Bénévolat - Je structure les outils de pilotage d'une ONG de solidarité

Présentation de la mission

Accompagnement bénévole pour structuration de l’environnement numérique et des outils de pilotage (SharePoint + Data / BI)

Présentation de l’organisation : Experts Solidaires est une ONG de solidarité internationale basée à Montferrier-sur-Lez (Hérault). Nous accompagnons des projets de développement dans plusieurs pays et travaillons avec de nombreux bénévoles et partenaires.Aujourd’hui, nous souhaitons améliorer notre environnement informatique pour faciliter la collaboration au sein de notre équipe.

Contexte de la mission :

Nous menons actuellement deux chantiers structurants complémentaires :

1. Migration des fichiers vers SharePoint

Nous utilisons actuellement plusieurs environnements de stockage :

• Un NAS local (serveur réseau), devenu notre sauvegarde principale
• Un OneDrive intermédiaire partagé ("NASSYNC"), solution peu adaptée et difficile à maintenir
• Un SharePoint partiellement utilisé, mais pas encore généralisé
• Objectif : migrer vers un environnement collaboratif, structuré et sécurisé, tout en synchronisant une sauvegarde dans le NAS

2. Structuration des outils de pilotage et de données

Nous utilisons aujourd’hui Excel et Power BI pour :

• le suivi budgétaire des projets
• la comptabilité analytique
• le suivi des temps (RH)
• le reporting aux partenaires et financeurs

Cependant :

• les fichiers sont encore hétérogènes et peu standardisés
• certaines liaisons sont fragiles ou complexes
• l’architecture globale manque de lisibilité

Objectif : construire un système simple, fiable et interconnecté basé sur Excel, Power Query et Power BI

Objectifs de la mission : Le·la bénévole nous accompagnera sur deux volets :

1. Migration et structuration SharePoint

• Analyser l’existant (NAS, OneDrive, SharePoint)
• Définir une architecture SharePoint claire et adaptée
• Planifier et accompagner la migration (environ 900 Go de données)
• Mettre en place les droits d’accès
• Optimiser l’organisation (tri, nettoyage, bonnes pratiques)
• Accompagner l’équipe dans la prise en main

2. Structuration des outils de pilotage (Data / BI)

a) Standardisation des fichiers projet

Créer un modèle de suivi budgétaire harmonisé, incluant notamment :

• lignes budgétaires
• dépenses réalisées (alimenté par nos fichiers comptables)
• financements reçus (idem)
• temps passé (RH)
• informations de convention

b) Automatisation des flux de données

• Connexion aux fichiers de comptabilité (relevés + codification analytique)
• Mise en place de requêtes Power Query pour :
  • alimenter automatiquement les dépenses
  • nettoyer et transformer les données
  • Objectif : limiter les saisies manuelles et fiabiliser les données

c) Construction d’une base de données consolidée

Mettre en place un fichier global permettant de piloter l’ensemble des projets :

• suivi RH
• suivi des financements entrants
• suivi des contrats et conventions
• consolidation des dépenses
• Objectif : disposer d’une vision globale de l’activité

d) Simplification de l’architecture globale

• Clarifier les flux de données entre fichiers
• Réduire la complexité des outils
• Assurer la cohérence entre SharePoint, Excel et Power BI
• Objectif : un système lisible, maintenable et évolutif

Sautez le pas

Faire du bénévolat pour Experts Solidaires, c’est mettre vos compétences au service d’une petite organisation qui porte des projets à fort impact dans le monde. Nous menons des actions concrètes aux côtés de partenaires locaux, dans des domaines essentiels comme l’eau, l’énergie ou l’agriculture.

En nous aidant au siège, vous contribuez directement à améliorer la qualité de nos projets sur le terrain. Un environnement de travail mieux organisé, plus collaboratif et plus efficace nous permet de :

• mieux suivre et piloter nos actions,
• partager l’information au sein de l’équipe,
• rendre des comptes de manière transparente à nos financeurs,
• renforcer la valeur que nous apportons à nos partenaires locaux,
• et au final, amplifier l’impact positif de nos projets.

Même si nous sommes une petite structure, chaque amélioration interne se traduit par une capacité accrue à soutenir les communautés avec lesquelles nous travaillons. Votre aide aura donc un effet réel, tangible et très apprécié.

Précisions

Nous recherchons donc un·e bénévole :

• à l’aise avec SharePoint / OneDrive / Office 365,
• avec des compétences en Excel avancé / Power Query / Power BI / data structuring
• capable de structurer des données et des flux
• pédagogue, à l’écoute et capable de vulgariser
• à l’aise pour travailler avec une équipe non technique

Disponibilité : Estimée à 1 jour par semaine au début, peut-être quelques heures par la suite — le rythme est flexible et adapté selon les disponibilités du bénévole.

Modalités :

• Visites dans nos locaux à Montferrier sur Lez, Hérault (34) préférable, mais mission à distance envisageable par la suite.
• Points réguliers avec notre équipe (2 à 5 personnes concernées mas un point focal dédié).
• Accès contrôlé aux environnements nécessaires.