Gestionnaire administratif F/H

L'Université Paris 1, organise chaque année des examens en janvier (1 semestre), mai (2ème semestre) et juin-juillet (session de rattrapage). Le bon déroulement de ces différentes sessions d'examens implique notamment la présence de surveillants (environ 130). Le gestionnaire en charge des surveillances d'examens, sous l'autorité de son encadrant, est chargé d'encadrer les surveillants d'examens pour l'ensemble des sites de l'Université.


ACTIVITÉS PRINCIPALES
- Participation au recrutement des surveillants d'examens
- Mise à jour des bases de données nominatives des surveillants (mettre à jour les coordonnées, supprimer les surveillants qui ne souhaitent plus travailler pour l'Université)
- Suivi et relance concernant la constitution des dossiers RH des surveillants recrutés
- Élaboration des plannings des surveillants
- Envoi des convocations aux surveillants
- Informations auprès des composantes organisatrices des examens sur les surveillants convoqués à leurs épreuves
- Suivi et calcul des heures effectuées par les surveillants en vue de demander leur paiement au service RH (états liquidatifs).
-Appui ponctuel au service du planning


CONDITION PARTICULIÈRE D'EXERCICE
En période d'examens : présence impérative pour notamment répondre aux sollicitations des composantes, faire face aux imprévus (absence de surveillants) orienter et répondre aux questions des surveillants.


RELATIONS FONCTIONNELLES ET ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL
Le pôle planning de la Direction de la logistique se compose de 5 agents ; 1 responsable de service de catégorie A, un responsable du planning La Chapelle et adjoint en charge des surveillants de catégorie B et 3 gestionnaires planning (catégorie C).
CONNAISSANCES
- Connaissance du service public de l'enseignement supérieur et du fonctionnement d'un EPSCP.
- Maitrise des règlements de contrôle des connaissances et des règles afférentes à l'organisation des examens (délais de convocation...).
- Connaissance du déroulement de l'organisation d'un examen.


COMPÉTENCES OPÉRATIONNELLES
- Savoir organiser et planifier son travail en respectant les échéances fixées par le calendrier universitaire
- Savoir travailler dans l'urgence (les dates et lieux d'examens peuvent être confirmés tardivement, ce qui a pour conséquence un temps réduit pour l'affectation et les convocations des surveillants).
- Savoir rendre compte au quotidien de son activité, identifier les problèmes et proposer des solutions
- Savoir communiquer à l'égard des différents publics du service
- Appliquer et faire appliquer les procédures et règles en vigueur
- Maîtriser la rédaction administrative (rédiger un mail, remplir des états liquidatifs, rédiger des convocations...).
- Maîtriser les outils informatiques (Word, Excel, intranet, Thunderbird)

PROFIL RECHERCHÉ
- Capacité d'écoute, d'analyse et de synthèse.
- Sens de l'anticipation, diplomatie, réactivité, rigueur.

L’université Paris 1 Panthéon-Sorbonne associe le glorieux héritage du collège fondé par Robert de Sorbon au XIIIe siècle avec un projet pluridisciplinaire novateur. Première université française en sciences humaines et sociales (SHS), elle cultive depuis 1971 un esprit unique qui associe une approche scientifique exigeante et l’ambition de faire émerger de nouveaux savoirs qui transforment le monde.

Implantée sur 26 sites franciliens, ouverte sur le monde et l'Europe avec les onze établissements qui composent l'alliance Una Europa, elle accompagne près de 45 000 étudiants par an et revendique l’un des plus grands réseaux d’alumni du continent. L’université Paris 1 Panthéon-Sorbonne est aujourd’hui la grande université française en sciences humaines et sociales, engagée pour replacer l’humain au cœur de l’approche scientifique, pour des sciences plus humaines ainsi que pour une société plus juste et durable.

Cet engagement se traduit notamment par la mise en place depuis plusieurs années d’une démarche structurée et ambitieuse en matière de développement durable et de responsabilité sociétale (DD&RS).

Le 23 août 2021, l’université Paris 1 Panthéon-Sorbonne a obtenu le label Human Resources Strategy for Researchers (HRS4R) qui confirme son positionnement à l’échelle européenne et son engagement à appliquer les principes de la Charte européenne du chercheur et du Code de conduite pour le recrutement des chercheurs."