Assistant du Doyen de l’UFR et de la Déléguée de la Directrice Générale des Services H/F

Entreprise

Née de la volonté conjuguée d’universités, de grandes écoles et d’organismes de recherche, l’Université Paris-Saclay compte parmi les grandes universités européennes et mondiales, couvrant les secteurs des Sciences et Ingénierie, des Sciences de la Vie et Santé, et des Sciences Humaines et Sociales. Sa politique scientifique associe étroitement recherche et innovation, et s’exprime à la fois en sciences fondamentales et en sciences appliquées pour répondre aux grands enjeux sociétaux. Du premier cycle au doctorat, en passant par des programmes de grandes écoles, l’Université Paris-Saclay déploie une offre de formation sur un large spectre de disciplines, au service de la réussite étudiante et de l'insertion professionnelle. Elle prépare les étudiants à une société en pleine mutation, où l’esprit critique, l’agilité et la capacité à renouveler ses compétences sont clés. L’Université Paris-Saclay propose également un riche programme de formations tout au long de la vie. Située au sud de Paris sur un vaste territoire, l'Université Paris-Saclay bénéficie d’une position géographique favorisant à la fois sa visibilité internationale et des liens étroits avec ses partenaires socio-économiques - grands groupes industriels, PME, start-up, collectivités territoriales, associations...

Site web : https://www.universite-paris-saclay.fr/fr

Etablissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité

• De nombreuses activités culturelles et sportives sont proposées et accessibles facilement pour tout collaborateur dans le cadre de la politique de bien-être au travail développée à l’Université Paris-Saclay.
• Des possibilités de restauration proches des lieux de travail.
• Un accompagnement des agents pour leur développement professionnel et la préparation aux concours de la fonction publique
• Deux jours hebdomadaires de télétravail possibles sous certaines conditions.

Poste

Mission du service et positionnement hiérarchique :

Organiser et gérer l’UFR de Pharmacie : enseignements, recherche, formation, vie étudiante, administration.

Missions principales :

Sous la responsabilité hiérarchique de la Déléguée de la Directrice générale des services de la Faculté de Pharmacie (DDGS), l’agent.e aura à assurer la gestion du secrétariat commun de la déléguée de la directrice générale des services et du directeur de l’UFR et à prendre en charge des dossiers transverses relevant du Doyen ou de la Déléguée.

Fonctions de secrétariat que l’assistant de direction doit assumer en autonomie :

- la gestion des agendas du Doyen et de la DDGS

- la gestion des déplacements du Doyen et de la DDGS

- l’accueil téléphonique et physique des interlocuteurs internes et externes de la direction

- la gestion des boites mails génériques de la Direction

- la gestion du courrier de la Direction

- le suivi des échéances importantes de la Direction

- l’organisation des réunions de travail, constitution des dossiers, accueil des participants

- la gestion des conseils et réunions d’UFR (convocation, collecte des pouvoirs, feuilles d’émargement, prises de notes, rédaction des comptes rendus et PV)

- l’organisation logistique des manifestations organisées par la Direction (amphi de rentrée, accueil des nouveaux personnels, moments conviviaux, etc.) (convocation, suivi des échéances, devis, propositions et réception des commandes relations avec les prestataires)

- classement et archivage des dossiers de la Direction

- communication générale relevant de la Direction de l’UFR et communication « via communication.Pharmacie »

Fonctions de gestion de dossiers transversaux qui seront à prendre en charge à la demande du Doyen ou de la Déléguée :

- constitution et gestion des bases de données à la demande de la Direction (personnels enseignants, décorations honorifiques, opérations liées au bâtiment, congés des personnels BIASS des services administratifs, etc.)

- relations avec le CROUS (gestionnaires du R U), avec la DAPI pour le suivi des occupants du domaine public de la Faculté (occupation des locaux, suivi des échéances de renouvellement des conventions)

- appui à la DDGS dans la mission de gestion du bâtiment

- gestion de l’activité des associations étudiantes (régularité administrative, FSDIE, etc.)

Profil recherché

Connaissance, savoir :

- connaissance de l’organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France

- maîtrise avérée de la langue française écrite et orale (grammaire et syntaxe) pour mise en œuvre immédiate

Savoir-faire :

- savoir s’adapter aux contraintes du poste (situations d’urgence et travail à distance)

- savoir gérer les priorités

- avoir le goût de la communication et du travail en équipe

- savoir travailler en autonomie

- savoir rendre compte

Savoir-être :

- maîtrise avérée des logiciels WORD, EXCEL, POWER POINT, pour mise en œuvre immédiate

- sens du relationnel

- discrétion et confidentialité

- respecter le devoir de réserve

- faire preuve de réactivité et de discernement

- faire preuve de mesure dans ses propos et attitudes