Avec ses 157 métiers pour plus de 1700 agents, le Conseil Départemental des Ardennes est le 2ème employeur du département. Travailler pour le Département c'est s'investir au sein d'équipes dynamiques et proche du quotidien des 270 000 habitants.
Que ce soit au coeur de notre politique d'action sociale (PMI, protection de l'enfance, RSA, autonomie des personnes âgées et/ou handicapées etc;) ou travailler dans nos collèges, sur nos routes ou dans le domaine de l'environnement, de la culture, du sport, etc... venez participer à la construction d'un département où il fait bon s'oxygéner.
En tant qu'assistante administrative, vous serez en charge d'accueillir et de renseigner le public sur ses droits, les dispositifs et les réseaux existants. Vous accompagnerez la demande au plan administratif et assurerez l'accompagnement administratif des agents de la Mission.
MISSIONS:
1. Accueil physique et téléphonique
Accueillir le public
Identifier la nature et le degré d'urgence de la demande
Orienter vers les missions du Territoire, si besoin vers les partenaires extérieurs
Renseigner sur le dispositif global de la collectivité et son organisation
Planifier les temps de permanence ou autres rendez-vous avec les travailleurs sociaux
2. Identification et accompagnement des demandes sociales
Renseigner l'usager sur ses droits et les démarches à effectuer
Assurer le lien entre les usagers, les travailleurs médico-sociaux et les dossiers en cours
Orienter l'usager vers le service ou partenaire adéquat
3. Gestion administrative des dispositifs
Saisir les données dans SOLIS dans le respect des procédures et des échéances
Créer et compléter le Dossier Unique de Territoire
Gérer les dispositifs TISF/MASP : planification des réunions, rédaction des comptes-rendus et suivi des décisions
Gérer les dispositifs obligation de formation 16-18 ans et précarité énergétique
Mettre à jour les différents tableaux de bord -
4. Accompagnement administratif des équipes et du service
Assurer la mise en forme des courriers et des rapports médico-sociaux
Veiller à la tenue des tableaux de suivi des activités
Tenir à jour le classement des dossiers
Organiser les temps de concertation et les relais
Participer à l'archivage des données du service dans les règles fixées par la collectivité
Participer aux instances et groupes de travail.
5. Gestion logistique
Gérer la logistique et les fournitures
Signaler les problèmes relatifs aux bâtiments
RELATIONS HIERARCHIQUES ET FONCTIONNELLES
Sous l'autorité hiérarchique du Responsable de la Mission Accueil, Accompagnement et Développement Social et/ou de l'adjoint au responsable.
Relations fonctionnelles :
- Internes : avec l'ensemble des agents de la Délégation Territoriale et de la Collectivité
- Externes : avec l'ensemble des partenaires
PROFIL :
Diplôme
Baccalauréat ( à minima)
Connaissances
Connaissances des dispositifs et des acteurs de l'action sociale
Connaissance des organismes extérieurs connexes à l'action sociale (CAF, CCAS...)
Maîtrise des outils téléphoniques
Maitrise des outils bureautiques : WORD-EXCEL-X-PARAPH
Connaissance du logiciel métier SOLIS souhaitée
Utilisation de l'outil collaboratif Outlook dans le respect de l'organisation fixé
Savoir-faire
Techniques de communication
Technique d'écoute active
Techniques de régulation des conflits
Maîtrise des techniques de prise de notes et de rédaction des comptes-rendus
Qualités rédactionnelles
Aptitudes et qualités requises
Courtoisie
Facilité d'écoute et de communication
Sens du travail en équipe
Discrétion professionnelle
Sens de l'organisation et rigueur
Capacité d'adaptation et d'autonomie
POSTE A POURVOIR DES A PRESENT
Assistant administratif de la Mission AADS - H/F • Charleville-Mézières, Grand Est, France
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