Assistant de direction Vaccine Research Institute - H/F

Description entreprise :

L’Inserm est le seul organisme public français entièrement dédié à la recherche biologique, médicale et en santé des populations. Il dispose de laboratoires de recherche sur l’ensemble du territoire, regroupés en 12 Délégations Régionales. Notre institut réunit 15 000 chercheurs, ingénieurs, techniciens et personnels administratifs, avec un objectif commun : améliorer la santé de tous par le progrès des connaissances sur le vivant et sur les maladies, l’innovation dans les traitements et la recherche en santé publique.

Rejoindre l’Inserm, c’est intégrer un institut engagé pour la parité et l’égalité professionnelle, la diversité et l’accompagnement de ses agents en situation de handicap, dès le recrutement et tout au long de la carrière. Afin de préserver le bien-être au travail, l’Inserm mène une politique active en matière de conditions de travail, reposant notamment sur un juste équilibre entre vie personnelle et vie professionnelle.

L'Inserm a reçu en 2016 le label européen HR Excellence in Research et s'est engagé à faire évoluer ses pratiques de recrutement et d'évaluation des chercheurs.

Le Vaccine Research Instiute (VRI) fait partie de l’Institut Mondor de Recherche Biomédicale (IMRB) et est situé à Henri Mondor à Créteil.

Le VRI regroupe 17 laboratoires de recherche, dont l’équipe GODOT de l’IMRB - Inserm U-955 sur le site de Créteil, et d’autres équipes de différents établissements. Le VRI a pour objectif d’accélérer la mise au point de vaccins efficaces contre le Sida, les hépatites virales, les épidémies émergentes et ré-émergentes en favorisant notamment les échanges entre les différents stades de la recherche scientifique.

Le Vaccine Research Institute (VRI) fait partie de l’Institut Mondor de Recherche Biomédicale (IMRB) et est situé à Henri Mondor à Créteil.

Le VRI regroupe 17 laboratoires de recherche, dont l’équipe GODOT de l’IMRB - Inserm U-955 sur le site de Créteil, et d’autres équipes de différents établissements. Le VRI a pour objectif d’accélérer la mise au point de vaccins efficaces contre le Sida, les hépatites virales, les épidémies émergentes et ré-émergentes en favorisant notamment les échanges entre les différents stades de la recherche scientifique.

L'IMRB est l'un des principaux centres de recherche biomédicale pluridisciplinaire de l'est de la région parisienne. Les équipes de recherche y mènent des travaux de haut niveau en recherche fondamentale et translationnelle dans une diversité de domaines, en lien direct avec les services de santé et un grand nombre de cohortes de patients. Il regroupe près de 700 personnes réparties en 17 équipes de recherche et 5 plateformes technologiques.

Description du poste :

Missions principales :

L’Assistant-e de direction du Directeur du VRI aura pour mission le secrétariat et l’appui à la coordination logistique du VRI et de ses partenaires dont l’équipe 16 et équipes hors site de Créteil.

Cette fonction s'exerce dans un environnement dynamique et nécessite réactivité et esprit d'équipe. Des connaissances en bureautique et une grande rapidité d'exécution sont impératives.

Activités principales :

Les activités essentielles, sous la direction du Directeur du VRI, s'articulent comme suit :

• Gestion de l’agenda du Directeur du VRI
• Organisation et préparation de réunions : réservation de salles, constitution matérielle de différents dossiers, etc…
• Contribution à l’organisation d’événements (scientifiques ou autres)
• Accueil des usagers internes et externe
• Suivi des courriels, rédaction de correspondances (courriers, mails) anglais et français
• Gestion des missions (déplacements professionnels en France et à l’étranger)
  Gestion des commandes et administration du VRI et de l’Equipe GODOT U-955 et appui à sa direction
• Suivi budgétaire et administratif
• Aide à la logistique et à l’interaction entre le VRI, équipe GODOT et les équipes du VRI hors site de Créteil U-955

Autres informations :

CDD de 10 mois renouvelables

Temps de travail :

• Temps plein
• Nombre d’heures hebdomadaires : 38h30min
• Congés Annuels et RTT : 32 j + 12 j : 44 jours
• Présentiel

Profil recherché :

Connaissances :

• Bonne connaissance du milieu universitaire, de l'enseignement et de la recherche
• Maîtrise des logiciels bureautiques courants (Word, Excel, Powerpoint, messagerie Outlook) et aisance dans la découverte de nouveaux outils informatiques
• Bilingue (anglais courant : lu, écrit, parlé) langue de travail.

Savoir-faire :

• Qualités relationnelles et rédactionnelles
• Sens de l’organisation et des responsabilités
• Capacité à discerner l’urgence et les enjeux des dossiers
• Capacité à travailler dans des délais contraints et à répondre à de nombreuses sollicitations variées et simultanée

Aptitudes :

• Aptitude à travailler en équipe et avec des interlocuteurs diversifiés
• Disponibilité compétences comportementales
• Réactivité
• Rigueur
• Diplomatie
• Discrétion et respect de la confidentialité

Expérience confirmée (minimum 3 ans) sur un poste similaire