Coordinateur/trice des secrétariats médicaux, du Call Center et des archives

Le Centre Hospitalier de Rambouillet est implanté sur le territoire de santé Rambouillet-Versailles, soit environ 600 000 habitants. Il fait partie du Groupement Hospitalier de Territoire Sud-Yvelines ainsi que du Groupement de Coopération Sanitaire Yvelines Sud qui le lient à tous les établissements de santé publics et privés à but non lucratif du Sud du département. Le Centre Hospitalier met tout en oeuvre afin de vous permettre d'avoir accès à une offre de soins à la fois diversifiée et spécialisée. L'équipe médicale se compose de 138 médecins répartis en 30 spécialités différentes. Le Centre Hospitalier de Rambouillet est doté de 464 lits et places. En savoir plus : https://ch-rambouillet.mstaff.co

Missions principales :

Management et encadrement des équipes

1. Encadrer, animer et fédérer les équipes AMA, archives et call center
2. Organiser et superviser l'activité quotidienne : plannings, absences, ajustement des ressources, répartition de la charge de travail
3. Conduire les entretiens professionnels et contribuer à l'évaluation annuelle
4. Identifier les besoins en compétences et en formation
5. Accompagner l'évolution professionnelle des agents
6. Prévenir et gérer les situations conflictuelles
7. Assurer l'intégration des nouveaux professionnels

Organisation des activités médico-administratives

1. Harmoniser les pratiques professionnelles (AMA, archives, call center)
2. Garantir la continuité et la qualité du service rendu aux usagers
3. Optimiser les circuits administratifs et la gestion des flux patients
4. Superviser l'activité du call center : qualité de la réponse, délais de RDV, taux de décroché, orientation des appels
5. Animer le déploiement de DOCTOLIB
6. Veiller à la gestion et à la conformité des archives médicales (papier et numériques)

Qualité, performance et parcours patient

1. Suivre et analyser les indicateurs d'activité et de qualité : accueil/appels, délais de traitement, complétude et traçabilité du dossier patient
2. Contribuer à la démarche qualité et à la certification
3. Participer à l'identito-vigilance et à la gestion des événements indésirables
4. Proposer et mettre en oeuvre des actions d'amélioration continue
5. Participer aux projets institutionnels impactant le parcours patient et les fonctions AMA

Participation aux projets et à la conduite du changement

1. Contribuer aux projets de modernisation et de transformation : Doctolib (avec le SI), dématérialisation, évolution des outils numériques, optimisation du parcours patient
2. Piloter le projet de numérisation des archives
3. Participer aux groupes de travail transversaux (COPIL DPI, groupe de travail DPI)
4. Assurer une veille organisationnelle, réglementaire et technologique sur son périmètre

Département du lieu de travail : 78
Ville : Rambouillet
Expérience : 2-5 ans
Temps de travail hebdomadaire : Horaires normaux

Nous recherchons un coordinateur/trice doté(e) d'un excellent sens de l'organisation, capable de piloter et d'animer des équipes pluridisciplinaires au service du parcours patient. Vous justifiez d'une expérience confirmée dans le secteur sanitaire ou médico-social, idéalement sur des fonctions de coordination ou d'encadrement de secrétariats médicaux, de centres d'appels et/ou de gestion des archives.

Vous possédez de solides compétences en management d'équipe, en planification des activités et en optimisation des processus, avec une forte culture du service et de la qualité. Votre aisance relationnelle, votre capacité à fédérer, ainsi que votre sens de l'écoute vous permettent de collaborer efficacement avec les équipes médicales, paramédicales et administratives.

Rigoureux(se), méthodique et autonome, vous savez gérer les priorités, analyser les indicateurs d'activité et proposer des actions d'amélioration continue. Vous maîtrisez les outils informatiques et les logiciels métiers, et êtes attentif(ve) au respect des règles de confidentialité, de traçabilité et de la réglementation en vigueur (secret médical, RGPD).

Dynamique et force de proposition, vous faites preuve d'adaptabilité dans un environnement en constante évolution et êtes motivé(e) par un rôle clé au coeur du fonctionnement de l'établissement.