Responsable administratif de l'UFR de Géographie et Aménagement F/H

Fonctions : Responsable administratif/ administrative de l'UFR de Géographie et Aménagement
Catégorie : A
Corps : IGE
BAP : J

Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels (CDD de 2 ans).

Poste à pourvoir à compter du 1er septembre 2026.

Mission :

• Administration : Assurer, pour les étudiants et les enseignants, les conditions matérielles et l’organisation administrative nécessaire au bon déroulement de l’enseignement. Organiser le service des personnels administratifs contribuant à cette mission. Participer à l’élaboration et suivre l’exécution du budget.
• Pédagogie : assurer l’organisation des enseignements en partenariat avec les services centraux de la Faculté des Lettres de Sorbonne Université (scolarité) et sur les deux sites d’implantations de l’UFR (Institut de Géographie, Paris 5e, et Centre de Clignancourt, porte de Clignancourt, Paris 18e, le cas échéant avec d’autres sites).
• Bâtiment : en coordination avec l’Université de Paris I, instance en charge de l’Institut de Géographie, avec la direction de l’UFR et les services intérieurs de la Faculté des Lettres, veiller au suivi des modalités d’occupation du bâtiment pour SU.

Activités principales :

1. Activités liées à l’encadrement de l’équipe administrative

• Coordonner l’équipe administrative de l’UFR de géographie et aménagement (6 agents)
• Gérer les congés et formations des agents
• Réaliser les entretiens professionnels annuels des agents

2. Activités liées au volet financier

• Participer à l’élaboration du budget de l’UFR et le gérer durant l’année (NB : l’activité d’un agent BIATSS est spécifiquement consacrée à ce volet financier).

3. Activités liées à la vie pédagogique de l’UFR

• En lien avec les agents encadrés, gérer et suivre les étudiants sur le logiciel Apogée, à paramétrer spécifiquement pour l’UFR de géographie (saisie des IP-Web), préparer les jurys, saisir les modalités de contrôle, préparer la rentrée universitaire
• Coordonner, avec les agents de site pour les réservations de salle, l’élaboration pratique (créneaux et salles) et la mise en œuvre effective des emplois du temps des enseignants, en lien avec la direction des études ou la commission pédagogique et les directrices de parcours de Master qui se chargent de la répartition des enseignements
• Organiser les examens et veiller au bon déroulement des 3 sessions, suivre les dossiers de validation, en liaison avec les services de la scolarité, suivre les admissions
• Réaliser les brochures de présentation des cursus
• Participer aux journées portes ouvertes (une en licence, une en Master)
• Gérer les dossiers des tuteurs pédagogiques

4. Activités liées à la vie administrative de l’UFR

• Préparer les conseils d’UFR et en rédiger les comptes-rendus
• Veiller à l’application des textes réglementaires et des directives de l’Université et au respect des délais imposés par l’Université
• Participer à l’organisation des comités de sélection
• Mettre en application les règles de fonctionnement, d’hygiène et de sécurité en collaboration avec les services centraux et le gestionnaire du bâtiment (université de Paris I Panthéon-Sorbonne)
• Organiser les réunions
• Suivre les dossiers des enseignants titulaires et stagiaires (mise à disposition, titularisation, détachement), en lien avec le service des ressources humaines. Notamment suivre les saisies et contrôler les services des enseignants sur le logiciel AZUR
• Vérifier et envoyer les dossiers de recrutement des intervenants extérieurs : vacataires. et emplois étudiants
• Participer aux réunions organisées par la faculté (réunion mensuelle des RA)

5. Gestion de l’agenda de la directrice (ou du directeur) de l’UFR

Conduite de projets : Oui

Encadrement : Oui 2 A ; 3 B ; 1 C

Connaissances transversales requises :

• Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France.
• Réglementation applicable au domaine d’activité professionnelle (pédagogie, finances).
• Statuts, règlements et procédures de gestion des personnels des établissements publics d’enseignement supérieur et de recherche.

