sanitaire…), tout en collaborant régulièrement avec les équipes internes du cabinet.

Profil recherché :

Issu.e d'une formation supérieure en gestion et administration des entreprises ou équivalent, vous avez acquis une expérience réussie de minimum 3 ans en cabinet d'expertise comptable et/ou entreprise du secteur de la restauration, hôtellerie-restauration ou commerce alimentaire, idéalement sur le bassin niçois ou la Côte d'Azur. Bonne maîtrise des outils de gestion (notamment Pennylane) et des logiciels métier restauration (logiciel de caisse type Lightspeed, L'Addition ou Zelty, plateformes de livraison, gestion des réservations), et connaissance de la réforme de la facturation électronique. Une connaissance des spécificités du secteur HCR (convention collective des hôtels, cafés, restaurants, gestion des extras, CDDU, marges matières, licences) est un atout majeur. Très bonne capacité à produire des reportings clairs et exploitables pour une direction. Doté.e d'un sens de la confidentialité, vous avez un excellent relationnel pour évoluer et dialoguer en interface multi-interlocuteurs (dirigeants, chefs de cuisine, responsables de salle, fournisseurs). En véritable posture de conseil et d'accompagnement auprès des dirigeants de la restauration, vous avez acquis une capacité d'organisation, de priorisation et d'autonomie. Votre réactivité, votre pragmatisme et votre esprit de synthèse seront clés à la réussite de votre mission dans un secteur à forte cadence opérationnelle.