Adjoint au chef du service facturier H/F

Entreprise

Née de la volonté conjuguée d’universités, de grandes écoles et d’organismes de recherche, l’Université Paris-Saclay compte parmi les grandes universités européennes et mondiales, couvrant les secteurs des Sciences et Ingénierie, des Sciences de la Vie et Santé, et des Sciences Humaines et Sociales. Sa politique scientifique associe étroitement recherche et innovation, et s’exprime à la fois en sciences fondamentales et en sciences appliquées pour répondre aux grands enjeux sociétaux. Du premier cycle au doctorat, en passant par des programmes de grandes écoles, l’Université Paris-Saclay déploie une offre de formation sur un large spectre de disciplines, au service de la réussite étudiante et de l'insertion professionnelle. Elle prépare les étudiants à une société en pleine mutation, où l’esprit critique, l’agilité et la capacité à renouveler ses compétences sont clés. L’Université Paris-Saclay propose également un riche programme de formations tout au long de la vie. Située au sud de Paris sur un vaste territoire, l'Université Paris-Saclay bénéficie d’une position géographique favorisant à la fois sa visibilité internationale et des liens étroits avec ses partenaires socio-économiques - grands groupes industriels, PME, start-up, collectivités territoriales, associations...

Site web : https://www.universite-paris-saclay.fr/fr

Etablissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité

• De nombreuses activités culturelles et sportives sont proposées et accessibles facilement pour tout collaborateur dans le cadre de la politique de bien-être au travail développée à l’Université Paris-Saclay.
• Des possibilités de restauration proches des lieux de travail.
• Un accompagnement des agents pour leur développement professionnel et la préparation aux concours de la fonction publique
• Deux jours hebdomadaires de télétravail possibles sous certaines conditions.

Poste

Mission du service / positionnement hiérarchique :

Le service facturier fait partie de l’agence comptable de l’Université Paris Saclay et est composé de 18 personnes (2 A, 1 B et 15 C). Le service facturier a en charge la comptabilisation et le traitement des dépenses : réception des factures et autres dépenses de l’Université, dématérialisation, contrôles comptables réglementaires. Il a aussi la charge de la création de tous les tiers dans le SI et la saisie des fiches d’immobilisations.

Activités principales de l’agent :

• Suivre le traitement des factures dans le SI SIFAC et dans l’outil P2P, analyse des anomalies et blocages, résolution des problèmes
• Régulariser les pièces comptables non conformes (problèmes de TVA, d'imputation, …)
• Contrôle et traitement des factures opérations de travaux (contrôle de régularité, avances, pénalités, retenue de garantie, révision de prix)
• Contrôle et suivi des garanties à première demande et des mains levées
• Analyse des postes non soldés liés aux marchés de travaux (retenues de garantie, pénalités, avances)
• Suivi des avances fournisseurs hors marché (arrhes, acomptes), contrôle, traitement, suivi et récupération
• Répondre aux mails des services financiers de l’ordonnateur et des fournisseurs arrivés sur les différentes adresses mails génériques du service
• Superviser l’activité du service, répondre aux questions des agents du bureau
• Suivi du parc carte achats (demandes, blocages, relances)
• Contrôle, analyse et traitement des demandes de régularisations des cartes achat dans l’outil SIFAC
• Élaborer des notes de procédure internes et des outils d’aide pour le service
• Recherche et veille règlementaire
• Gérer les absences et congés des agents du service en l’absence du chef de service
• Rendre compte au chef du service facturier
• Prendre en charge tout dossier demandé par la hiérarchie

Profil recherché

Connaissances :

• Outils bureautiques courants (Word, Excel)
• Outils informatiques professionnels (SIFAC)
• Connaître les contrôles règlementaires, les règles de gestion interne et l’environnement professionnel
• Maîtrise des règles comptables issues de la GBCP et de l’instruction commune
• Connaissance de l’organisation et du fonctionnement d’un EPSCP

Savoir-faire :

• Travailler en équipe
• Analyser les dossiers
• Identifier les anomalies
• Rechercher les informations
• Prendre des initiatives

Savoir-être :

• Avoir le sens du relationnel et du travail en équipe
• Être organisé, méthodique et rigoureux
• Être adaptable
• Faire preuve de réactivité
• Être autonome et avoir le sens des priorités