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What will be your role?
Le/la stagiaire sera sous la responsabilité d’un tuteur/rice pendant la durée du stage.
Il/Elle aura pour rôle au sein de la Division PGB:
1. Gérer et suivre la consultance TGE en lien avec plusieurs Divisions Techniques de SDD
- Participer au montage des dossiers de consultance,
- Appuyer à l'arbitrage sur les prévisions liées à l'élaboration budgétaire,
- Obtenir l'accord du responsable DT (accord budgétaire).
En cas de nouvel engagement, consulter la procédure DAG
Procédure à suivre pour tout nouvel engagement :
Transmettre la fiche fournisseur au prescripteur pour qu'il renseigne l'onglet "1-A compléter par l'agent" et l'envoie au
prestataire pour qu'il complète à son tour l'onglet "2- A compléter par Fournisseur" et lui demande son RIB,
Vérifier que le tiers est existant dans la base et en informer le prescripteur,
Transmettre la fiche renseignée et le RIB à DAG () en mettant en copie le prescripteur. En fonction, DAG
créera le tiers, le mettra à jour si déjà existant et réalisera les diligences pour tout nouveau marché,
Transmettre le code Chorus au prescripteur pour l'établissement du marché,
Prévenir le prescripteur : Attendre l’accord de DAG pour la signature du contrat,
Vérifier sur le contrat :
- Le montant de la prestation et la TVA (note SLF applicable ou non),
- la durée du marché et le délai d'exécution,
- les modalités de règlement des comptes.
Créer le bon de commande (BC) dans l'outil I-Proc et y ajouter en pj le contrat ou devis signé,
Transmettre au prescripteur le BC pour qu’il l’envoie au prestataire.
Faire un point régulier avec le responsable PGB sur le suivi et le disponible restant de l’enveloppe TGE
S’assurer que le tableau de suivi et le chrono missions soient cohérents avec la comptabilité. Réaliser pour cela les pointages comptables au fil de l’eau
Ponctuellement, le stagiaire pourra aussi apporter un appui au chargé de gestion de la DT notamment sur les autres dossiers de consultance et/ou sur le contrôle des OM et des NDF dans l’outil NOVA (SAP CONCUR) ainsi que sur les charges à payer de fin d’année
2 Suivre les différents paiements et vérifier le budget disponible
Demander le service fait au prescripteur et le BAP au responsable de division,
Réceptionner le BC (montant de la facture) en insérant l’accord budgétaire en pj,
Prévenir la comptabilité par mail : capture d’écran de la réception en précisant le n° de BC concerné,
Saisir les paiements dans le tableau de suivi des commandes,
Actualiser les TCD.
Compétences recherchées
Vous disposez de solides connaissances en finances/gestion et vous êtes à l’aise avec les bases de données et les tableurs EXCEL (TCD).
Vous maitrisez l’anglais.
2. Qualités humaines / relationnelles
•Vous êtes curieux(se), impliqué(e) ;
•Vous faites preuve de rigueur, d’autonomie, d’innovation et de recherche de solutions ;
•Vous aimez le travail en équipe.
•Vous connaissez si possible IPROC, Power BI, SAP CONCUR et Outlook.
3. Niveau d’étude/diplôme
BAC +3 en finance/comptabilité ou contrôle de gestion.
Un diplôme étranger ou école de commerce est un plus.
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