Office Manager

Company Description

Turner & Townsend est une entreprise mondiale de services professionnels comptant plus de 22 000 collaborateurs dans plus de 60 pays.

En travaillant avec nos clients dans les secteurs de l’immobilier, des infrastructures, de l’énergie et des ressources naturelles, nous transformons ensemble les projets pour obtenir des résultats qui améliorent la vie des populations. Notre approche partenariale permet de réaliser les projets et programmes les plus ambitieux au monde, en transformant les défis en opportunités et la complexité en réussite.

Nos expertises couvrent la gestion de programmes et de projets, la gestion des coûts, des actifs et des activités commerciales, le pilotage et la performance, les achats et la chaîne d’approvisionnement, le net zéro ainsi que les solutions numériques.

Nous sommes majoritairement détenus par CBRE Group, Inc., la plus grande société mondiale de services et d’investissements immobiliers commerciaux, tandis que nos partenaires conservent une participation minoritaire significative. Turner & Townsend et CBRE collaborent pour offrir aux clients la meilleure expertise en gestion de programmes, de projets et de coûts sur les marchés du monde entier.

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Job Description

Mission principale

En tant qu’Office Manager, vous assurez le bon fonctionnement quotidien des bureaux et apportez un support clé aux équipes opérationnelles et de direction. Vous êtes un véritable point central pour la coordination administrative, logistique et organisationnelle de l’entreprise.

Responsabilités principales

Gestion du courrier & des envois

• Gérer le courrier entrant et sortant (tri, distribution, affranchissement, gestion des colis)
• Coordonner les envois avec les équipes internes et les prestataires (La Poste, transporteurs)

Administration & gestion des fournisseurs

• Suivre les fournisseurs et les factures via D365 en collaboration avec l’équipe Finance
• Saisir, contrôler et relancer les factures
• Suivre le budget des consommables et proposer des optimisations

Gestion des bureaux & logistique (incluant EPI)

• Garantir le bon fonctionnement quotidien des bureaux et anticiper les besoins
• Superviser les prestataires (notamment nettoyage)
• Préparer et organiser les salles de réunion
• Assurer la gestion de l’archivage physique et numérique
• Gérer les stocks et commandes (fournitures, papeterie, café, etc.)
• Réceptionner et distribuer les livraisons
• Gérer le matériel (ordinateurs, écrans, accessoires)
• Gérer les EPI : commandes, suivi des stocks, distribution et traçabilité

Support aux équipes

• Assurer un support administratif quotidien
• Gérer les agendas (management, salles, clients)
• Organiser les déplacements professionnels
• Coordonner l’onboarding des nouveaux collaborateurs (poste, matériel, accès, badges)
• Être un point de contact logistique pour les collaborateurs

Projets & conformité

• Participer à des projets internes transverses
• Contribuer aux initiatives Health & Safety
• Préparer présentations et rapports

Coordination opérationnelle

• Être l’interlocuteur principal de l’hospitality management de la tour
• Coordonner la logistique des événements internes
• Organiser l’accueil des visiteurs

Relations avec les services de l’immeuble

• Participer aux réunions de coordination (sécurité, exploitation, hospitality)
• Gérer les demandes de maintenance (ticketing, suivi, relances)
• Suivre les devis et interventions
• Coordonner les prestataires (maintenance, télécom, fibre, nettoyage, etc.)
• Assurer le lien avec le restaurant inter-entreprises (RIE)

Gestion des accès & sécurité

• Gérer les badges (commandes, stocks, attribution)
• Coordonner leur encodage avec les services de la tour
• Gérer les casiers et les registres associés
• Tenir à jour le registre des visiteurs

IT & équipements

• Coordonner avec l’équipe IT les achats et remplacements de matériel
• Assurer la configuration de base des équipements (laptops, accessoires)
• Gérer la flotte IT (ordinateurs, téléphones, écrans)

Qualifications

• Minimum 3 ans d’expérience sur un poste similaire
• Maîtrise des outils bureautiques (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
• Français et anglais courants (écrit et oral)
• Sens de l’organisation, rigueur et autonomie
• Excellente orientation service et esprit d’équipe
• Proactivité et capacité à anticiper les besoins
• Très bonnes qualités relationnelles et capacité à collaborer avec des interlocuteurs variés

Additional Information

Our inspired people share our vision and mission. We provide a great place to work, where each person has the opportunity and voice to affect change.

We want our people to succeed both in work and life. To support this we promote a healthy, productive and flexible working environment that respects work-life balance.

Turner & Townsend is an equal opportunity employer. We celebrate diversity and are committed to creating an inclusive environment for all employees and actively encourage applications from all sectors of the community.

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It is strictly against Turner & Townsend policy for candidates to pay any fee in relation to our recruitment process. No recruitment agency working with Turner & Townsend will ask candidates to pay a fee at any time.

Any unsolicited resumes/CVs submitted through our website or to Turner & Townsend personal e-mail accounts, are considered property of Turner & Townsend and are not subject to payment of agency fees. In order to be an authorised Recruitment Agency/Search Firm for Turner & Townsend, there must be a formal written agreement in place and the agency must be invited, by the Recruitment Team, to submit candidates for review.

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