Agent administratif chargé(e) d’accueil et de gestion locative adaptée h/f

À propos de nous

La Fondation de la maison du Diaconat de Mulhouse, présente dans les secteurs sanitaire, social et médico-social, regroupe plus de 3 800 collaborateurs. Le CHRS de Mulhouse du Pôle social du Diaconat est rattaché au secteur Accompagnement Habitat. Il déploie des solutions d’hébergement et d’accompagnement pour des personnes en situation de précarité. Il articule CHRS, hébergement d’urgence, Housing First et Lieux de Vie, afin de favoriser la stabilisation, l’autonomie et l’accès au logement.

Mission

Le Secteur Accompagnement Habitat met en œuvre des actions d’accueil, d’accompagnement, d’hébergement et d’accès au logement auprès de personnes défavorisées.

Sous la responsabilité du Directeur du Secteur Accompagnement Habitat et en lien avec les chefs de service et la coordinatrice administrative du dispositif, vous êtes chargé(e) de missions administratives ainsi que de l’accueil physique et téléphonique.

Type de contrat : CDI - 1 ETP (Temps plein)

Date de prise de poste : à compter du 1er juillet 2026

Lieu de travail : Secteur Accompagnement Habitat - CHRS MULHOUSE

Activités :

· Accueil et gestion de la structure :

- Assurer l’ouverture et la fermeture des locaux

- Accueillir et orienter le public (résidents, partenaires, personnes extérieures)

- Réaliser le premier accueil avec des personnes en grande précarité

- Prendre en charge le standard téléphonique (répondre, transférer et traiter les appels)

- Prendre les messages et les transmettre aux personnes concernées

- Prendre les rendez-vous avec les travailleurs sociaux (gestion agendas Outlook)

- Gérer et prendre les rendez-vous dans le cadre du SIAO

· Missions administratives :

- Gérer l’ensemble des affaires courantes liées aux activités du Secteur

- Participer à la conception d’outils de gestion des activités du Secteur (données résidents, données partenaires…),

- Gérer les fournitures de bureau,

- Mettre à jour les bases de données et les fichiers

- Réaliser et diffuser certains comptes - rendus

- Répondre aux candidatures et demandes de stages

- Effectuer les opérations classiques de secrétariat : Photocopie, archivage, réception et distribution du courrier, affranchissement du courrier et dépôt poste, préparation des éléments de réponse, rédaction de correspondances, mise à jour des tableaux d’affichage.

- Assurer la tenue de caisse

- Préparer les allocations de subsistance

· Missions liées à la gestion locative adaptée :

- Organiser les demandes d’intervention dans les logements

- Assurer la mise à jour annuelle des loyers sur le tableau de suivi des logements

- Etablir les avis d’échéance

- Assurer le pointage des versements CAF

- Déclarer les sinistres et assurer le suivi des dossiers assurance

- Etablir les tableaux des logements gérés par le Secteur

- Facturer les loyers, les charges et les participations financières

- Traiter les demandes d’allocation logement

- Gérer la flotte des véhicules

- Contribuer à la gestion administrative du SAH en relais de l’assistante de direction

Nous rejoindre, c'est :

- Bénéficier d'un tutorat personnalisé et adapté à vos besoins, dès le 1er jour ;
- Disposer de matériel et d'équipements pour assurer vos missions ;
- Avoir la possibilité d'évoluer grâce à notre accompagnement dans la promotion professionnelle.

Faire partie d'un groupe d'envergure régionale comme la Fondation, c'est aussi la sécurité de l'emploi, des possibilités de mobilité interne et d'évolution de carrière.

Les avantages que nous vous proposons :

- Une convention collective nationale de 1966 ;
- Des avantages sociaux tels que prime de sujétion spéciale, mutuelle, prime de tutorat, prime métier, prime de départ à la retraite allant jusqu'à 6 mois de salaire, tickets restaurant ;
- La reprise de votre ancienneté jusqu'à 100 % ;
- 18 jours de congés trimestriels ;
- Accompagnement et formation d'intégration à la prise de poste ;
- Les actions du Comité Social et Économique (Chèques vacances et chèques cadeaux) ;
- Participation aux frais de transport en commun domicile - travail à hauteur de 50 % des frais engagés ;
- Possibilité de mutation ;
- Parking gratuit pour le personnel ;
- Participation à la cotisation mutuelle ; meilleur régime de remboursement frais de santé, couverture prévoyance ;
- Assurance responsabilité civile professionnelle contractée par la Fondation pour vous ;
- Médailles du travail dès 20 ans d'ancienneté : prime médaille ;
- Avantages logement (avance caution, prise en charge recherche logement, prêts travaux à taux préférentiels, service de courtage...).

Profil

Formation & Expérience :

· Diplôme : titulaire d’un BTS SP3S, d’un diplôme en secrétariat ou en gestion administrative.

· Expérience : Débutant(e) accepté(e). Une expérience significative sur un poste similaire est appréciée.

Compétences & Savoir-être :

- Maîtrise des techniques de secrétariat, d’organisation

- Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels de base (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)

- Très bonne expression orale et écrite

- Sens de l’analyse et de la communication : capacité à appréhender le contexte pour gérer les dossiers et communiquer efficacement

- Prise de notes et capacités de rédaction (courriers, comptes - rendus, notes)

- Sens de l’accueil, esprit de travail coopératif/en équipe

- Rigueur

- Discrétion professionnelle

- Adaptabilité et agilité : capacité à faire preuve de flexibilité face aux situations imprévues et à gérer les priorités