Assistan(e) de direction

À propos de nous

Vous avez envie de diversifier vos expériences professionnelles, de gagner en liberté et en sérénité ? Vous êtes au bon endroit ! Avec nos 190 agences réparties sur tout le territoire, nous sommes toujours plus proches de vous. Il y a plein de raisons de donner raison à notre intérim, découvrez l'intérim fait pour vous !

RAS Interim Paris 12, recherche pour un de ses clients, un(e) Assistant(e) de Direction.

Mission

En tant qu’assistant(e) de direction, la mission consiste à assurer un soutien administratif de haut niveau à la direction et à garantir une gestion fluide et fiable d’un agenda complexe, afin de sécuriser l’organisation quotidienne et la bonne exécution des priorités stratégiques.

Au quotidien, le rôle couvre la gestion complète de l’agenda de la direction : organisation et priorisation des rendez-vous, arbitrage entre sollicitations internes et externes, préparation et enchaînement logique des réunions, anticipation des contraintes de déplacement et de fuseaux horaires, ainsi que la mise à jour en temps réel des modifications. Il comprend également la coordination des déplacements professionnels, la réservation des transports et hébergements, ainsi que le suivi des notes de frais associées.

Les tâches administratives incluent la gestion du courrier et des courriels (tri, suivi, réponses, relances), la préparation, la mise en forme et le suivi des documents (courriers, comptes rendus, présentations, tableaux de suivi), ainsi que l’organisation logistique des réunions et comités (convocations, ordre du jour, supports, comptes rendus, diffusion des décisions et actions à mener). Le poste implique la tenue à jour des bases de contacts, fichiers et outils de suivi, ainsi que l’archivage physique et numérique des documents sensibles ou stratégiques.

Le rôle contribue directement à l’efficacité de la direction en filtrant et structurant les informations entrantes, en veillant au respect des délais et des engagements, et en assurant une interface organisée entre la direction, les équipes internes et les partenaires externes. Par une gestion rigoureuse de l’agenda et des tâches administratives, la fonction permet à la direction de se concentrer sur les enjeux à forte valeur ajoutée, tout en garantissant une continuité de service, une communication fluide et une exécution fiable des priorités de l’entreprise.

Profil

Profil recherché

Le profil idéal dispose d’au moins 2 ans d’expérience dans un poste d’assistant·e de direction, office manager ou fonction similaire, au sein d’un environnement exigeant et structuré. Une expérience confirmée dans la gestion de plusieurs agendas complexes (multi-dirigeants, fuseaux horaires différents, nombreuses priorités et contraintes) est indispensable.

La personne recherchée fait preuve d’une excellente capacité d’organisation, de rigueur et de fiabilité, avec une forte aisance à prioriser les tâches et à gérer les imprévus. Elle maîtrise les outils de bureautique et de planification (suite Office ou équivalent, outils de visioconférence, solutions de réservation et de déplacement) et sait coordonner efficacement réunions, déplacements et événements, tout en optimisant le temps des interlocuteurs.

Doté·e d’un sens aigu de la confidentialité et de la discrétion, le ou la candidate entretient des relations professionnelles de qualité avec des interlocuteurs variés (internes et externes), en faisant preuve de diplomatie, de courtoisie et d’un excellent sens du service. De solides compétences en communication écrite et orale, ainsi qu’une grande attention au détail, sont attendues.

Une attitude proactive, un esprit d’anticipation et une forte capacité d’adaptation à un rythme soutenu complètent ce profil. Un niveau de formation de type Bac+2 en assistance de direction, secrétariat, gestion ou équivalent est apprécié, ou une expérience significative permettant de justifier une parfaite maîtrise des agendas complexes et de la coordination administrative au quotidien.