Gestionnaire administratif – Direction de la Stratégie

Gestionnaire Administrative
Direction de la Stratégie
Autorisations Contractualisation Coopération

Définition du poste :

Sous la responsabilité du Directeur des Affaires Médicales, des coopérations et d’appui à la stratégie, et de la Responsable Stratégie
En collaboration et soutien à la Responsable Stratégie, la gestionnaire administrative Stratégie assure le suivi administratif en matière de stratégie et de développement des coopérations et des partenariats.

Missions générales et administratives :

• Coordination et suivi du courrier et des mails
• Gestion des envois par courrier
• Rédaction et mise en forme de courriers, notes, documents
• Elaboration, mise en place et actualisation d’outils de suivi
• Collecte de données
• Gestion de l’agenda « Stratégie », programmation de réunion
• Rédaction de compte rendu de réunions
• Planification et participation aux instances

Missions Spécifiques :

Stratégie et projets médicaux :

• Participer à la coordination des projets (médical et d’établissement)
• Rédaction du projet d’établissement
• Participer à la coordination et à l’organisation du suivi des contrats pluriannuels d’objectifs et de moyens pour les pôles et les directions fonctionnelles par thématique proposé par l’ARS.
• Réalisation de diagnostic (avoir une connaissance élargie des activités interne à l’établissement et des activités du territoire)
• Organiser des points de suivis DIM/ DAF et assurer le suivi des différents projets et des éléments diagnostic

Suivi des conventions et coopérations :

• Gestion administrative
• Suivi des conventions et présentation d’un bilan annuel (actualisation du tableau de bord de suivi)
• Etude des conventions et propositions de rédactions

Dossiers d’autorisation :

• Préparation des dossiers : organiser les collectes de données auprès des équipes et directions concernées.
• Pré rédaction des données et des trames de réponses
• Gestion administrative des dossiers de demande et de renouvellement d’autorisation d’activités de soins et de labélisation de l’établissement
• Préparation des visites de conformité

Appels à projets :

• Recherche des appels à projet et appels à candidature et transmission aux personnes concernées.
• Actualisation du tableau de bord de suivi.
• Rédaction des appels à projets et/ou demande de subvention en lien avec la Responsable Stratégie et en lien avec les pôles et les équipes concernées
• Gestion de la Cellule Instruction projet :
  o Programmation des réunions
  o Saisir les directions et les équipes concernées
  o Actualiser le tableau de suivi des projets
  o Mettre en place des plans d’actions
  o Rédaction des ordres du jour et des relevés de décisions

Programmes d’éducation thérapeutique du patient :

• Préparation des déclarations des nouveaux programmes ETP
• Préparation des déclarations des demandes de renouvellement de programme
• Suivi des rapports d’activités, annuel et quadriennal

Enquêtes :

• Coordination des réponses aux enquêtes et préparation des trames de réponse (l’ARS, FHF, OR2S, DRESS.).
• Actualisation du tableau de bord de suivi.
• Coordination interne des demandes de remontées d’informations auprès des différentes directions, encadrement, chef de pôles.

Rapport d’activité :

• Coordination interne des demandes de rapports d’activités :
  – Pôle gériatrique / CPEF / EMSP / PFR
  – ..

Protocoles de coopération :

• Déclaration des protocoles de coopération ou autres activités nécessitant des déclarations administratives
• Suivi des indicateurs des protocoles de coopération déclarés

Lien Ville Hôpital :

• Participer à l’organisation des événements ville hôpital
• Travailler en collaboration avec la Direction de la communication, sur la communication des événements.

Aptitudes :

• Dynamisme et implication professionnelle
• Capacité à travailler en autonomie
• Adaptabilité et réactivité
• Capacité d’analyse de la situation et des enjeux
• Rigueur administrative
• Aisance à l’utilisation des outils bureautiques

Savoir être :

• Sens de la confidentialité et de la discrétion
• Sens de la diplomatie
• Sens du travail en équipe
• Aisance relationnelle
• Capacité d’adaptation et de disponibilité

Profil recherché :

• Formation de niveau Bac
• Compétences techniques : Word, Excel (avancé), Power Point,
• Une expérience sur une fonction similaire et une connaissance de l’environnement hospitalier seraient un plus