Directeur du département logistique - Gestion des salles d'enseignement H/F

RÉSUMÉ DU POSTE

Sous l’autorité du Directeur du Pôle Logistique, le Directeur-trice du Département Aide à l’enseignement
aura pour principales missions :

• Coordonner la gestion des espaces réservables
• Piloter la gestion fonctionnelle d’ADE, d'évolution des pratiques, et de transformation
• Produire des outils de synthèse et d’aides à la décision
• Former les utilisateurs

PRÉSENTATION DE LA DIRECTION/STRUCTURE D’ACCUEIL DU POSTE

La PILEPS est composée :

• D’une structure centrale qui définit la politique globale et assure la maîtrise d’ouvrage des opérations immobilières
• De structures délocalisées qui assurent la gestion dans le cadre de contrats de service avec les facultés et les composantes.

A ce jour, cette direction métier est organisée autour de 4 pôles thématiques et d'un pôle dédié aux moyens :

• Le pôle du patrimoine immobilier : regroupant les missions de maîtrise d’ouvrage et d’exploitation maintenance
• Le pôle logistique et développement durable qui intègre les missions d’aide à l’enseignement
• Le pôle sûreté et sécurité incendie
• Le pôle hygiène et prévention des risques

Le pôle logistique fait partie de la PILEPS. Il assure des prestations de services pour l’enseignement, la recherche et l’administration ainsi que des actions de développement durable liées à son activité. Il est composé des départements du cadre de vie, de la production documentaire, de la cellule audiovisuelle, de la cellule développement durable et du département des services communs. Pour ce faire, il s’appuie sur plusieurs équipes dédiées. À ce jour, 36 personnes forment le pôle. Il réalise également les mises en concurrences ou appels d’offres et suit les marchés qui en résultent : matériels d’impression, matériels participant à la production documentaire, papiers, enveloppes, marché d’impression, machines à affranchir, consommables, véhicules, matériels audiovisuels, nettoyage, déchets, distributeurs de boissons et de friandises, espaces verts, tapis, déménagements.

DESCRIPTIF DES ACTIVITÉS
Coordonner la gestion des espaces réservables

• Élaborer et mettre en œuvre une stratégie en lien avec la gouvernance de l’Etablissement
• Accompagner la formalisation d’une politique de valorisation des espaces réservables dans les secteurs où les PEML ont été constitués
• Accompagner la mutualisation des salles de cours et de réunions
• Superviser la gestion des réservations hors enseignement dans les secteurs où les PEML ont été constitués
• Accompagner le déploiement du logiciel ADE sur l’ensemble des sites et composantes et en parallèle accompagner la diminution de nombre d’outils de réservation utilisés au niveau de l’Université
• Piloter la gestion fonctionnelle d’ ADE
• Piloter l’assistance fonctionnelle du logiciel (réponse directe aux tickets ou délégation aux PEML ou à la DSIN),
• Organiser et animer la communauté des utilisateurs de l’outil (gestionnaires de plannings notamment),
• Dans le cadre de son domaine d’activité, animer les réunions d’information, les réunions de répartition des locaux,
• Détermination des droits aux différentes catégories d’usagers (l’attribution effective sur l’outil étant gérée par la DSIN),
• Participer à l’intégration dans le SI de l’Établissement,
• Participer à la structuration de la base de données associée,
• En s’appuyant sur les Directions Métiers (DSIN, DEFI, DGDRHO) s’assurer que les imports de données provenant des autres logiciels soient pertinents (APOGEE, SIHAM, SI Patrimonial) et correctement réalisés,
• Structurer l’outil et homogénéiser la nature des données à compléter par les utilisateurs lors des réservations de créneaux
• Identifier les pratiques non conformes (réservations masquées de salles pour les évènements, …) et proposer des solutions correctives
• Assurer une veille sur les pratiques des autres établissements, sur les autres outils existants, identifier et proposer des pistes d’évolutions
• Mener les réflexions prospectives et proposer les évolutions de l’outil à l’usage (appel d’offres)

Produire des outils de synthèse et d’aides à la décision

• Proposer à la gouvernance des indicateurs et des outils d’aide à la décision permettant un pilotage stratégique des locaux proposés à la réservation (toute nature confondue) et permettre une optimisation de la gestion des salles de cours (incluant leur nombre et capacité) et une homogénéisation de la répartition des créneaux entre composantes (taux d’occupations, heures d’utilisation à comparer aux heures maquettes, …)
• Extraction depuis le logiciel des états d’occupation des locaux puis analyse.

Former les utilisateurs

• Accompagner la formation des utilisateurs (plan de formation, contenu, …
• Avec l’appui de la DGDRHO, former ponctuellement des gestionnaires en-dehors des sessions de formation de la DGDRHO

PROFIL RECHERCHÉ

Connaissances :

• Technique de conduite du changement
• Organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche publique
• Méthodologie de conduite de projet
• Déploiement et exploitation d’un logiciel métier
• Connaissances générales sur la structuration des bases de données

Savoir-faire - Compétences opérationnelles :

• Animer un réseau / un groupe
• Piloter un projet
• Jouer un rôle de conseil ou d'aide à la décision
• Transmettre des connaissances
• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
• Savoir représenter l'établissement
• Assurer une veille
• Construire et faire vivre un dispositif d'évaluation de la performance

Savoir-être – Compétences comportementales :

• Capacité de conceptualisation
• Capacité de prospective
• Capacité à développer une vision stratégique
• Sens du service à l’usager
• Sens relationnel et esprit d’équipe

REJOINDRE UNIVERSITÉ PARIS CITE

Ancrée au cœur de la capitale, Université Paris Cité figure parmi les établissements français et internationaux les plus prestigieux grâce à sa recherche de très haut niveau, ses formations supérieures d’excellence, son soutien à l’innovation et sa participation active à la construction de l’espace européen de la recherche et de la formation.

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Des sciences exactes et expérimentales aux sciences humaines et sociales, en passant par la santé, Université Paris Cité a fait de l’interdisciplinarité un marqueur fort de son identité.

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