Secrétaire de direction en CDD

Description du poste

• Élaborer, mettre en forme et rédiger des courriers, mails, documents et compte rendu de réunions
• Traiter le courrier de la direction (réception, tri, distribution, expédition)
• Organiser les rendez-vous, réunions et déplacements, en interface et en coordination avec l'ensemble des services et directions ou des partenaires externes,
• Rechercher, diffuser, classer et archiver les informations nécessaires aux Agents de Direction
• Réaliser les relations internes et externes de la Direction (réception et orientation des différents interlocuteurs, relations téléphoniques)
• Réaliser la préparation et le suivi de dossiers spécifiques et de supports pour les interventions / réunions
• Assurer le suivi des échéances en lien avec les services concernés
• Réaliser le secrétariat des instances relatives aux relations sociales
• Tenir à jour la base de données partenaires
• Contribuer à l'organisation des évènements internes et externes (séminaires managers, visites officielles, signatures officielles, inauguration, etc..)
• Réaliser un reporting auprès du manager

Profil recherché

Vos compétences

Savoirs :

• Connaître l'essentiel de son environnement, de l'organisation et des dossiers en cours
• Connaître les partenaires habituels du service.
• Connaître les procédures internes de l'organisme
• Connaître les techniques de prise de note
• Connaître les règles d'archivage

Savoir-faire :

• Mettre en œuvre les techniques de l'accueil téléphonique et physique
• Orienter les personnes vers le bon interlocuteur
• Synthétiser dans une note l'information reçue ou traitée
• Réaliser des documents en respectant les règles de présentation
• Utiliser les fonctionnalités des outils bureautiques et nouvelles technologies pour la réservation des moyens matériels, la gestion des agendas et des plannings
• Organiser ses activités en tenant compte des délais et des échéances
• Coordonner les informations
• Réaliser des comptes - rendus de réunion
• Rédiger seul des documents (courant, complexe, à enjeux)

Savoir-faire relationnel :

• Présenter une image positive du service et de l'organisme
• Écouter, analyser et le cas échéant reformuler les demandes
• Établir des relations de confiance avec ses interlocuteurs
• Rendre compte à sa hiérarchie
• Faire preuve d'initiative aussi bien lors des relations téléphoniques que lors des questions posées par des correspondants internes ou externes, notamment en l'absence de son responsable hiérarchique
• Adapter le message et le vocabulaire au niveau de connaissance de l'interlocuteur
• Discerner les informations confidentielles de celles diffusables

Votre formation

• Niveau Bac / Bac : assistanat de direction, assistante de gestion, secrétariat
• Une expérience dans l'exercice du métier serait appréciée

Informations complémentaires

Prise de fonction : 31 aout

Lieu d'exercice : Toulon La Loubière

Rémunération : .80 euros brut mensuel (niveau 4B)

Volume horaire: 36h

Contrat: CDD de 5,5 mois

Avantages : horaires variables, ticket restaurant d'une valeur faciale 11.52€ pris en charge à 60% par l'employeur, prime de crèche, forfait mobilité durable…