Savoir-faire :

• Capacité à élaborer un budget
• Capacité à conduire un projet
• Capacité à interagir
• Capacité à hiérarchiser et à prioriser
• Capacité à proposer des initiatives
• Capacité à assurer l’encadrement d’agents permanents ou contractuels : recrutement, délégation et coordination des activités et des responsabilités, animation et motivation de l’équipe, gestion de conflit, suivi de carrières et évolution professionnelle (entretiens professionnels, avancement, concours, besoin de formation), gestion des congés, autorisations d’absences et horaires)
• Capacité à identifier les besoins de formations des agents encadrées, et proposer des actions de formations en lien avec le bureau de la formation des personnels
• Capacité à expliquer le cadre de travail aux agents
• Capacité à organiser, planifier, animer et coordonner le travail de l’équipe pour assurer les missions de l’équipe et garantir la continuité du service
• Capacité à hiérarchiser et à prioriser les tâches et organiser son activité et celle du service en tenant compte des contraintes et des échéances
• Capacité à proposer des solutions adaptées aux besoins, à faire évoluer les procédures et les organisations
• Capacité à coordonner et accompagner les agents encadrés dans le cadre de l’évolution et de l’optimisation des organisations ou des procédures
• Capacité à conduire et accompagner un projet
• Capacité à conduire un entretien, une réunion
• Capacité à structurer et rédiger des documents d’aide à la décision, des notes techniques ou administratives, des documents de synthèse
• Capacité à appliquer et à faire appliquer les textes réglementaires
• Capacité à élaborer des outils d’analyse et de synthèse et en rendre compte
• Capacité à définir des indicateurs de suivi et à analyser les résultats
• Capacité à adapter ses explications aux divers interlocuteurs
• Capacité à assurer de la bonne circulation de l’information au sein du service
• Capacité à accompagner les personnels à l’usage des systèmes d’informations

Savoir-être :

• Bon relationnel et sens du travail en équipe
• Disponibilité et réactivité
• Sens de l’analyse et force de proposition
• Adaptabilité et autonomie
• Organisation et rigueur
• Sens du service public
• Confidentialité

Choisir Sorbonne Université, c’est rejoindre une université engagée sur les enjeux de développement durable, de diversité, d’égalité, d’innovation, de diffusion des savoirs, d’ouverture sur le monde et de qualité de vie au travail de ses personnels.

Université pluridisciplinaire de recherche intensive de rang mondial, elle s’attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche.

Déployant ses formations auprès de 55 000 étudiantes et étudiants dont 4000 doctorantes et doctorants et 12300 étudiantes et étudiants étrangers, elle regroupe plus de 3300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs, près de 4 000 enseignants-chercheurs et enseignants partenaires, environ 3 000 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé (BIATSS) et 2000 ITA partenaires. Son budget est de plus de 700 M€.

Située au cœur de Paris, elle présente une organisation avec des directions interfacultaires et trois facultés de « Lettres », « Santé » et « Sciences et Ingénierie » et est présente dans plus de 27 sites en Ile-de-France et en régions

Ce poste est à pourvoir au sein de la faculté des lettres

L’UFR de géographie et aménagement compte 36 enseignants-chercheurs, 2 PRAG, 7 PAST, 7 administratifs BIATSS et près de 1200 étudiants, en Licence, Master et Doctorat.

Elle est localisée sur deux sites, l’un à l’institut de géographie, dans le 5e arrondissement (pour les enseignements de Master), l’autre sur le site de Clignancourt, dans le 18e arrondissement (pour les étudiants de licence).

L’administration de l’UFR se compose de personnel BIATSS présente sur trois sites (4 à l’Institut de Géographie et 2 à Clignancourt et 1 à la Maison de la recherche).

Localisation : Institut de Géographie et Campus Clignancourt

Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels (CDD de 2 ans).

Poste à pourvoir à compter du 1er septembre 2026.

Toute candidature (CV et lettre de motivation) doit impérativement être envoyée sous la référence GEO-1-RE27